CÔNG TY TNHH – TT PHÂN PHỐI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ... /2023/QĐ - CEVPharma Hà Nội, ngày tháng 03 năm 2023
QUYẾT ĐỊNH
“V/v: Ban hành Quy trình khởi tạo, trưng bày và giới thiệu
sản phẩm tại Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex và Gian hàng chính
hãng của Nhà bán hàng là Nhà sản xuất, Nhà phân phối, Nhà cung ứng trong nước,
ngoài nước trên Website CEVPharma và Quy trình trưng bày, giới thiệu sản phẩm
trên Gian hàng chính hãng của Vimedimex tại Hà Nội và TPHCM”
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY TNHH – TT PHÂN PHỐI DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX
- Căn cứ Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công ty TNHH – Trung tâm phân phối Dược phẩm Vimedimex;
- Căn cứ Quyết định số 02/2023/NQ-HĐQT-VMD ngày 04/01/2023 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Y Dược phẩm Vimedimex về việc chỉ định, ủy quyền cho Công ty TNHH – Trung tâm phân phối Dược phẩm Vimedimex quản lý, vận hành, cung cấp dịch vụ giao dịch thương mại điện tử B2B trên CEVPharma;
- Căn cứ Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng thành viên Công ty TNHH – Trung tâm phân phối Dược phẩm Vimedimex;
- Xét nhu cầu thực tế của Công ty.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành Quy trình khởi tạo, trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex và Gian hàng chính hãng của Nhà bán hàng là Nhà sản xuất, Nhà phân phối, Nhà cung ứng trong nước, ngoài nước trên Website CEVPharma và Quy trình trưng bày, giới thiệu sản phẩm trên Gian hàng chính hãng của Vimedimex tại Hà Nội và TPHCM
I. Quy trình khởi tạo, trưng bày và giới thiệu sản phẩm tại Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex và Gian hàng chính hãng của Nhà bán hàng trên Website CEVPharma
Nhà Bán hàng truy cập Website CEVPharma và xem mục “Hướng dẫn nhà bán hàng” ở Mục Giới thiệu nhà bán hàng bên dưới chân trang website CEVPharma.
NBH đăng ký tài khoản tại phần đăng ký và cung cấp các thông tin cơ bản như: Họ và Tên người đại diện của NBH, Số điện thoại, Email, Tên công ty, Mật khẩu. Nhà bán hàng đọc kỹ và chọn Đồng ý với Quy chế hoạt động Sàn giao dịch TMĐT Quốc tế CEVPharma, sau đó NBH chọn Đăng ký.
Nhà bán hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm (Bản sao y công chứng) gửi đến Phòng Kế hoạch và cung ứng tại tầng 1, tòa nhà CT3 Mễ Trì, phường mễ Trì Thượng, quận Nam từ Liêm Hà Nội, Hoặc scan hồ sơ bản gốc đính kèm lên mục hồ sơ của nhà bán hàng trên trang website: dealer.CEVPharma.com.vn hoặc gửi đến địa chỉ Email: Hotro@CEVPharma.com.vn. Cụ thể:
1. Hệ thống hỗ trợ các tính năng khai báo, quản lý danh sách, thông tin hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của NBH là Nhà sản xuất trong nước
(1) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thuốc của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi sản xuất thuốc;
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận lưu hành thuốc hoặc quyết định cấp số đăng ký lưu hành thuốc; Mẫu nhãn và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc được cục quản lý dược phê duyệt; Giá thuốc kê khai: Bảng kê khai giá và công bố giá thuốc tại website của cục quản lý dược; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm);
(2) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Nguyên liệu làm thuốc của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất nguyên liệu làm thuốc thuốc (GMP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi sản xuất nguyên liệu làm thuốc.
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy phép sản xuất nguyên liệu làm thuốc; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm).
(3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị y tế của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành thiết bi y tế; Mẫu nhãn trang thiết bị y tế; Giấy chứng nhận lưu hành tư do (đối với thiết bị y tế nhập khẩu); Giấy chứng nhận chất lượng thiết bị y tế
(4) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị làm đẹp của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng đối với thiết bị làm đẹp
(5) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Mỹ phẩm của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm (GMP)
- Hồ sơ sản phẩm: Bản công bố mỹ phẩm; Phiếu kiểm nghiệm mỹ phẩm
(6) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Vật tư tiêu hao của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm
(7) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Hàng tiêu dùng mẹ, bé của Nhà sản xuất
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất
- Hồ sơ sản phẩm: Hồ sơ đăng ký sản phẩm/ hồ sơ tự công bố sản phẩm (Đối với sản phẩm là sữa, thực phẩm ăn dặm và bổ sung); Phiếu kiểm nghiệm (Đối với sản phẩm là sữa, thực phẩm ăn dặm và bổ sung); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm.
