True


QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ          (E-INVOICE MANAGEMET)

1. Quy trình tạo Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho

Bước 1: Trưòng hợp khách hàng mua không yêu cầu vận chuyển: Sử dụng Mẫu Hoá đơn điện tử (Mẫu số 01GTKT0/006)

Khách hàng mua thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trực tuyến: Kế toán giao dịch nhận tiền mặt hoặc đăng nhập vào tài khoản internet banking trên cevpharma.com.vn để kiểm tra thông tin thanh toán cho đơn hàng, xác nhận đơn hàng đã được thanh toán, Kế toán giao dịch thực hiện khởi tạo và kiểm tra thông tin trên Hoá đơn điện tử, chuyển Kế toán trưởng/TP Giao dịch/PGĐ tiến hành phê duyệt, sau đó chuyển sang bước 6 thực hiện xuất kho và giao hàng.

Bước 2: Trường hợp khách hàng mua có yêu cầu vận chuyển: Sử dụng mẫu Phiếu xuất kho, Hóa đơn điện tử (Mẫu số 03XKNB0/001)

(1) Trường hợp khách hàng mua thanh toán ngay/thanh toán trước: Kế toán giao dịch nhận tiền mặt hoặc đăng nhập vào tài khoản internet banking hoặc tại các tỉnh để kiểm tra thông tin thanh toán cho đơn hàng, sau khi xác nhận đơn hàng đã được thanh toán, Kế toán giao dịch thực hiện khởi tạo và theo dõi Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử, sau đó thực hiện khai báo thông tin xuất kho và vận chuyển và giao hàng

(2) Trường hợp khách hàng mua thanh toán trước khi nhận hàng (COD): Kế toán giao dịch thực hiện khởi tạo và theo dõi Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử, sau đó thực hiện khai báo thông tin xuất kho, vận chuyển và giao hàng cho khách hàng mua.

(3) Trường hợp khách hàng mua thanh toán sau khi nhận hàng: Kế toán giao dịch thực hiện khởi tạo và theo dõi Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử, sau đó chuyển thực hiện khai báo thông tin xuất kho, vận chuyển, giao hàng và COD.

Bước 3: Trường hợp phát hành Hoá đơn điện tử đã thanh toán cho các hoạt động kinh doanh dịch vụ: Kế toán thanh toán thực hiện theo quy trình phát hành Hoá đơn điện tử.

Quy định nội dung tạo Hoá đơn điện tử, Phiếu xuất kho:

- Mã đơn hàng: Kế toán giao dịch căn cứ vào Đơn hàng thực hiện khai báo mã đơn hàng và toàn bộ các thông tin của đơn hàng sẽ tự động hiển thị theo các nội dung sau: Mã định danh khách hàng mua; Thông tin hàng hóa trên đơn hàng: Tên hàng hóa, hoạt chất và hàm lượng, nước sản xuất/cơ sở sản xuất, quy cách đóng gói, số lô, hạn sử dụng, đơn vị tính; Số hợp đồng (nếu có); Số lượng hàng hóa;  Đơn giá.

2. Hướng dẫn sử dụng quản lý Hoá đơn điện tử

Đây là tính năng trên ứng dụng Quản lý giúp Admin theo dõi được các giao dịch Hóa đơn điện tử qua các thao tác: xem danh sách, xem chi tiết, in, hủy, tìm kiếm/lọc, sắp xếp. Cụ thể như sau:

a) Xem danh sách: Trên menu tính năng, bạn chạm Hóa đơn (1); Hệ thống sẽ hiển thị danh sách Hóa đơn (2) gồm các thông tin: Phương thức thanh toán; Giá trị đơn hàng; Thời gian; Mã hóa đơn; Trạng thái; Tên khách hàng mua; Tên hàng hóa đầu tiên trên đơn và số lượng tương ứng.

b) Xem chi tiết: Trên màn hình danh sách Hóa đơn, chạm vào hóa đơn cần xem nội dung chi tiết (1) Hệ thống hiện thông tin chi tiết của hóa đơn (2) Với hóa đơn có sử dụng giao hàng, admin chạm vào Giao hàng (1) để xem thông tin chi tiết (2).

Nếu giao hàng qua Trung tâm Logistics 3PL CEVPharma, admin chạm vào mã vận đơn (1) để chuyển đến trang Website tra cứu hành trình vận đơn của Trung tâm Logistics 3PL CEVPharma (2)

- Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ xem thông tin chi tiết hàng hóa trên hóa đơn, admin chạm vào dòng hàng hóa cần xem thông tin (1) -- màn hình chi tiết hàng hóa hiện ra (2) -- admin có thể chạm để tiếp tục xem thông tin chi tiết Thẻ kho (3) và Tồn kho (4) hiện tại của hàng hóa.

c) Hủy hóa đơn:  Để hủy hóa đơn, trên chi tiết hóa đơn, bạn chạm 

(1) -- chọn Hủy đơn (2) -- tiếp tục chạm Hủy đơn (3) nếu chắc chắn hủy hoặc Bỏ qua nếu chưa chắc chắn.

