QUY ĐỊNH QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH

Kho thương mại điện tử đóng vai trò quan trọng của kho bãi và vận chuyển đối với hoạt động kinh doanh của CEVPharma. Tính kịp thời và chính xác của các đơn đặt hàng ảnh hưởng đến sự hài lòng và giữ chân CEVPharma, đồng thời thiết lập tỷ lệ hoàn vốn và theo khả năng sinh lời ủy quyền; hiệu quả trong việc cất giữ và lưu trữ ảnh hưởng đến số lượng diện tích cần cho thuê, bảo hiểm, bảo trì và nhân viên. Điều này không thể xảy ra nếu kho hàng của không được tối ưu hóa. Do đó, cần xác định các bước cần thực hiện nhằm tối đa hóa hiệu quả và lợi nhuận.

1. Tối ưu hóa cách bố trí và lưu trữ kho hàng

Bố trí kho tối ưu là quá trình xác định vị trí lưu trữ thích hợp nhất cho từng sản phẩm trong kho. Tối ưu hóa kho hàng cho phép nhân viên kho hàng chọn đơn hàng nhanh hơn và do đó giúp cho phép giao hàng trong ngày hoặc cùng ngày. Kiểu bố trí kho thương mại điện tử này cũng đảm bảo tận dụng tối đa không gian lưu trữ trong kho của mình.

2. Cân nhắc quan trọng: (1) Tiếp nhận hàng hóa (bao gồm dỡ hàng, kiểm tra kiểm soát chất lượng và dán nhãn); (2) Lưu trữ (lên kế hoạch cho không gian lưu trữ bổ sung để dự đoán sự tăng trưởng); (3) Chuyển tiếp hàng hóa (kết hợp không gian cho các đơn đặt hàng có giá trị ít nhất một ngày); (4) Vận chuyển (không chỉ bao gồm đóng gói và vận chuyển mà còn kiểm soát chất lượng, dán nhãn và chia nhỏ các pallet lớn hơn); (5) Diện tích bổ sung cho hàng trả lại và hàng hóa hư hỏng

3.  Xem xét thiết bị cần thiết: Tối đa hóa không gian, tăng hiệu quả trong luồng hàng hóa, cải thiện khả năng hiển thị và thực hiện tất cả theo cách an toàn cho nhân viên và hàng hóa của CEVPharma. (1) Kho lưu trữ bảo quản: Thiết bị lưu trữ bao gồm mọi thứ, từ kệ và giá đỡ kho lớn đến thùng và ngăn kéo nhỏ. (2) Thiết bị xử lý vật liệu: Thiết bị xử lý vật liệu là một danh mục rộng bao gồm thiết bị vận chuyển, thiết bị tải đơn vị, thiết bị lưu trữ và thiết bị định vị. (3) Thiết bị đóng gói và vận chuyển: Điều này bao gồm mọi thứ cần thiết để lắp ráp, đóng gói và dán nhãn đơn đặt hàng để chuẩn bị vận chuyển. (4) Thiết bị mã vạch: Trong nhà kho hiện đại ngày nay, những thiết bị quản lý hàng tồn kho này xứng đáng có một danh mục riêng. Tất nhiên, thiết bị mã vạch bao gồm đầu đọc mã vạch cũng như máy in, nhãn và phần mềm thương mại điện tử đi kèm.

4.  Tự động hóa: (1) Máy quét mã vạch có thể giúp hợp lý hóa việc lấy hàng và loại bỏ số lượng chu kỳ, đồng thời cải thiện độ chính xác. (2) Băng chuyền có thể di chuyển các thùng chứa nặng từ khu vực này sang khu vực khác một cách an toàn, loại bỏ nhu cầu khuân vác hàng hóa và giảm bớt căng thẳng cho nhân viên. Ngoài ra, xe nâng và xe nâng pallet có thể thực hiện công việc nhanh chóng, dễ dàng và an toàn. (3) Máy quét trọng lượng DIM bằng laser có thể tự động tính toán các phép đo của lô hàng, đảm bảo độ chính xác và đẩy nhanh quá trình vận chuyển. (3) Máy móc dành cho các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như chia nhỏ pallet, có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

5.  Tối ưu hóa đường dẫn chọn: (1) Phương pháp chọn hàng khác nhau (chọn theo đợt, chọn theo lô hoặc chọn theo vùng), nắm rõ sự khác biệt để bạn có thể đưa ra quyết định có học thức. (2) Các đơn đặt hàng phải được thực hiện theo cách mà các mặt hàng riêng lẻ trong một khu vực được chọn trước khi chuyển sang khu vực tiếp theo. (3) Những món đồ thường được mua cùng nhau nên được cất gần nhau. (4) Thứ tự lấy hàng phải theo tuyến tính, với nhân viên kho hàng hoàn thành công việc lấy hàng của họ tại một địa điểm gần với khu vực vận chuyển cuối cùng. Lưu ý là nếu nhân viên kho hàng phải quay lại hoặc thường xuyên băng qua các lối đi, thì đó là sai lầm. (5) Chọn theo cụm/theo 27 nhóm điều trị là một phương pháp dễ dàng để tối ưu hóa kho hàng của mình cho thương mại điện tử. Đó là một chiến lược tiết kiệm chi phí tập trung vào việc chọn các mặt hàng thay vì đặt hàng. Trong phương pháp này, một người nhặt hàng thu thập nhiều đơn đặt hàng cùng một lúc và đặt chúng vào các thùng riêng biệt để tránh sai sót. Chọn theo cụm /theo 27 nhóm điều trị giúp giảm thời gian đi lại của công nhân, giúp đẩy nhanh quá trình chọn và mang lại khả năng đáp ứng thời gian giao hàng chặt chẽ hơn.