2. Hệ thống hỗ trợ các tính năng khai báo, quản lý danh sách, thông tin hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của Nhà cung cấp Nước ngoài
(1) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thuốc của Nhà cung cấp Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận thực hành tốt kho bảo quản thuốc (GSP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi nhập khẩu thuốc; Giấy chứng nhận thực hành tốt phân phối thuốc (GDP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược; Giấy ủy quyền bán hàng thuộc bản quyền của nhà sở hữu số đăng ký và nhà nhập khẩu (nếu công ty không phải là công ty đăng ký sản phẩm)
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận lưu hành thuốc hoặc quyết định cấp số đăng ký lưu hành thuốc; Giấy phép nhập khẩu thuốc (đối với các thuốc yêu cầu giấy phép nhập khẩu); Giá thuốc kê khai: Bảng kê khai giá và công bố giá thuốc tại website của cục quản lý dược; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm (đối với sản phẩm nhập khẩu)
(2) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Nguyên liệu làm thuốc của Nhà cung cấp Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận thực hành tốt kho bảo quản nguyên liệu làm thuốc (GSP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi nhập khẩu nguyên liệu làm thuốc; Giấy chứng nhận thực hành tốt phân phối nguyên liệu làm thuốc (GDP); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược; Giấy ủy quyền bán hàng thuộc bản quyền của nhà sở hữu số đăng ký và nhà nhập khẩu (nếu công ty không phải là công ty đăng ký sản phẩm)
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy phép nhập khẩu nguyên liệu làm thuốc (đối với các thuốc yêu cầu giấy phép nhập khẩu); Phiếu kiểm nghiệm nguyên liệu làm thuốc (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm (đối với sản phẩm nhập khẩu)
(3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị y tế của Nhà cung cấp Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành; Bảng phân loại thiết bị y tế; Giấy phép nhập khẩu thiết bị y tế ; Giấy ủy quyền của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ);
(4) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị làm đẹp của Nhà cung cấp Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)
(5) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Mỹ phẩm của Nhà cung cấp Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)
(6) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Vật tư tiêu hao của Nhà cung cấp Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)
(7) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Hàng tiêu dùng mẹ, bé của Nhà cung cấp Việt Nam, Nước ngoài
- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO) (nếu có); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ) (nếu có);
Trách nhiệm thực hiện: Phòng Kế hoạch và cung ứng
Sau khi Nhà bán hàng cung cấp đầy đủ các hồ sơ pháp lý liên quan (chi tiết tại Bước 2). NVNH sẽ kiểm tra chi tiết các hồ sơ và thực hiện phê duyệt trên hệ thống để xác nhận Nhà bán hàng đủ điều kiện chuyển cho Phòng Nghiệp vụ dược.
1. Dược sỹ phòng nghiệp vụ dược (DSPNVD) phối hợp với Nhân viên phòng công nghệ thông tin (NVCNTT) hướng dẫn Nhà bán hàng lựa chọn vị trí Gian Hàng Chính Hãng trên Website:CEVPharma.com,vn và điền thông tin lên Giấy đề nghị chọn vị trí Gian Hàng Chính Hãng theo BM.01 chuyển cho Phòng Nghiệp vụ dược.
2. Khởi tạo gian hàng của NBH trên Website: CEVPharma.com.vn
2.1 Khởi tạo thông tin sản phẩm
Trách nhiệm thực hiện: Phòng nghiệp vụ dược
Trên menu tính năng, DSPNVD vào mục Dữ liệu danh mục -> chọn Danh mục sản phẩm -> Chọn New (tạo mới) -> Chọn loại là Inventory Item - Lot Numbered (Hàng hóa quản lý theo lô). Sau đó nhập các thông tin chính:
(1) Mã sản phẩm: Bỏ trống để hệ thống tự sinh theo quy tắc đặt mã định danh.
(2) Tên sản phẩm: bắt buộc nhập.