Với hóa đơn đã có phiếu thanh toán đi kèm, sau khi xác nhận Hủy đơn, hệ thống hiển thị thêm thông tin hủy phiếu thanh toán, admin chọn Hủy phiếu (4) để xác nhận hủy hoặc Bỏ qua nếu vẫn muốn giữ lại phiếu thanh toán.

3. In Hoá đơn điện tử: Nếu admin thiết lập Sử dụng máy in trong Cài đặt ứng dụng, hệ thống hỗ trợ in hóa đơn và phiếu giao hàng. Để in hóa đơn, trên màn hình thông tin chi tiết, admin chạm vào biểu tượng   (1) -- chọn In (2)

- Nếu gian hàng chính hãng của NBH có thiết lập chế độ xem trước khi in thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Xem trước. Admin chọn số liên cần in (3), sau đó chạm nút In (4).

- Trường hợp có nhiều mẫu in mà ứng dụng thiết lập cho phép chọn mẫu trước khi in, sau khi chọn In, hệ thống sẽ hiển thị pop-up chọn mẫu in, admin chạm vào Mẫu cần in ra (1) --  chạm In (2) để chuyển sang màn hình xem trước mẫu in như trên.

- Với hóa đơn có sử dụng giao hàng, nếu admin cần in Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử, sau khi chạm biểu tượng   (1) -- admin chọn In giao hàng (2) và thực hiện tương tự như In hóa đơn.

4. Chia sẻ hình ảnh hóa đơn qua các công cụ mạng xã hội: Để chia sẻ hình ảnh hóa đơn qua các công cụ mạng xã hội, trên màn hình thông tin chi tiết, admin chạm vào biểu tượng   (1) -- chọn Chia sẻ (2) Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình để xem trước hình ảnh hóa đơn. Admin chạm    (3) -- chọn các công cụ muốn sao chép, chia sẻ hình ảnh (4)

- Trường hợp có nhiều mẫu in, sau khi chọn Chia sẻ, hệ thống sẽ hiển thị pop-up chọn mẫu in, admin chạm vào Mẫu cần chia sẻ (1) -- chạm Chia sẻ (2) để chuyển sang màn hình xem trước như trên.

5. Hủy Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử: Với các đơn giao hàng, khi xem thông tin giao hàng chi tiết trên hóa đơn, hệ thống hỗ trợ thao tác hủy Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử. Admin chạm biểu tượng    (1) -- chọn Hủy Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử (2) -- tiếp tục chạm Đồng ý (3) nếu chắc chắn hủy hoặc Bỏ qua nếu chưa chắc chắn.

6. Tìm kiếm/lọc: Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm/lọc hóa đơn theo các điều kiện: Thời gian; Mã hóa đơn; Tên hoặc mã hàng; Serial/IMEI; Lô sản xuất, hạn sử dụng; Tên, mã, SĐT khách hàng mua; Mã đặt hàng; Giao hàng; Mã vận đơn; Người tạo; Người bán;

Ghi chú; Trạng thái phiếu; Trạng thái giao hàng; Đối tác giao hàng; Thời gian giao hàng; Phương thức thanh toán; Bảng giá; Loại thu khác.

- Lọc theo thời gian: Tìm kiếm theo Mã hóa đơn; Tên hoặc mã hàng; Serial/IMEI; Lô sản xuất, hạn sử dụng; Tên, mã, SĐT khách hàng mua; Mã đặt hàng; Giao hàng; Mã Phiếu xuất kho, hóa đơn điện tử; Người tạo; Người bán; Ghi chú; Trạng thái phiếu; Trạng thái giao hàng; Đối tác giao hàng; Thời gian giao hàng; Phương thức thanh toán; Bảng giá; Loại thu khác.

7. Sắp xếp: Để sắp xếp các Hóa đơn, admin chạm vào biểu tượng   (1); Tùy theo trình tự cần sắp xếp, admin chạm vào Mới nhất hoặc Cũ nhất (2)

8. Tùy chọn hiển thị: Hệ thống hỗ trợ tùy chọn hiển thị/ ẩn các thông tin giao dịch bao gồm: Mã hóa đơn (1), Khách hàng mua (2), Hàng hóa (3); Để thiết lập hiển thị, admin chạm vào biểu tượng    (1) -- chạm vào thông tin cần hiển thị (màu xanh) hoặc cần ẩn (màu trắng) (2) -- chạm Xong (3)

9. Tùy chọn: Hệ thống hỗ trợ tùy chọn hiển thị số tiền trên giao dịch theo 1 trong các lựa chọn Tổng tiền hàng,  Tổng tiền hàng đã chiết khấu, Thu khác, KHM cần trả, Khách hàng mua đã trả của hóa đơn, để chọn kiểu hiển thị, admin chạm vào biểu tượng   góc trên bên phải màn hình danh sách Hóa đơn (1) -- chọn thông tin cần hiển thị (2).

 

Đăng nhập to leave a comment


HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN BÁN HÀNG CÀI ĐẶT MOBILE APP CHO KHM TRÊN CEVPHARMA

To install this Web App in your iPhone/iPad press and then Add to Home Screen.