6.Thiết lập nguyên tắc kho hàng: Thiết lập các chính sách để kiểm soát chất lượng và độ chính xác của đơn đặt hàng: (1) Quy trình an toàn: Bây giờ là lúc để thiết lập bằng các văn bản, quy trình an toàn mà nhân viên sẽ cần phải tuân theo. (2) Quy trình làm việc: Trong một thế giới lý tưởng, toàn bộ quy trình từ lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển sẽ là một phần của quy trình làm việc duy nhất, được ghi chép đầy đủ.. (3) Kiểm soát chất lượng và độ chính xác: Thiết lập các nguyên tắc kiểm soát chất lượng ở từng giai đoạn đặt hàng. Hãy bắt đầu với hoạt động nhận hàng và với các câu hỏi như điều gì được xem là có thể chấp nhận trong trường hợp đơn đặt hàng được trả lại? Làm thế nào đảm bảo độ chính xác của đơn đặt hàng? Làm thế nào để xử lý hàng hóa trả lại; (4) Độ chính xác: Làm thế nào để biết đơn đặt hàng sẽ chính xác như thế nào? Làm thế nào để xác định hàng hóa hư hỏng để báo cáo? Mỗi mục được kiểm tra (không hiệu quả) hay bạn sẽ sử dụng kiểm tra thống kê; (5) Vận chuyển: Có phải tất cả các mặt hàng đều có trong đơn hàng không? Chúng có được đóng gói phù hợp không? Địa chỉ trên nhãn có khớp với địa chỉ trên đơn đặt hàng ban đầu không? Phương thức vận chuyển (đường bộ, đường hàng không, v.v.) có chính xác không.

Lưu ý: Điều này cần được xác định bởi chính sách kho hàng, chẳng hạn như tần suất xảy ra các đợt lấy hàng; cần bao nhiêu hàng tồn kho để chuyển sang giai đoạn chuyển tiếp và khi nào hàng hóa chuyển sang bước lưu trữ và cất trữ tại đâu.

7.  Đào tạo và tối ưu hóa nhân viên

Đào tạo không chỉ là truyền đạt kiến thức mà là cung cấp cho nhân viên những kỹ năng chính mà họ sẽ cần để làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Các nguồn lực dành cho đào tạo sẽ tự đền đáp theo thời gian về tốc độ, hiệu quả, ít sai sót hơn và môi trường làm việc an toàn hơn. Bằng cách tối ưu hóa lao động và có thể sử dụng dữ liệu để dự đoán các biến động theo mùa, đảm bảo rằng không bị thiếu nhân viên hoặc thừa nhân viên.

8.  Tích hợp hệ thống

Việc tích hợp cho phép các hệ thống kinh doanh đa dạng chia sẻ dữ liệu liền mạch, mở ra nhiều cơ hội để cắt giảm chi phí, tăng hiệu quả và giảm lỗi: (1) Những hệ thống nào cần được tích hợp; (2) Phần mềm kênh/phần mềm giỏ hàng/POS; (3) Phần mềm lập kế hoạch vận chuyển; (4) Hệ thống kế toán; (5) Hệ thống đặt hàng; (6) Giải pháp ERP hiện có

9.  Xác định KPI và thiết lập thu thập dữ liệu: (1) Thời gian hoàn thành đơn hàng: Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn hàng, bao gồm lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. (2) Vòng quay hàng tồn kho: Tần suất bạn bán hết toàn bộ hàng tồn kho của mình (hoặc một lượng hàng tồn kho nhất định). (3) Rate of return(s): Tần suất các mặt hàng được trả lại. Bộ phận dịch vụ khách hàng cũng nên ghi lại lý do trả lại, vì điều này sẽ gợi ý vấn đề có thể xảy ra ở khâu nhận hàng, lấy hàng, kiểm soát chất lượng, v.v. (4) Chi phí vận chuyển trên mỗi gói hàng: Tổng chi phí để di chuyển một SKU hoặc đơn đặt hàng, bao gồm chi phí lao động, thiết bị xử lý và thiết bị an toàn, v.v.

10. Sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh WMS (Warehouse Management System) của Oracle Netsuite

a) Phân hệ quản lý kho hàng Oracle Netsuite WMS (Warehouse Management System) giúp cho việc quản lý kho đáp ứng các tiêu chuẩn như: (1) Tiếp nhận đầu vào và kiểm soát hàng tồn kho (door-to-door); (2) Quản lý quy trình công việc Chọn/Đóng gói/Vận chuyển với quy trình công việc được định hướng, tối ưu hóa và lập kế hoạch lịch trình. (3) Báo cáo do người dùng xác định phản ánh KPI; (4) Đưa ra các cảnh báo chính; (5) Tích hợp dễ dàng thông qua API; (6) Khả năng mở rộng.

b) Phân hệ quản lý kho hàng Oracle Netsuite WMS (Warehouse Management System) được thiết kế sẵn giao diện App Mobile tích hợp với các thiết bị cầm tay thông minh trong quản lý kho. Giúp cho nhân viên kho có thể: (1)  Quản lý hàng hóa bằng QR Code, Barcode. (2) Quản lý Nhập hàng, Xuất hàng, Kiểm kê bằng QR Code một cách chính xác và nhanh chóng. (3) Tối ưu sắp xếp hàng hóa trong kho khi nhập sắp xếp hàng vào kho. (4) Xây dựng các chiến lược nhặt hàng (Picking Strategies) tự động một cách tối ưu, tiết kiệm thời gian và hiệu quả. (5) Khả năng tích hợp với các thiết quản lý kho thông minh trong tương lai như: Robot Nhặt hàng, Thiết bị cảm biến,….