(3) Danh mục sản phẩm theo 26 nhóm bệnh: chạm để chọn danh mục sản phẩm theo 26 nhóm bệnh: (1) Nhóm Thuốc Hạ sốt - Giảm đau - Chống viêm; (2) Nhóm Chống Dị ứng - Miễn dịch; (3) Nhóm thần kinh; (4) Nhóm Kháng nấm - Kháng virus – Ký sinh trùng; (5) Nhóm tim mạch; (6) Nhóm da liễu; (7) Nhóm kháng sinh; (8) Nhóm Tiết niệu và sinh dục (9) Nhóm tiêu hóa; (10) Nhóm thuốc nhỏ mắt (11) Nhóm thuốc Tai - mũi - họng (12) Nhóm thuốc hô hấp (13) Vitamin & Khoáng chất (14) Nhóm Cơ xương khớp (15) Nhóm thuốc hô hấp (16)Nhóm Hormon và nội tiết tố (17) Thuốc Giải Độc (18) Thuốc Tác Dụng Đối Với Máu (19) Thuốc Gây Mê, Tê; (20) Thuốc Dùng Chẩn Đoán (21) Nhóm Thuốc Chăm Sóc Cho Trẻ Sơ Sinh Thiếu Tháng (22) Nhóm thuốc ung thư (23) Nhóm Thuốc đông dược (24) Nhóm Hạ lipid máu (25) Nhóm tiểu đường (26) Nhóm khác. hoặc thêm sản phẩm mới.
(4) Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm trong những nhóm sau: Thuốc/Nguyên liệu làm thuốc/Thực phẩm chức năng/Thiết bị y tế/Thiết bị làm đẹp/Vật tư tiêu hao/Hàng tiêu dùng của mẹ,bé.
(5) Nguồn gốc xuất xứ: là hàng trong nước hoặc nhập khẩu.
(6) Các thông tin quản lý: Ngoài ra Bộ phận cung ứng cần nhập các thông tin quản lý khác để phục vụ mục tiêu phân tích và báo cáo như:
2.2 Thiết kế trang chi tiết hiển thị sản phẩm
Trách nhiệm thực hiện: Phòng nghiệp vụ dược
Sau khi khởi tạo thông tin sản phẩm của NBH để quản lý, DSPNVD sẽ thực hiện đưa thông tin, hình ảnh, giá bán, …. của sản phẩm lên trang chi tiết sản phẩm. Các bước thực hiện như sau:
DSPNVD vào Danh mục sản phẩm -> Mở sản phẩm cần đưa lên Website sau đó cập nhật thêm các thông tin:
Tại trường mô tả sản phẩm ở bên dưới, admin tiến hành kéo biểu mẫu “MKP Product Website Description” ở bên phải màn hình vào phần viết mô tả sản phẩm. Sau đó, Admin thay thế các thông tin có sẵn bằng những thông tin của sản phẩm đang khai báo, bao gồm các thông tin chi tiết: (1) Mã định danh sản phẩm; (2) Tên thuốc; (3) Hoạt chất và hàm lượng; (4) Quy cách đóng gói; (5) Số đăng ký hoặc Số công bố sản phẩm; (6) Đơn vị tính; (7) Nhà sản xuất/ Nhà cung ứng (8) Nước sản xuất; (9) Lô sản xuất; (10) Hạn dùng (11) Giá bán buôn (đã bao gồm VAT); (12) Tỷ lệ chiết khấu trên hóa đơn điện tử; (13) Chương trình khuyến mại trên từng sản phẩm; (14) Thành tiền.
(1) Tiêu đề sản phẩm
Nói đơn giản, đây là tên sản phẩm. Mỗi sản phẩm cần có tên riêng khác biệt. NBH có thể thêm các thuộc tính về màu sắc, kích thước,.. nếu cần thiết. Tên sản phẩm nên chứa từ khóa để thực hiện SEO hiệu quả hơn.
(2) Hình ảnh chất lượng cao
Hình ảnh tốt không chỉ là hình ảnh có độ phân giải cao mà còn thể hiện tập trung vào sản phẩm. NBH có thể quan tâm tới các chi tiết nhỏ trên ảnh và phóng to để xem rõ hơn. Do đó, ảnh trong trang này cần đáp ứng được nhu cầu này. Hình ảnh trong trang sản phẩm nên có tính liền mạch, liên kết và có tính đồng bộ về cả độ phân giải, kích thước, khoảng trắng,... Điều này không chỉ tạo giao diện đẹp mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của Nhà bán hàng.
(3) Thông tin về giá bán buôn và các thông tin chương trình khuyến mãi (nếu có)
Giá luôn là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu khi mua hàng, dù là trực tuyến hay truyền thống. Một trang Website thương mại điện tử sẽ thất bại hoàn toàn nếu không hiện giá trên giao diện. Giá sau khuyến mãi cũng được khách hàng mua đặc biệt quan tâm và ưa chuộng. Bởi vì KHM có thể so sánh giá một cách trực quan và đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn. Giá bán buôn sản phẩm là giá bán buôn cố định, không thay đổi áp dụng cho tất cả các Khách Hàng mua trên CEVPharma.com.vn, không thay đổi và không chịu ảnh hưởng bởi phí sử dụng dịch vụ và phí vận chuyển hàng nặng.
(4) Nút thêm vào “wishlist”
Wishlist cho phép khách hàng mua lưu trữ các sản phẩm mà họ quan tâm hoặc có ý định mua sau. Chức năng so sánh giúp khách hàng mua có thể tìm hiểu các sản phẩm tương đồng khác nhau cùng một lúc. Bằng cách này, họ sẽ chọn được sản phẩm phù hợp nhất. Đây cũng là một cách tăng khả năng mua hàng trên website:CEVPharma.com.vn.
(5) Nút chia sẻ mạng xã hội
Hãy để khách hàng mua chia sẻ sản phẩm hoặc NBH yêu thích của họ cũng như tạo cơ hội để website:CEVPharma.com.vn được NBH/KHM biết tới. Một số nút thông dụng hiện nay như Facebook, Twitter.
(7) Chế độ xem nhiều hình ảnh sản phẩm
Một tấm hình chưa đủ để khách hàng mua mường tượng về sản phẩm thực tế. DSPNVD cần cung cấp nhiều hình ảnh ở các góc độ khác nhau, màu sắc khác nhau, thậm chí là ảnh hướng dẫn sử dụng sản phẩm.
(8) Đánh giá của khách hàng mua
Theo nhiều nghiên cứu, phần lớn KHM mua hàng trực tuyến dựa trên đánh giá và phản hồi của các khách hàng mua khác. Phần này không chỉ giúp khách hàng mua nhận xét và chia sẻ trải nghiệm sản phẩm mà còn là nơi tham khảo và là nơi thúc đẩy khách hàng mua mua hàng nhanh hơn. DSPNVD cần tích hợp điểm đánh giá trung bình và số lượng phản hồi. Nếu có thể, DSPNVD nên tích hợp chức năng nhận xét để tăng trải nghiệm NBH trên website:CEVPharma.com.vn.
(9) Sản phẩm liên quan
Giới thiệu các sản phẩm liên quan để khách hàng mua có thể xem thêm nhiều sản phẩm hơn, so sánh các sản phẩm và ở lại trang lâu hơn. Phần này nên đặt ngay dưới cuối trang, ngay dưới phần mô tả sản phẩm. Để có thể thêm các sản phẩm liên quan, DSPNVD vào trang thông tin sản phẩm và vào trường dữ liệu Sản phẩm liên quan và chọn các sản phẩm liên quan đến sản phẩm đang mở.
(10) Thiết lập các Chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí
Để thiết lập các chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí, DSPNVD vào chức năng: Chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí tại màn hình khai báo chương trình khuyến mại, chiết khấu, miễn phí, DSPNVD nhập thông tin của chương trình vào các trường thông tin:
2.3 Quản lý hàng tồn theo Lô sản xuất và Hạn sử dụng
Trách nhiệm thực hiện: Phòng kế hoạch và cung ứng
a) Đối với các mặt hàng như: thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng của mẹ, bé…việc theo dõi và kiểm soát quản lý hàng hóa theo lô sản xuất và hạn sử dụng là một điều rất quan trọng nhằm:
(1) Quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng trên tất cả các giao dịch giúp cho Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex quản lý một cách thống nhất thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng cho từng sản phẩm.
(2) Cung cấp góc nhìn thẻ kho chi tiết đến từng lô sản xuất của từng sản phẩm, giúp Quản lý kho quản lý kho nắm rõ về thời hạn sử dụng, cũng như đặc điểm của từng lô sản xuất sản phẩm để việc quản lý sản phẩm đạt được hiệu quả tốt nhất.
(3) Bằng cách gợi ý việc xuất kho (bán hàng, chuyển hàng, …) theo nguyên tắc hàng nào hết hạn trước sẽ xuất trước một cách tự động sẽ giảm bớt thời gian thao tác cho NVKV một cách tối ưu nhất cũng như tránh tình trạng lãng phí cho Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex
(4) Báo cáo sản phẩm theo hạn sử dụng giúp cho Quản lý kho quản lý dễ dàng nắm bắt sản phẩm nào sắp hết hạn để có giải pháp hợp lý.
(5) Cảnh báo tồn kho: Cảnh báo tức thời khi gian hàng chính hãng của Vimedimex còn hàng hóa dưới/ vượt định mức tồn kho.
(6) Cảnh báo sắp hết hạn (áp dụng với gian hàng quản lý tồn kho theo Lô sản xuất và hạn sử dụng): Thông báo 1 lần/ ngày vào buổi sáng khi Gian hàng chính hãng của Vimedimex có sản phẩm sắp hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian thiết lập: 8 tháng, 9 tháng và 10 tháng.
b) Tính năng quản lý sản phẩm theo Lô sản xuất, Hạn sử dụng hỗ trợ cho nhu cầu quản lý tồn kho chuyên sâu theo lô và hạn sử dụng cho nhà bán hàng đảm bảo luôn cung cấp mặt hàng mới, đảm bảo chất lượng ra thị trường.
(1) Tạo sản phẩm có quản lý theo lô - hạn sử dụng: Admin truy cập Danh mục dữ liệu -> Danh mục Sản phẩm -> Tạo sản phẩm; Thực hiện nhập thông tin mô tả sản phẩm; Ở mục Tồn kho/Mua hàng, admin tick chọn Quản lý lô - hạn sử dụng; Với tính năng này, Để nhập tồn kho đầu kỳ, người dùng cần thực hiện thao tác nhập hàng theo lô; Thực hiện thiết lập các thông tin còn lại của sản phẩm (biến thể, thiết lập SEO cho sản phẩm,...); Chọn Lưu để hoàn tất.
(2) Nhập hàng để tạo tồn kho đầu kỳ cho sản phẩm: Chọn Dữ liệu phát sinh -> Nhập hàng; Chọn kho hàng và nhà bán hàng; Thực hiện nhập sản phẩm cần nhập hàng; Thực nhập tên lô, chọn hạn sử dụng, nhập số lượng của lô và nhấn Enter để tạo lô hàng mới; Hoặc người dùng có thể chọn lại lô đã nhập trước đó. Sau đó, người dùng tiếp tục thực hiện các bước nhập hàng như bình thường. Các thông tin chính bao gồm:
(3) Giao diện quản lý tồn kho sản phẩm theo lô : Sau khi nhập hàng sản phẩm, nhà bán hàng có thể xem chi tiết lô sản phẩm trong trang chi tiết sản phẩm -> Tab Danh sách lô hàng: Tại đây, người dùng có thể: Tìm kiếm tên lô hàng; Lọc trạng thái của lô; Lọc theo kho; - Hàng hóa quản lý theo lô, hạn sử dụng được liệt kê tạo menu VMD Báo cáo, di chuột tới Kho hàng và chọn Báo cáo tồn kho theo mặt hàng – theo kho.
có thể kiểm tra thông tin sản phẩm đã hết hạn sử dụng, gần hết hạn sử dụng bằng cách truy cập VMD Báo cáo, di chuột tới Kho hàng và chọn Cảnh báo hàng cận date..
(4) Thao tác trả hàng nhập từ phiếu nhập hàng :
Đầu tiên, Admin chọn Hợp đồng mua hàng cần trả lại bằng cách vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Hợp đồng mua hàng > List. Sau đó chọn Hợp đồng mua hàng cần trả lại và chọn chức năng Trả lại hàng. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Trả lại hàng, hầu hết các thông tin sẽ được tự động kế thừa sang, người dùng chỉ cần chọn lại mặt hàng và số lượng cần trả. Tạo phiếu trả hàng thành công, nếu muốn sửa lại thông tin phiếu trả hàng, người dùng chọn Edit Chọn nút Phiếu trả hàng để xem và in phiếu trả hàng.
Sau khi Phiếu trả hàng được phê duyệt thì sẽ tự động chuyển đến bộ phận kho để tạo Phiếu xuất kho trả hàng NCC. Hệ thống chuyển đến màn hình tạo phiếu xuất trả và kế thừa toàn bộ thông tin từ đơn trả hàng, người dùng kiểm tra lại thông tin, và nhập bổ sung thông tin cần thiết. Chọn Lô SX theo từng hàng hóa xuất trả nhà cung cấp sau đó in Phiếu trả hàng. Sau khi Phiếu xuất trả hàng được in và xử lý, bộ phận Kế toán căn cứ vào đó để tạo Phiếu giảm trừ công nợ cho NCC bằng cách vào Menu: 02. Giao dịch phát sinh > Giảm trừ công nợ. Trên màn hình Giảm trừ công nợ cũng sẽ được kế thừa tự động các thông tin từ phiếu trả hàng như Nhà cung cấp, Tài khoản công nợ, Tổng tiền, Tax (Số tiền thuế), Ngày ghi nhận giảm trừ, Thông tin mặt hàng, Số lượng ở phần Hàng hóa đảm bảo thông tin chính xác.
(5) Thao tác kiểm hàng theo lô sản phẩm
Admin xuất danh mục hàng hoá cần kiểm kê theo từng kho bằng cách truy cập menu B4. Xuất kho - Điều chuyển, di chuột tới 03. Biểu mẫu / Báo cáo và chọn Danh mục kiểm kê kho
(*) Màn hình quản lý
Trên màn hình Danh mục kiểm kê kho, admin sử dụng các bộ lọc theo Kho hàng, Mã hàng, Vị trí kho, Lô sản phẩm cần kiểm kê để xuất danh mục mong muốn thực hiện kiểm kê.
(**) Thực hiện kiểm đếm và cập nhật nếu có chênh lệch
Admin kiểm kê thực hiện kiểm đếm danh mục hàng hóa kiểm kho thực tế và so sánh với số liệu trên hệ thống. Nếu có chênh lệch sẽ thực hiện điều tra nguyên nhân chênh lệch và cập nhật lại số đúng trên hệ thống.
2.4 Thao tác điều chuyển sản phẩm giữa các kho tại 63 tỉnh thành
Trách nhiệm thực hiện: Phòng kho vận thuộc Trung tâm logistic 3PL CEVPharma
Để yêu cầu điều chuyển hàng từ kho cần chuyển sang kho khác, Admin sử dụng chức năng Điều chuyển kho (Transfer Order) như sau.
Bước 1: admin vào đường dẫn: 02. Giao dịch phát sinh / Điều chuyển kho, và nhập các thông tin chính như sau:
Sau khi nhập xong admin nhấn Lưu.
Bước 2: Tạo phiếu xuất kho tại kho xuất theo yêu cầu điều chuyển
Để tạo phiếu xuất kho, bộ phận kho xuất có thể tìm lại số yêu cầu trên thanh tìm kiếm hoặc sử dụng Chức năng Nhắc nhở công việc: Đơn điều chuyển chờ xuất kho.
Màn hình xuất hàng được tạo tự động và kế thừa thông tin từ yêu cầu điều chuyển. Nhân viên kho hàng kiểm tra lại thông tin đã đúng hay chưa và thực hiện nhập số lượng thực tế điều chuyển cùng với chi tiết Lô sản xuất, hạn sử dụng của từng hàng hóa. Sau đó Lưu lại và in phiếu xuất kho.
Bước 3: Tạo phiếu nhập kho tại kho nhận điều chuyển
Để tạo phiếu nhập kho người dùng có thể dùng Chức năng nhắc nhở công việc Đơn điều chuyển chờ nhập kho hoặc vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Nhận hàng. Tại màn hình phiếu nhập kho điều chuyển, hầu hết các thông tin đã được kế thừa từ Phiếu xuất kho và Yêu cầu điều chuyển. Tại đây, nhân viên kho hàng cần kiểm tra lại số lượng nhập kho, chi tiết Lô sản xuất và hạn sử dụng theo từng hàng hóa sau đó nhấn Lưu và in phiếu Nhập kho
(7) Bán hàng với sản phẩm theo lô: Trên hệ thống CEVPharma: Khi Đơn bán hàng có sản phẩm quản lý theo Lô thì hệ thống sẽ tự động đề xuất Lô xuất hàng theo ưu tiên lấy các lô có hạn sử dụng gần nhất; Nếu một lô không đủ số tồn, hệ thống sẽ lấy số lượng còn lại ở lô tiếp theo;
2.5. Trang quản lý Nhà bán hàng
Trách nhiệm thực hiện: Phòng kế hoạch và Cúng ứng; Phòng nghiệp vụ dược
Nhà bán hàng truy cập Website: https://Dealer.CEVPharma.com.vn/ mọi công việc gần như đã hoàn tất. Các sản phẩm sẽ tự động xuất hiện trên Gian hàng chính hãng trực tuyến của NBH sau khi được phê duyệt bởi bộ phận Nghiệp vụ Dược của CEVPharma.
Gian hàng chính hãng trực tuyến của NBH được tự động chỉ định một tên miền duy nhất theo cấu trúc như sau: https://cevpharma.com.vn/.............
Trước khi ra mắt Giang hàng chính hãng, admin cần thực hiện một vài việc để đảm bảo Gian hàng chính hãng trực tuyến đã sẵn sàng đón tiếp khách hàng mua.
Chức năng Cập nhật thông tin hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của Nhà sản xuất, Nhà cung cấp, Nhà phân phối Việt Nam và Nước ngoài.
Gian hàng chính hãng CEVPharma được tối ưu hóa để bán buôn trực tuyến và mặc định Khả năng tương thích, Tốc độ của Gian hàng chính hãng, Khả năng truy cập, Hỗ trợ thiết bị di động, Chát trực tuyến với NVBH qua công cụ chát trực tuyến của Salesforce CDP, Thông tin sản phẩm, Giá bán, Chiết khấu, Lọc kết quả tìm kiếm nhiều tiêu chí, Hình ảnh để chia sẻ qua mạng xã hội, Lựa chọn quốc gia và ngôn ngữ, Hình ảnh mẫu mã,…
Bảo mật tài khoản
Máy tính hoặc thiết bị di động kết nối mạng sẽ có mức độ rủi ro nhất định. Bất kể quy mô NBH, NBH và thông tin của NBH có thể trở thành mục tiêu của tội phạm.
Các cuộc tấn công giả mạo, lừa đảo qua cuộc gọi hoặc lừa đảo qua tin nhắn có mục tiêu là thu thập thông tin và thông tin xác thực đăng nhập của NBH. Những loại tấn công này có thể trông hợp pháp và từ các nguồn có uy tín. Hãy thận trọng khi nhấp vào các liên kết đáng ngờ, tải xuống tệp đính kèm xuống trong email, SMS hoặc trang website:CEVPharma.com.vn hoặc cung cấp thông tin nhạy cảm qua điện thoại. Bộ phận hỗ trợ Gian hàng chính hãng của Vimedimex sẽ chỉ yêu cầu gửi tài liệu nhạy cảm qua một trang tải lên bảo mật hoặc qua Email.
Để bảo mật tài khoản tối ưu, chủ Gian hàng chính hãng không được chia sẻ thông tin xác thực đăng nhập với bất kỳ người nào, kể cả nhân viên. Thông tin xác thực của chủ Gian hàng chính hãng luôn phải được bảo mật. Đây là trách nhiệm của NBH. NBH truy cập vào Gian hàng chính hãng phải có tài khoản nhân viên riêng với các quyền cụ thể.
II. Quy trình trưng bày, giới thiệu sản phẩm trên Gian Hàng Chính Hãng của Vimedimex tại Trung tâm phân phối dược phẩm Vimedimex Hà Nội, TPHCM theo không gian thực để KHM trải nghiệm thực tế quá trình mua hàng.
1. Lưu dồ quy trình trưng bày, giới thiệu hàng hóa trên gian hàng chính hãng của Vimedimex
2. Mô tả nội dung chi tiết quy trình trưng bày, giới thiệu hàng hóa trên gian hàng chính hãng của Vimedimex
Bước 1: Xác định các sản phẩm cần trưng bày trên gian hàng chính hãng của Vimedimex
Trách nhiệm thực hiện: NVTB >SP của Khu trưng bày
NVTB>SP (1) xác định các sản phẩm cần trưng bày trên Gian hàng chính hãng của Vimedimex; (2) Tạo Phiếu yêu cầu điều chuyển hàng từ Kho tổng ra Gian trưng bày; (3) Tạo Yêu cầu Điều chuyển kho (Transfer Order) trên hệ thống. (4) Dược sỹ vào đường dẫn giao dịch phát sinh / Điều chuyển kho và nhập các thông tin chính như sau: