True

Quyết định Ban hành quy trình nhập hàng hóa trong nước và quy trình nhập khẩu hàng hóa nước ngoài

I. Quy định kế hoạch, lựa chọn danh mục thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng theo 27 nhóm thuốc hóa dược, sinh phẩm và danh mục thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé

Định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, năm hoặc đột xuất, Phòng kế hoạch và cung ứng xây dựng kế hoạch nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc và thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé.

1. Kế hoạch nhập Thuốc theo 27 nhóm Thuốc hóa dược và sinh phẩm được quy định phụ lục 01:

(1) Nhóm Thuốc gây tê, gây mê, thuốc giãn cơ, giải giãn cơ; (2) Nhóm Thuốc giảm đau, hạ sốt; chống viêm không steroid; thuốc điều trị gút và các bệnh xương khớp; (3) Nhóm Thuốc chống dị ứng và dùng trong các trường hợp quá mẫn; (4) Nhóm Thuốc giải độc và các thuốc dùng trong trường hợp ngộ độc; (5) Nhóm Thuốc chống co giật, chống động kinh; (6) Nhóm Thuốc điều trị ký sinh trùng, chống nhiễm khuẩn; (7) Nhóm Thuốc điều trị đau nửa đầu; (8) Nhóm Thuốc điều trị ung thư và điều hòa miễn dịch (9) Nhóm Thuốc điều trị bệnh đường tiết niệu; (10) Nhóm Thuốc chống parkinson (11) Nhóm Thuốc tác dụng đối với máu (12) Nhóm Thuốc tim mạch (13) Nhóm Thuốc điều trị bệnh da liễu (14) Nhóm Thuốc dùng chẩn đoán (15) Nhóm Thuốc tẩy trùng và sát khuẩn (16)Nhóm Thuốc lợi tiểu (17)Nhóm Thuốc đường tiêu hóa (18) Nhóm Hocmon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết (19) Nhóm Huyết thanh và globulin miễn dịch; (20) NhómThuốc làm mềm cơ và ức chế cholinesterase (21) Nhóm Thuốc điều trị bệnh mắt, tai mũi họng (22) Nhóm Thuốc có tác dụng thúc đẻ, cầm máu sau đẻ và chống đẻ non (23) Nhóm Dung dịch lọc màng bụng, lọc máu (24) Nhóm Thuốc chống rối loạn tâm thần và thuốc tác động lên hệ thần kinh (25) Nhóm Thuốc tác dụng trên đường hô hấp (26) Nhóm Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid-base và các dung dịch tiêm truyền khác ; (27) Nhóm Khoáng chất và vitamin

Chi tiết từng nhóm thuốc, là các sản phẩm được mô tả chi tiết thông tin sản phẩm cho từng nhóm thuốc: (1) Tên thuốc, (2) Hoạt chất và hàm lượng,  (3) Quy cách đóng gói, (4) Số đăng ký hoặc Số công bố sản phẩm (5) Lô sản xuất, (6) Hạn dụng, (7) Đơn vị tính, (8) Nhà sản xuất hoặc Nhà cung ứng (9) Nước sản xuất (10) Tiêu chuẩn sản xuất (11) Giá bán buôn (đã bao gồm VAT); (12) Tỷ lệ chiết khấu hoặc chương trình khuyến mại (13) Số lượng hàng hóa (14) Thành tiền,

2. Kế hoạch nhập Nguyên liệu làm thuốc theo 27 nhóm Thuốc hóa dược và sinh phẩm, được quy định tại phụ lục 04

Phòng kế hoạch và cung ứng căn cứ vào danh mục nguyên liệu làm thuốc đã được Bộ y tế công bố tại các văn bản dưới đây, thực hiện tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, nhà sản xuất để cung ứng danh mục nguyên liệu làm thuốc được quy định tại phụ lục 04 của quy trình này.

3. Kế hoạch nhập Thực phẩm chức năng theo 27 nhóm Thuốc

Danh mục thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, vật tư tiêu hao, thiết bị làm đẹp, hàng tiêu dùng mẹ và bé phải phù hợp với các quy định hiện hành và không có các sản phẩm bị cấm sử dụng.Danh mục thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, vật tư tiêu hao, thiết bị làm đẹp hàng tiêu dùng mẹ và bé phải theo quy định của nghị định số 69/2018/NĐ-CP về quy định chi tiết một số điều của luật ngoại thương.

4. Kế hoạch nhập Thiết bị y tế

Trang thiết bị y tế là các loại thiết bị, dụng cụ, vật tư, hóa chất chẩn đoán in-vitro, phần mềm (software) được sử dụng riêng lẻ hay phối hợp với nhau theo chỉ định của chủ sở hữu để phục vụ cho con người nhằm một hoặc nhiều mục đích sau:

- Chẩn đoán, ngăn ngừa, theo dõi, điều trị và làm giảm nhẹ bệnh tật hoặc bù đắp tổn thương;

- Kiểm tra, thay thế, điều chỉnh hoặc hỗ trợ giải phẫu và quá trình sinh lý;

- Hỗ trợ hoặc duy trì sự sống;

- Kiểm soát sự thụ thai;

- Khử trùng trang thiết bị y tế (không bao gồm hóa chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế);

- Sử dụng cho thiết bị y tế;

- Vận chuyển chuyên dụng phục vụ cho hoạt động y tế.

4.1 Phân loại trang thiết bị y tế

Khi nhập khẩu trang thiết bị y tế, bạn phải kiểm tra xem theo Điều 4 Nghị định 36/2016, và Thông tư 39/2016/TT-BYT, thì thiết bị đó thuộc loại nào: A, B, C, hay D? Tùy loại mà biết thủ tục phải làm gồm những gì.

Cụ thể: Từ ngày 1/1/2018 nhà nhập khẩu phải làm Thủ tục công bố tiêu chuẩn áp dụng với trang thiết bị y tế loại A; và Thủ tục đăng ký lưu hành với trang thiết bị y tế loại B, C, D.

Loại A: Phải xin được Bản phân loại trang thiết bị y tế theo mẫu

Loại B, C, D: Ngoài Bản phân loại như trên, người nhập khẩu còn phải xin Giấy phép nhập khẩu, nếu hàng thuộc danh mục phải xin giấy phép trong Thông tư 30/2015. Dưới đây là phần liên quan đến Danh mục phải xin giấy phép và các thủ tục cho hàng thuộc loại B, C, D.

4.2 Thủ tục phân loại trang thiết bị y tế:

Bước 1: Lập hồ sơ, gồm các giấy tờ: (1) Văn bản đề nghị cấp bản phân loại trang thiết bị y tế;  (2) Tài liệu kỹ thuật (catalogue) mô tả chức năng, thông số kỹ thuật của trang thiết bị y tế; (3) Tài liệu hướng dẫn sử dụng của trang thiết bị y tế; (4) Bản tiêu chuẩn mà hãng sản xuất trang thiết bị y tế công bố áp dụng; (5) Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng còn hiệu lực; (6) Chứng nhận phân loại và lưu hành tự do; Chứng nhận hợp chuẩn (nếu có)

Bước 2: Gửi hồ sơ về Viện trang thiết bị và công trình y tế.

Bước 3: Đợi phản hồi, bổ sung chỉnh sửa nếu cần

Bước 4: Nhận kết quả phân loại

4.3 Thủ tục đăng ký lưu hành thiết bị y tế

Để được nhập khẩu và lưu hành trang thiết bị y tế của nước ngoài chưa có số lưu hành tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đề nghị cấp mới số lưu hành cho thiết bị ý tế nhập khẩu. Quy định tại Chương IV Nghị định 36/2016/NĐ-CP (từ Điều 17).

Hàng hóa nhập khẩu, NVKV chuẩn bị hồ sơ nộp cho Bộ Y tế, gồm: (1) Văn bản đề nghị cấp mới số lưu hành; (2) Bản phân loại trang thiết bị y tế; (3) Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng; (4) Giấy ủy quyền của chủ sở hữu trang thiết bị y tế cho cơ sở thực hiện việc đăng ký; (5) Giấy xác nhận đủ điều kiện bảo hành do chủ sở hữu trang thiết bị y tế cấp; (6) Giấy chứng nhận lưu hành tự do; (7) Tài liệu mô tả tóm tắt kỹ thuật trang thiết bị y tế bằng tiếng Việt; (8)  Tài liệu kỹ thuật (catalogue) mô tả chức năng, thông số kỹ thuật của trang thiết bị y tế; (9) Tài liệu hướng dẫn sử dụng của trang thiết bị y tế; (10) Mẫu nhãn sẽ sử dụng khi lưu hành tại Việt Nam của trang thiết bị y tế. Trường hợp đăng ký lưu hành đối với trang thiết bị y tế có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng, cần có thêm Giấy chứng nhận hợp quy.


5. Kế hoạch, nhập hàng, quản lý, theo dõi vật tư tiêu hao

Vật tư tiêu hao trong y tế cũng là những đồ dùng rồi bỏ đi, dùng một lần, hao mòn có thể kể tới như: bơm kim tiêm, bông, gạc, dây nịt, kim luồn, dây truyền, các loại chỉ, khẩu trang y tế, găng tay, mũ phẫu thuật, que thử đường huyết, que thử thai…vv.


II. Quy trình nhập hàng hóa trong nước

Hàng hóa: Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng, Thiết bị y tế, Thiết bị làm đẹp, Vật tư tiêu hao, Hàng tiêu dùng mẹ và bé

Bước 1: Quy định hồ sơ pháp lý và hồ sơ sản phẩm của Nhà sản xuất, Nhà cung ứng, Nhà phân phối trong nước (NBH)

(1) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thuốc của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất;  Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP);  Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi sản xuất thuốc;

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận lưu hành thuốc hoặc quyết định cấp số đăng ký lưu hành thuốc; Mẫu nhãn và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc được cục quản lý dược phê duyệt;  Giá thuốc kê khai: Bảng kê khai giá và công bố giá thuốc tại website của cục quản lý dược; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm);

(2) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Nguyên liệu làm thuốc của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất;  Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất nguyên liệu làm thuốc thuốc (GMP);  Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phạm vi sản xuất nguyên liệu làm thuốc.

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy phép sản xuất nguyên liệu làm thuốc; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm).

(3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thực phẩm chức năng của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận cơ sở đạtThực hành sản xuất tốt (GMP).

- Hồ sơ sản phẩm: Bản xác nhận công bố sản phẩm của Cục an toàn thực phẩm- Bộ Y Tế ; Phiếu kết quả kiểm nghiệm; Mẫu nhãn của sản phẩm; 

(3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị y tế của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành thiết bi y tế; Mẫu nhãn trang thiết bị y tế; Giấy chứng nhận lưu hành tư do (đối với thiết bị y tế nhập khẩu);  Giấy chứng nhận chất lượng thiết  bị y tế

(4) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị làm đẹp của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý:  Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng đối với thiết bị làm đẹp

(5) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Mỹ phẩm của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất; Giấy chứng nhận thực hành tốt sản xuất mỹ phẩm (GMP)

- Hồ sơ sản phẩm: Bản công bố mỹ phẩm; Phiếu kiểm nghiệm mỹ phẩm

(6) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Vật tư tiêu hao của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm

(7) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Hàng tiêu dùng mẹ, bé của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Hồ sơ đăng ký sản phẩm/ hồ sơ tự công bố sản phẩm (Đối với sản phẩm là sữa, thực phẩm ăn dặm và bổ sung); Phiếu kiểm nghiệm (Đối với sản phẩm là sữa, thực phẩm ăn dặm và bổ sung); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm; Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm.

Bước 2: Yêu cầu báo giá và phê duyệt giá của NBH

Trách nhiệm thực hiện: Phòng kế hoạch và cung ứng(1) Căn cứ yêu cầu đặt Đơn hàng của KHM, NVMH chuyển Đơn hàng đến NBH và đề nghị báo giá.

(2) Nhân viên mua hàng (NVMH) nhận báo giá của NBH và trình lãnh đạo phê duyệt giá vốn, giá bán niêm yết, chính sách chiết khấu, chương trình khuyến mại đối với Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng, Thiết bị y tế, Thiết bị làm đẹp, Vật tư tiêu hao, Hàng tiêu dùng mẹ và bé.

Bước 3: Ký Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa

Trách nhiệm thực hiện: Phòng kế hoạch và cung ứng, Phòng tài chính kế toán, Phòng kho vận của Trung tâm Logistic 3PL CEVPharma

a) Đối với NBH lần đầu tiên giao dịch mua hàng

NVMH thực hiện nhập liệu thông tin vào Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa (BM số 01/HĐNH), trong đó, ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.

Trường hợp NBH yêu cầu thực hiện theo mẫu Hợp đồng mua bán của NBH, NVMH thực hiện điền đầy đủ thông tin như: (1)  Mã định danh, (2) Tên sản phẩm. (3) Nhóm thuốc. (4) Hoạt chất và hàm lượng,  (5) Quy cách đóng gói, (6) Số đăng ký hoặc Số công bố sản phẩm (7) Lô sản xuất, (8) Hạn dụng, (9) Đơn vị tính, (10) Nhà sản xuất hoặc Nhà cung ứng (11) Nước sản xuất (12) Tiêu chuẩn sản xuất; (13) Tỷ lệ chiết khấu hoặc chương trình khuyến mại (14) Số lượng hàng hóa (15) Thành tiền,

b) Đối với NBH đã có lịch sử giao dịch mua hàng

NVMH lập Đơn mua hàng cho từng lần thực hiện theo Biểu mẫu 01/QTMH

Quy định các thông tin trên Đơn mua hàng: (1) Mã định danh NBH; (2) Tên thuốc, (3) Hoạt chất và hàm lượng, (4) Quy cách đóng gói, (5) Số đăng ký hoặc Số công bố sản phẩm (6) Lô sản xuất, (7) Hạn dụng, (8) Đơn vị tính, (9) Nhà sản xuất hoặc Nhà cung ứng (10) Nước sản xuất (11) Giá mua buôn (đã bao gồm VAT); (12) Tỷ lệ chiết khấu hoặc chương trình khuyến mại (13) Số lượng hàng hóa (14) Giá trị đơn hàng;

c) NVMH chuyển Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa hoặc Đơn mua hàng cho các đơn vị liên quan: (1) Phòng tài chính kế toán thực hiện thanh toán cho NBH hoặc theo dõi công nợ (2) Phòng kho vận của Trung tâm Logistic 3PL CEVPharma nhập hàng, kiểm hàng về ba tổng kho Hà Nội, TPHCM, Đà Nẵng.

Bước 4: Thanh toán

- Thanh toán tiền hàng với phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi

- Ghi nhận công nợ phải trả, đối chiếu công nợ với nhà sản xuất, nhà cung cấp

- Thông báo đến bộ phận liên quan.

Bước 5: Kiểm hàng và Nhập hàng 

Trách nhiệm thực hiện: Phòng kho vận của Trung tâm Logistic 3PL CEVPharma và Phòng kế hoạch và cung ứng, Phòng tài chính kế toán

1. Kiểm hàng

(1) Việc tiếp nhận Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng phải được thực hiện tại khu vực dành riêng cho việc tiếp nhận thuốc, tách khỏi khu vực bảo quản. Khu vực này phải có các điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra thuốc.

(2) Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng trước khi nhập kho phải được kiểm tra, đối chiếu so với các hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm được quy định tại bước 1 của quy trình này và chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng theo từng lô sản xuất: (1) Biên bản giao hàng, (2) Phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm, (3) Bản sao Giấy chứng nhận xuất xưởng của từng lô sản xuất.

(3) Các lô hàng phải được kiểm tra về độ đồng nhất và nếu cần thiết, được chia thành các lô nhỏ theo số lô của nhà sản xuất, nhà cung ứng, nhà phân phối.

(4) Tất cả các bao bì đóng gói cần được kiểm tra cẩn thận về độ nhiễm bẩn và những hư hại, và nếu cần thiết, cần được làm sạch hoặc để riêng những bao bì nhiễm bẩn để điều tra thêm. Tất cả các Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng có bao bì bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì không được nhập kho, và nếu không được huỷ bỏ ngay thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ riêng, không được bán, hoặc để lẫn với các Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng khác.

(5) Các Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các qui định của pháp luật.

(6) Các hồ sơ nhập liệu phải được lưu trữ cho từng lần nhập hàng, bao gồm: Tên sản phẩm; Thành phần (hoạt chất – hàm lượng); Quy cách đóng gói; Số lượng theo từng lô; Số lô sản xuất; Hạn dùng; Thời gian nhận hàng; Nhà sản xuất, Nhà cung ứng; Nước sản xuất,; Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm; Giấy chứng nhận xuất xưởng của từng lô hàng.

(7)  Các mẫu Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc phải được lấy tại khu vực dành cho việc lấy mẫu và do người có trình độ chuyên môn được huấn luyện thích hợp. Việc lấy mẫu phải theo đúng qui định tại qui chế lấy mẫu thuốc để xác định chất lượng. Các mẫu được lấy phải có tính đại diện cho lô. Lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được lấy mẫu phải được bảo quản biệt trữ. Việc phân tách các lô phải được duy trì trong thời gian biệt trữ và trong thời gian bảo quản tiếp theo

(8) Chế độ biệt trữ phải được thực hiện hoặc bằng việc sử dụng khu bảo quản riêng biệt, hoặc bằng tài liệu hoặc hệ thống xử lý dữ liệu điện tử. Các biện pháp được áp dụng cần phải đủ độ an toàn để phòng tránh việc sử dụng hoặc phân phát các nguyên vật liệu chưa được kiểm soát, kiểm nghiệm hoặc không đáp ứng yêu cầu qui định.

(9) Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải được lưu giữ trong chế độ biệt trữ cho đến khi có văn bản chấp nhận hoặc loại bỏ của bộ phận kiểm tra chất lượng. Phải thực hiện các biện pháp an ninh cần thiết để đảm bảo rằng thuốc, nguyên liệu làm thuốc bị loại bỏ sẽ không được sử dụng và trong khi chờ tiêu huỷ, tái xử lý hoặc trả lại nhà cung cấp, chúng phải được bảo quản riêng biệt khỏi các thuốc, nguyên liệu làm thuốc và nguyên vật liệu khác

(10) Tất cả các loại thuốc phải được kiểm nhập trước khi nhập kho. Hàng hóa phải nguyên vẹn bao bì, nếu bị thiếu hoặc mất tem niêm phong phải lập biên bản và thông báo cho Nhà cung ứng/Nhà phân phối để bổ sung, giải quyết. Toàn bộ thuốc được kiểm nhập trong thời gian tối đa là một tuần từ khi nhận về kho.

(11) Viết sổ kiểm nhập (theo mẫu). Sổ kiểm nhập phải ghi đầy đủ các nội dung nêu trên và xác nhận đạt tiêu chuẩn nhập kho, có đầy đủ sự chứng kiến và phải ký xác nhận của thành viên trong Bộ phận kiểm nhập chấp thuận cho nhập kho.

2. Nhập hàng về 03 tổng kho (HN, HCM, Đà Nẵng)

Phòng kho vận của Trung tâm Logistic 3PL CEVPharma và Phòng kế hoạch và cung ứng, Phòng tài chính kế toán kiểm tra chất lượng hàng hóa và ghi nhận vào phiếu QC, duyệt nhập hàng, ký xác nhận trên Phiếu nhập hàng (Biểu mẫu 02/QTNH) và thông báo các bộ phận liên quan, ký xác nhận trên phiếu nhập kho.

Quy định nội dung của Phiếu nhập hàng như sau: (1) Ngày nhập hàng (2) Số phiếu nhập (3) Mã Đơn mua hàng (4) Kho nhập hàng (5) Mã sản phẩm (6) Tên Sản phẩm (7) Hoạt chất- hàm lượng (8) Số đăng ký / số công bố sản phẩm (9) Quy cách đóng gói (10) Nhà Sản xuất hoặc Nhà Cung ứng; (10) Nước sản xuất; (11) Đơn vị tính; (12) Lô sản xuất; (13) Hạn dùng (14) Số lượng nhập (15) Giá mua (VAT) (16) Giá trị hàng hóa nhập.

Bước 6: Kết thúc

- Lưu hồ sơ các chứng từ: Đơn mua hàng, Phiếu nhập hàng, Hóa đơn tài chính, Phiếu nhập kho, Phiếu QC, Phiếu chi/ủy nhiệm chi.

- Định kỳ xem các báo cáo quản trị mua hàng để phân tích biến động giá mua, tỷ trọng doanh số nhà cung cấp, ... từ đó xây dựng chính sách mua hàng hiệu quả nhất.

III. Quy trình Nhập khẩu hàng hóa 

Hàng hóa: Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng, Thiết bị y tế, Thiết bị làm đẹp, Vật tư tiêu hao, Hàng tiêu dùng mẹ và bé

Bước 1: Quy định hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm của Nhà sản xuất, Nhà cung cấp Nước ngoài

(1) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thuốc của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận GMP/ Tài liệu đánh giá việc đáp ứng GMP đối với các trường hợp quy định tại Điều 95 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP đối với cơ sở sản xuất thuốc, nguyên liệu làm thuốc nước ngoài khi đăng ký lưu hành tại Việt Nam; Giấy phép sản xuất có xác nhận nội dung cơ sở sản xuất đáp ứng GMP; Giấy chứng nhận sản phẩm (CPP);

- Hồ sơ sản phẩm: Hồ sơ hành chính của sản phẩm theo quy định tại điều 23 thông tư 08/2022/TT-BYT

Hồ sơ chất lượng thuốc theo quy định tại điều 24 thông tư 08/2022/TT-BYT hoặc  Phần II - ACTD hoặc Hợp phần 3-ICH-CTD

Hồ sơ tiền lâm sàng hoặc lâm sàng (nếu có) theo quy định tại điều 24 và 25 thông tư 08/2022/TT-BYT hoặc: Tài liệu tiền lâm sàng thực hiện theo hướng dẫn tại Phần III-ACTD hoặc Hợp phần 4-ICH-CTD; Tài liệu lâm sàng thực hiện theo hướng dẫn tại Phần IV-ACTD hoặc Hợp phần 5-ICH-CTD

(2) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Nguyên liệu làm thuốc của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận GMP/ Tài liệu đánh giá việc đáp ứng GMP đối với các trường hợp quy định tại Điều 95 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP đối với cơ sở sản xuất thuốc, nguyên liệu làm thuốc nước ngoài khi đăng ký lưu hành tại Việt Nam; Giấy phép sản xuất có xác nhận nội dung cơ sở sản xuất đáp ứng GMP; Giấy chứng nhận sản phẩm (CPP);- Hồ sơ sản phẩm: Giấy phép nhập khẩu nguyên liệu làm thuốc (đối với các thuốc yêu cầu giấy phép nhập khẩu); Phiếu kiểm nghiệm nguyên liệu làm thuốc (phiếu kiểm nghiệm theo từng lô sản phẩm); Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm (đối với sản phẩm nhập khẩu)

- Hồ sơ sản phẩm: Hồ sơ hành chính của sản phẩm theo quy định tại điều 23 thông tư 08/2022/TT-BYT; Hồ sơ chất lượng thuốc theo quy định tại điều 24 thông tư 08/2022/TT-BYT hoặc  Phần II - ACTD hoặc Hợp phần 3-ICH-CTD

 (3) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thực phẩm chức năng của Nhà sản xuất

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale) hoặc Giấy chứng nhận xuất khẩu (Certificate of Exportation) hoặc Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate) của cơ quan có thẩm quyền của nước xuất xứ/xuất khẩu cấp có nội dung bảo đảm an toàn cho người sử dụng hoặc được bán tự do tại thị trường của nước sản xuất/xuất khẩu (hợp pháp hóa lãnh sự); Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đạt yêu cầu Thực hành sản xuất tốt (GMP) hoặc chứng nhận tương đương trong trường hợp sản phẩm nhập khẩu là thực phẩm bảo vệ sức khỏe áp dụng từ ngày 01 tháng 7 năm 2019 (bản có xác nhận của tổ chức, cá nhân).

- Hồ sơ sản phẩm: Bản công bố sản phẩm; Bản tiêu chuẩn sản phẩm;  Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm của sản phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ được cấp bởi phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận phù hợp ISO 17025 gồm các chỉ tiêu an toàn do Bộ Y tế ban hành theo nguyên tắc quản lý rủi ro phù hợp với quy định của quốc tế hoặc các chỉ tiêu an toàn theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn tương ứng do tổ chức, cá nhân công bố trong trường hợp chưa có quy định của Bộ Y tế (bản chính hoặc bản sao chứng thực);Mẫu nhãn của sản phẩm; Bằng chứng khoa học chứng minh công dụng của sản phẩm hoặc của thành phần tạo nên công dụng đã công bố (bản chính hoặc bản sao có xác nhận của tổ chức, cá nhân). Khi sử dụng bằng chứng khoa học về công dụng thành phần của sản phẩm để làm công dụng cho sản phẩm thì liều sử dụng hàng ngày của sản phẩm tối thiểu phải lớn hơn hoặc bằng 15% lượng sử dụng thành phần đó đã nêu trong tài liệu;

(4) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị y tế của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy phép sản xuất thiết bị y tế

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành; Bảng công bố thiết bị y tế; Bảng phân loại thiết bị y tế; Giấy phép nhập khẩu thiết bị y tế ; Giấy ủy quyền của nhà sản xuất; Tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng trạng thiết bị y tế; Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(5) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Thiết bị làm đẹp của Nhà cung cấp Nước ngoài

Tìm kiếm/ liên hệ nhà cung cấp xuất khẩu thiết bị làm đẹp từ các thị trường thế mạnh như thiết bị làm đẹp nhập khẩu Trung Quốc, thiết bị làm đẹp nhập khẩu Hàn Quốc, thiết bị làm đẹp nhập khẩu Mỹ.

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; giấy phép sản xuất mỹ phẩm.

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(6) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Mỹ phẩm của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; giấy phép sản xuất mỹ phẩm

- Hồ sơ sản phẩm: Phiếu kiểm nghiệm chất lượng mỹ phẩm; Bảng công bố sản phẩm mỹ phẩm; Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(7) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Vật tư tiêu hao của Nhà cung cấp Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy phép sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng; Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ)

(8) Hồ sơ pháp lý, hồ sơ sản phẩm Hàng tiêu dùng mẹ, bé của Nhà cung cấp Việt Nam, Nước ngoài

- Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép sản xuất

- Hồ sơ sản phẩm: Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm (CO) (nếu có); Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (CQ) (nếu có);

Bước 2: Soạn thảo Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa (BM02/HĐNK): thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé / Đơn đặt hàng (PO)

Trách nhiệm thực hiện: Phòng nhập khẩu và cung ứng

1. Thực hiện thẩm định, thương thảo Hợp đồng

- Kiểm tra các thông tin về thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong Hợp đồng nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé hoặc;

- Hợp đồng mua bán thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé hoặc

- Đơn đặt hàng (PO) từ nhà cung cấp, nhà sản xuất theo đúng quy định của pháp luật. Hợp đồng nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc hoặc;

- Hợp đồng nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo biểu mẫu …… Hợp đồng mua bán thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong nước theo biểu mẫu…... Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc/

Theo đó, hai bên sẽ thỏa thuận những điều kiện liên quan, trong đó có một số điều khoản chính như sau: (1) Tên hàng hóa, (2) Hoạt chất và hàm lượng, (3) Dạng bào chế, (4) Quy cách đóng gói, (5) Số lô sản xuất, (6) Hạn dùng, (7) Nhà sản xuất, Nhà cung ứng (8) Nước sản xuất, (9) Tiêu chuẩn sản xuất, (10) Đơn vị tính, (11) Số lượng, (12) Giá mua, (13) Thuế VAT. (14) Thuế nhập khẩu  (15) Thành tiền,…và một số điều khoản quan trọng khác; (14) Điều kiện giao hàng (CIF, FOB, EXW...), (15) Thời gian giao hàng, (16) Điều kiện thanh toán (thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT) hay tín dụng thư (L/C), các loại chứng từ khách như CO, CQ nếu có yêu cầu.

2. Thực hiện hoạt động mua hàng

a) Đối với Thuốc, Vắc xin - sinh phẩm, Nguyên liệu làm thuốc, Thực phẩm chức năng phải đáp ứng đầy đủ thông tin: (1) Tên hàng hóa, (2) Hoạt chất và hàm lượng, (3) Dạng bào chế, (4) Quy cách đóng gói, (5) Số lô sản xuất, (6) Hạn dùng, (7) Nhà sản xuất, (8) Nước sản xuất, (9) Số đăng ký, (10) Đơn vị tính, (11) Tiêu chuẩn sản xuất, (12) Số lượng, (13) Đơn giá, (14) Thuế VAT. (15) Thuế nhập khẩu  (16) Thành tiền,…

b) Đối với Mỹ Phẩm, Thiết bị y tế, Thiết bị làm đẹp, Vật tư tiêu hao, Hàng tiêu dùng mẹ và bé phải có đầy đủ thông tin: (1) Tên hàng hóa, (2) Chủng loại, (3) Số lô, (4) Nhà sản xuất, (5) Nước sản xuất, (6) Hạn dùng, (7) Số đăng ký hoặc Số công bố (nếu có), (8) Đơn vị tính, (9) Tiêu chuẩn sản xuất, (10) Số lượng, (11) Đơn giá, (12) Thuế VAT. (13) Thuế nhập khẩu  (14) Thành tiền,…

3.  Xem xét khả năng thực hiện của nhà sản xuất, nhà cung cấp

3.1 Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu và nhập trong nước.

(1)  Kiểm tra giấy ủy quyền của nhà cung cấp (Theo khoản 15, điều 91 Nghị định 54/2017/CP-NĐ Sửa đổi, bổ sung tại Nghị 155/2018/CP-NĐ)

(2) Kiểm tra mặt hàng dự kiến nhập khẩu: Số đăng ký lưu hành hoặc Đơn hàng nhập khẩu (đối với thuốc chưa có số đăng ký, thuốc quản lý đặc biệt) Tên hàng hóa,  Hoạt chất và hàm lượng, Quy cách đóng gói, Số đăng ký lưu hành (số visa hoặc giấy p hép nhập khẩu) Số lô của nhà sản xuất đảm bảo phù hợp với số đăng ký lưu hành hoặc đơn hàng nhập khẩu đã được Bộ y tế phê duyệt (Theo quy định tại Điều 90, 91, 92 Nghị định 54/2017/CP-NĐ, Sửa đổi, bổ sung tại Nghị 155/2018/CP-NĐ)

3.2 Yêu cầu hạn dùng còn lại của Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu theo quy định tại “Khoản 1, Khoản 2, Điều 90 nghị định 54/2017/NĐ-CP” tại thời điểm thông quan.

Thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ truyền, nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu vào Việt Nam, trừ thuốc, nguyên liệu làm thuốc quy định tại Khoản 3, Điều 90, Nghị định 54/2017/NĐ-CP phải có hạn dùng còn lại tối thiểu tại thời điểm thông quan như sau:

- Hạn dùng còn 18 tháng đối với trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc có hạn dùng trên 24 tháng;

- Hạn dùng còn 1/2 hạn dùng đối với trường hợp thuốc, nguyên liệu làm thuốc có hạn dùng bằng hoặc dưới 24 tháng.

- Vắc xin, sinh phẩm nhập khẩu vào Việt Nam, trừ trường hợp quy định tại mục 3, phải có hạn dùng còn lại tối thiểu là 1/2 hạn dùng tại thời điểm thông quan.

4. Dự thảo Đơn hàng nhập khẩu đối với thuốc nhập khẩu chưa có số đăng ký lưu hành (thuốc thuộc danh mục thuốc quản lý đặc biệt) (Theo quy định tại Chương IV từ mục 1 đến mục 4 Nghị định 54/2017/CP-NĐ, Sửa đổi, bổ sung tại Nghị 155/2018/CP-NĐ)

- Đối với thuốc chưa có số đăng ký lưu hành/thuốc thuộc danh mục thuốc quản lý đặc biệt và chưa có đơn hàng nhập khẩu, yêu cầu Nhà sản xuất/Nhà cung cấp, cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu, thông tin, nội dung để Phòng kế hoạch và nhập hàng dự thảo văn bản xin phê duyệt Đơn hàng nhập khẩu của Cục quản lý dược - Bộ y tế. Thời gian thực hiện trong vòng 1-2 ngày làm việc.

- Tiếp nhận văn bản cho phép nhập khẩu thuốc đã được Cục Quản lý Dược Bộ y tế phê duyệt.

5. Phê duyệt đơn hàng và ký Hợp đồng mua bán hoặc PLHĐ

- Lập tờ trình xin phê duyệt của GĐ và Phó giám đốc phụ trách khối cung ứng và nhập khẩu hàng hóa về nội dung của Đơn hàng và Hợp đồng đảm bảo nội dung hợp đồng thể hiện đầy đủ, chính xác các yêu cầu trên Đơn đặt hàng.

- Sau khi xem xét khả năng thực hiện và được sự phê duyệt của GĐ và Phó giám đốc phụ trách khối cung ứng và nhập khẩu hàng hóa, NVNH tiến hành trình ký Hợp đồng.

- Thực hiện nhập thông tin Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng theo đúng quy định

Bước 3: Quy định thủ tục hải quan đối với nhập khẩu thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé

Trách nhiệm thực hiện: Phòng nhập khẩu và cung ứng

1. Hồ sơ nhập khẩu Thuốc, Nguyên liệu làm thuốc

(1) Tờ khai hải quan: Cơ quan hải quan chỉ đăng ký tờ khai hải quan đối với hàng hóa là thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được Bộ Y tế cấp số đăng ký lưu hành, giấy phép nhập khẩu còn hiệu lực.

(2) Hóa đơn thương mại: Hóa đơn thương mại do cơ sở cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo quy định tại khoản 15 Điều 91 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP): 01 bản chụp;

(3) Hợp đồng ngoại thương ký với cơ sở cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo quy định tại khoản 15 Điều 91 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP): 01 bản chụp;

(4) Giấy phép kinh doanh: theo quy định tại Nghị định số 09/2018/NĐ-CP đối với doanh nghiệp nhập khẩu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI): 01 bản chụp;

(5) Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu đối với trường hợp cơ sở cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc là thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam ủy quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có tên trên Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu thực hiện việc làm thủ tục nhập khẩu: 01 bản chụp;

1.1 Hồ sơ nhập khẩu thuốc theo quy định tại Điều 92, Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08/5/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều và biện pháp thi hành Luật Dược (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12/11/2018 của Chính phủ), cụ thể như sau:

a) Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam, nguyên liệu làm thuốc thuộc danh mục dược chất, tá dược, bán thành phẩm thuốc để sản xuất thuốc theo hồ sơ đăng ký thuốc đã có giấy đăng ký lưu hành thuốc tại Việt Nam, trừ dược liệu thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 92 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP), cụ thể:

(1) Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược của cơ sở nhập khẩu đối với trường hợp cơ sở nhập khẩu là cơ sở kinh doanh dược;

(2) Nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu giấy phép nhập khẩu và xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực để đối chiếu trong trường hợp nhập khẩu thuốc phải kiểm soát đặc biệt;

(3) Nộp bản chính hoặc bản sao Phiếu kiểm nghiệm cho từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu có đóng dấu của cơ sở nhập khẩu; trường hợp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu khi thông quan;

(4) Nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu đối với giấy ủy quyền hoặc giấy phép bán hàng hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác quy định tại điểm d khoản 2 Điều 92 đối với thuốc viện trợ, viện trợ nhân đạo;

(5) Trường hợp nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 59 của Luật dược và không thuộc trường hợp phải có giấy phép nhập khẩu, cơ sở nhập khẩu xuất trình vận tải đơn của lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc thể hiện hàng hóa được xuất từ cảng đi của nước xuất khẩu trước ngày giấy đăng ký lưu hành hết thời hạn hiệu lực để được thông quan.”

b) Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc chưa có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam, trừ dược liệu thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 92 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP), cụ thể:

(1) Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược của cơ sở nhập khẩu đối với trường hợp cơ sở nhập khẩu là cơ sở kinh doanh dược;

b) Nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu giấy phép nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc và xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực để đối chiếu;

(2) Nộp bản chính hoặc bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu Phiếu kiểm nghiệm cho từng lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu được quy định tại điểm c khoản 4 Điều 92 trong trường hợp nhập khẩu thuốc theo quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 72.;

(3) Nộp bản sao đơn thuốc, sổ y bạ theo dõi điều trị ngoại trú có chứng thực hoặc có chữ ký của người nhập cảnh hoặc bản sao có đóng dấu của tổ chức nhập khẩu với số lượng thuốc nhập khẩu thuộc một trong các trường hợp sau:

(i) Không vượt quá số lượng sử dụng tối đa 07 ngày đối với thuốc gây nghiện hoặc 10 ngày đối với thuốc hướng thần, thuốc tiền chất theo liều dùng ghi trong đơn thuốc kèm theo;

(ii) Thuốc nhập khẩu không phải là thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, thuốc tiền chất, có tổng trị giá hải quan không quá 200 (hai trăm) đô-la Mỹ (tính theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm thông quan) 01 lần và số lần nhận thuốc tối đa không quá 03 lần trong 01 năm cho 01 tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp thuốc sử dụng cho người bị bệnh thuộc Danh mục bệnh hiểm nghèo quy định tại Nghị định số 134/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuốc có tổng trị giá hải quan không quá 10.000.000 (mười triệu) đồng 01 lần và số lần nhận thuốc tối đa không quá 04 lần trong 01 năm cho 01 cá nhân.

- Trường hợp nộp bản sao có chữ ký của người nhập cảnh hoặc bản sao có đóng dấu của tổ chức nhập khẩu, tổ chức, cá nhân phải xuất trình bản chính đơn thuốc, sổ y bạ theo dõi điều trị ngoại trú để đối chiếu khi thông quan.

(4) Nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu đối với giấy ủy quyền hoặc giấy phép bán hàng hoặc giấy chứng nhận quan hệ đối tác quy định tại: điểm đ, khoản 4, Điều 92 đối với thuốc nhập khẩu theo quy định tại Điều 68, Điều 72, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt nhập khẩu để sản xuất thuốc xuất khẩu quy định tại Điều 80, nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu theo quy định tại Điều 84, 85.

(5) Trường hợp nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo hình thức giấy phép nhập khẩu chưa có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam và tại thời điểm thông quan giấy phép nhập khẩu hết hiệu lực, cơ sở nhập khẩu xuất trình vận tải đơn của lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc thể hiện hàng hóa được xuất từ cảng đi của nước xuất khẩu trước ngày giấy phép nhập khẩu hết thời hạn hiệu lực để được thông quan.”

c) Đối với dược liệu, bán thành phẩm dược liệu có giấy đăng ký lưu hành hoặc chưa có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam thực hiện theo quy định tại khoản 3, Điều 92, Nghị định số 54/2017/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 155/2018/NĐ-CP), cụ thể:

(1) Nộp bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu và xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược để đối chiếu trong trường hợp cơ sở nhập khẩu là cơ sở kinh doanh dược;

(2) Đối với dược liệu, bán thành phẩm dược liệu có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam, nộp bản sao giấy đăng ký lưu hành có đóng dấu của cơ sở nhập khẩu và xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực để đối chiếu;

(3) Đối với dược liệu, bán thành phẩm dược liệu chưa có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam, nộp bản sao có đóng dấu của cơ sở nhập khẩu giấy phép nhập khẩu dược liệu và xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực để đối chiếu;

(4) Bản sao có đóng dấu của cơ sở nhập khẩu văn bản ủy quyền của cơ sở sản xuất dược liệu, bán thành phẩm dược liệu cho cơ sở cung cấp thuốc nước ngoài trừ trường hợp cơ sở sản xuất là cơ sở cung cấp. Văn bản ủy quyền thực hiện theo quy định tại điểm đ khoản 15 Điều 91 của Nghị định này;

(5) Nộp bản chính hoặc bản sao Phiếu kiểm nghiệm của cơ sở sản xuất cho từng lô dược liệu, bán thành phẩm dược liệu nhập khẩu có đóng dấu của cơ sở nhập khẩu; trường hợp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu khi thông quan;

Trường hợp nhập khẩu dược liệu, bán thành phẩm dược liệu quy định tại điểm đ, khoản 1 Điều 59 của Luật dược và không thuộc trường hợp phải có giấy phép nhập khẩu, cơ sở nhập khẩu xuất trình vận tải đơn của lô dược liệu, bán thành phẩm dược liệu thể hiện hàng hóa được xuất từ cảng đi của nước xuất khẩu trước ngày giấy đăng ký lưu hành hết thời hạn hiệu lực để được thông quan;

d) Đối với dược liệu, bán thành phẩm dược liệu nhập khẩu theo quy định tại Điều 82 và Điều 83 của Nghị định này, không yêu cầu nộp các giấy tờ quy định tại các điểm b, d, đ và e khoản này.

(1) Trường hợp nhập khẩu dược liệu, bán thành phẩm dược liệu quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 59 của Luật dược và thuộc trường hợp phải có giấy phép nhập khẩu, cơ sở nhập khẩu xuất trình vận tải đơn của lô dược liệu, bán thành phẩm dược liệu thể hiện hàng hóa được xuất từ cảng đi của nước xuất khẩu trước ngày giấy đăng ký lưu hành và giấy phép nhập khẩu hết thời hạn hiệu lực để được thông quan.

(2) Trường hợp nhập khẩu dược liệu, bán thành phẩm dược liệu theo hình thức giấy phép nhập khẩu chưa có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam và tại thời điểm thông quan giấy phép nhập khẩu hết hiệu lực, cơ sở nhập khẩu xuất trình vận tải đơn của lô dược liệu, bán thành phẩm dược liệu thể hiện hàng hóa được xuất từ cảng đi của nước xuất khẩu trước ngày giấy phép nhập khẩu hết thời hạn hiệu lực để được thông quan.”

2. Hồ sơ nhập khẩu Thực phẩm chức năng

2.1 Hồ sơ nhập khẩu Thực phẩm chức năng

(1) Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan.

(2) Hợp đồng, invoice, packing list (theo quy định hiện hành, người nhập khẩu chỉ cần xuất trình invoice – Hóa đơn thương mại, tuy nhiên, trong một số trường hợp, để làm rõ, có thể xuất trình cả hợp đồng, packing list với cơ quan hải quan)

(3)  Giấy tiếp nhận bản công bố hợp quy/xác nhận công bố phù hợp

(4) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản chính hoặc C/O điện tử trong trường hợp muốn hưởng thuế ưu đãi nhập khẩu đặc biệt

(5) Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng (hoặc hồ sơ chứng minh thuộc diện miễn kiểm tra chất lượng)

2.2 Quy trình thực hiện: (1) Đăng ký kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm tại cơ quan có thẩm quyền như: Trung tâm tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1; (Quatest 1, tại Hà Nội), Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3; Quatest 3, tại TP. HCM); Viện kiểm nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm quốc gia (tại Hà Nội),…(2) Khai và truyền tờ khai hải quan đính kèm theo giấy đăng ký đã được duyệt.(3) Làm thủ tục hải quan và xin mang hàng về kho bảo quản; (4) Kiểm tra kho và lấy mẫu về kiểm tra; (5) Sau khi kiểm tra, nếu kết quả đạt, nộp bổ sung kết quả cho Hải quan để thông quan lô hàng. Nếu không đạt thì phải xuất trả.

2.3 Nhãn mác mặt hàng mặt hàng thực phẩm chức năng

Hàng hóa nhập khẩu cần có đầy đủ nhãn mác theo quy định hiện hành. Nhãn hàng hóa bắt buộc phải thể hiện các nội dung sau: (1) Tên hàng hóa; (2) Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa; (3) Xuất xứ hàng hóa; (4) Các nội dung khác theo tính chất của mỗi loại hàng hóa.

Ngoài quy định chung về nhãn mác như trên, 43/2014/TT-BYT ngày 14/04/2017 về nhãn hàng hóa có quy định về nội dung bắt buộc phải thể hiện trên nhãn mặt hàng thực phẩm bảo vệ sức khỏe  (điểm 3, phụ lục I) bao gồm các nội dung: (5) Định lượng; (6) Ngày sản xuất; (7) Hạn sử dụng; (8) Thành phần, thành phần định lượng hoặc giá trị dinh dưỡng; (9) Hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản; (10) Công bố khuyến cáo về nguy cơ (nếu có); (11) Ghi cụm từ: “Thực phẩm bảo vệ sức khỏe”; (12) Ghi cụm từ: “Thực phẩm này không phải là thuốc, không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh.

3. Hồ sơ nhập khẩu Mỹ phẩm

- Tờ khai hải quan về hàng hóa nhập khẩu (theo mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC) hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan.

- Chứng từ có liên quan (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử), gồm có: (1)  Hợp đồng mua bán hàng hóa hay hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng hóa đối với trường hợp nhập khẩu ủy thác (Bản chụp). (2) Hóa đơn thương mạị hoặc chứng từ có giá trị tương đương trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán (Bản chụp). (3) Vận tải đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức (trừ hàng hoá nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hoá mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý) (Bản chụp). (4) Phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu còn hiệu lực. (5)  Chứng từ chứng minh tổ chức đủ điều kiện nhập khẩu mỹ phẩm ( Bản chụp). (6)  Tờ khai trị giá (theo mẫu tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 39/2015/TT-BTC). (7) Chứng từ chứng nhận xuất xứ mỹ phẩm. (8) Văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành: Bản chính.

4. Hồ sơ nhập khẩu thiết bị y tế

4.1 Bộ hồ sơ hải quan thông thường bao gồm

(1) Tờ khai hàng hóa nhập khẩu

(2) Hợp đồng, invoice, packing list (theo quy định hiện hành, người nhập khẩu chỉ cần xuất trình invoice – Hóa đơn thương mại, tuy nhiên, trong một số trường hợp, để làm rõ, có thể xuất trình cả hợp đồng, packing list với cơ quan hải quan)

(3) Vận tải đơn

(4) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản chính hoặc C/O điện tử trong trường hợp muốn hưởng thuế ưu đãi nhập khẩu đặc biệt

(Quy định tại Khoản 5, điều 1, Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 của Bộ Tài Chính)

4.2 Ngoài ra, giấy tờ chuyên ngành theo quy định của Bộ y tế như sau:

(1) Với các trang thiết bị y tế cần giấy phép nhập khẩu: “Giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế thuộc loại B, C, D và giấy phép nhập khẩu sinh phẩm chẩn đoán in vitro được cấp trong năm 2018, 2019, 2020, 2021 thì giấy phép nhập khẩu đã được cấp có giá trị đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2021 và Cơ quan hải quan không thực hiện việc kiểm soát số lượng nhập khẩu đối với trường hợp này…” (mục a, Khoản 1, Điều 1, Nghị định số 03/2020/NĐ-CP)

(2) Trang thiết bị y tế loại A: Bản phân loại trang thiết bị y tế loại A và phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố tiêu chuẩn áp dụng do sở y tế cấp: “Đối với trang thiết bị y tế thuộc loại A đã có phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố tiêu chuẩn áp dụng do Sở Y tế cấp được nhập khẩu theo nhu cầu, không hạn chế số lượng mà không cần bản phân loại và văn bản xác nhận là trang thiết bị y tế của Bộ Y tế khi thực hiện thủ tục thông quan” – mục b, Khoản 1, Điều 1, Nghị định số 03/2020/NĐ-CP

(3) Trang thiết bị y tế loại B, C,D và không cần giấy phép nhập khẩu: Bản phân loại trang thiết bị y tế: “Đối với trang thiết bị y tế không thuộc danh mục phải cấp giấy phép nhập khẩu và đã có bản phân loại là trang thiết bị y tế thuộc loại B, C, D do tổ chức phân loại được Bộ Y tế công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử được tiếp tục nhập khẩu đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2021 theo nhu cầu, không hạn chế số lượng mà không cần văn bản xác nhận là trang thiết bị y tế của Bộ Y tế khi thực hiện thủ tục thông quan.” – – mục b, Khoản 1, Điều 1, Nghị định số 03/2020/NĐ-CP

5. Hồ sơ nhập khẩu thiết bị làm đẹp

Bộ chứng từ cần để làm thủ tục nhập khẩu thiết bị làm đẹp (thiết bị thẩm mỹ, thiết bị spa) gồm: (1) Hợp đồng (Sales Contact), (2) Vận tải đơn (Bill of Lading), (3) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), (4) Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List), (4) Catalog hàng (nếu có), (5) Giấy chứng nhận xuất xứ (CO - Certificate of Origin). Ngoài ra còn một số giấy tờ khác như: chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận phân tích (CA), bảo hiểm…

Lưu ý: quan trọng khi nhập khẩu thiết bị làm đẹp (thiết bị thẩm mỹ, thiết bị spa) là về việc áp mã hs code phù hợp ngay từ đầu bởi mặt hàng này rất dễ nằm trong các trang thiết bị y tế.

6. Hồ sơ nhập khẩu vật tư tiêu hao

(1) Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan.

(2) Chứng từ có liên quan: Hợp đồng mua bán hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép nhập khẩu (nếu có)

(3) Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho một tổ chức, cá nhân khác thay mình thực hiện thủ tục hải quan)

7. Hàng tiêu dùng mẹ và bé      

Để thực hiện được bước làm thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hóa. NVNK cần phải có bộ chứng từ để làm được hồ sơ hải quan. Thông thường, sau khi hàng được xếp lên tàu tại cảng nước ngoài. Đơn vị bán hàng sẽ gửi cho NVNK một bộ chứng từ gốc bao gồm: (1) Bộ vận tải đơn (bill of lading): 3 bản chính; (2) Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 3 bản chính; (3) Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list): 3 bản chính; (4) Giấy chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin): có thể theo mẫu D, E, AK,… để được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu; (5) Ngoài ra, còn một số giấy tờ khác như: chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận phân tích (CA), đơn bảo hiểm, hun trùng, kiểm dịch,… nếu có.

Hiện nay, NVNK thể thực hiện việc kê khai hải quan qua các phần mềm hải quan điện tử. Sau đó, bạn in tờ khai cùng bộ chứng từ giấy để đem đến chi cục hải quan. Tùy theo kết quả truyền tờ khai là luồng xanh, luồng vàng hay luồng đỏ mà bộ chứng từ đầy đủ như trường hợp tờ khai luồng vàng. Trong trường hợp luồng vàng, hồ sơ hải quan sẽ bao gồm: (1) Bộ tờ khai hải quan và phụ lục: 2 bản; Hóa đơn thương mại: 1 bản sao; (3) Vận đơn: 1 bản sao; (4) Hóa đơn cước biển (với điều kiện FOB): 1 bản sao; (5) Các chứng từ khác: CO, kiểm tra chất lượng (nếu có),…Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, NVNK đem hồ sơ đến chi cục hải quan làm thủ tục và nộp thuế để được thông quan. Tiếp theo, NVNK xuống cảng đổi lệnh và trình ký hải quan cổng, bãi.

Bước 5: Thông báo hàng về, tiếp nhận bộ chứng từ nhập khẩu, Kiểm tra bộ chứng từ thông quan và Ban giao bộ chứng từ cho phòng tài chính kế toán của Vimedimex

Trách nhiệm thực hiện: NVNK Phòng kế hoạch và nhập hàng

1. Nhận thông báo hàng về

(1) Căn cứ thời gian giao hàng trong Hợp đồng nhập khẩu hoặc Đơn đặt hàng và kế hoạch hàng về, NVNH theo dõi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, sân bay, đại lý, nhận bộ chứng từ nhập khẩu tuân thủ theo nội dung quy định tại Thông tư số: 38/2015 ngày 25/03/2015 và Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều tại TT 38/2015/TT-BTC.

(2) Tiếp nhận bộ chứng từ đầy đủ trước khi hàng về 01 ngày đối với hàng Air (đường hàng không), 02 ngày đối với hàng Sea (đường biển).

2. Kiểm tra tờ khai hải quan, thực hiện nhập thông tin trên phần mềm hệ thống giao dịch thương mại điện tử B2B và chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé

2.1 Quy định thời gian nhận bộ chứng từ thông quan:

(AWB: Vận đơn hàng không, B/L: Vận đơn đường biển, DO: Lệnh giao hàng, AN: Thông báo hàng đến)

(1) Đối với hàng lạnh Air (đường hàng không): 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận AWB/ AN/ DO.

(2) Đối với hàng thường Air (đường hàng không): 1,5 ngày làm việc kể từ ngày nhận AWB/ AN/ DO.

(3) Đối với hàng nguyên container Sea (đường biển): 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận B/L/ AN/ DO.

(4) Đối với hàng lẻ Sea (đường biển): 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận B/L/ AN/ DO.

Lưu ý: (1) Thời gian nêu trên không tính thời gian phát sinh do yếu tố khách quan như sập mạng hải quan, tiền thuế không kịp cập nhật trên hệ thống hải quan,…(2) Nhập thông tin trên phần mềm ngay sau khi nộp tờ khai hải quan. (3) Đối với trường hợp chứng từ bổ sung, Nhà cung cấp/Nhà sản xuất chịu trách nhiệm giao chứng từ trước 13 giờ 30 trong ngày, trong trường hợp giao chứng từ sau 13 giờ 30 thì sẽ tính sang ngày hôm sau, trừ trường hợp đặt biệt (tuy nhiên NVNK phải đảm bảo và tận dụng tối đa các khả năng có thể để làm thủ tục nhận hàng).

2.2 Thực hiện kiểm tra bộ chứng từ thông quan

(1) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Tên thuốc, Nguyên liệu làm thuốc, Tên thực phẩm chức năng, Thiết bị y tế, Thiết bị làm đẹp, Vật tư tiêu hao, Hàng tiêu dùng mẹ và bé, Quy cách, Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá, Thành tiền, điều khoản giao hàng, xuất xứ hàng hóa, số lô, hạn dùng (nếu có).

(2) Danh mục đóng gói (Packing list): Số Delivery note, số pallets, số carton, trọng lượng.

(3) Phiếu kiểm nghiệm (COA) hoặc Chứng nhận chất lượng (C/Q): Tên nhà sản xuất - tên nước cấp, số lô, ngày sản xuất, hạn dùng, hàm lượng thành phần chính (Theo quy định tại Khoản 14 Điều 91 Nghị định 54/2017/CP-NĐ, Sửa đổi, bổ sung tại Nghị 155/2018/CP-NĐ).

(4) Kiểm tra Hạn dùng của thuốc và nguyên liệu làm thuốc, vắc xin - sinh phẩm Theo quy định tại Điều 90, Nghị định 54/2017/CP-NĐ, Sửa đổi, bổ sung tại Nghị 155/2018/CP-NĐ)

(5) Vận đơn (B/L): Tên và địa chỉ người nhận hàng (consignee), tổng số kiện/ trọng lượng.

(6) Hợp đồng bảo hiểm (Insurance Policy) (nếu có): điều khoản bảo hiểm, tỷ lệ bảo hiểm, tên công ty bảo hiểm tại Việt Nam.

(7) Chứng nhận xuất xứ (C/O): Tên cơ quan-nơi cấp, ngày cấp, số hóa đơn thương mại hoặc số hợp đồng, số lượng, tên hàng, trọng lượng, tên người nhận hàng.

(8) Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Đối với thiết bị y tế và thực phẩm chức năng nhập khẩu).

(9) Khi có Thông báo hàng đến của Trung tâm Logistic 3PL CEVPharma, NVNH thực hiện chuyển thông báo này cho NVGN liên hệ để nhận Lệnh giao hàng từ Trung tâm Logistic 3PL CEVPharma.

(10) Khi có Lệnh giao hàng, NVNH lập Tờ khai Hải quan điện tử và GĐ hoặc PGĐ phụ trách Phòng nhập khẩu và cung ứng hàng hóa ký phê duyệt.

2.3 Thời gian thực hiện thủ tục thông quan đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc

Thời gian thực hiện trong vòng 0,5-02 ngày làm việc

(1) Hàng lạnh Air: 0,5 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ cho các tờ khai luồng xanh & vàng; 01 ngày làm việc cho tờ khai luồng đỏ.

(2) Hàng thường Air: 0,5 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ cho các tờ khai luồng xanh & vàng; 01 ngày làm việc cho tờ khai luồng đỏ.

(3) Hàng nguyên container Sea: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ cho tờ khai luồng xanh & vàng; 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ cho tờ khai luồng đỏ.

(4) Hàng lẻ Sea: 03 ngày làm việc cho tờ khai luồng xanh & vàng; 04 ngày làm việc cho tờ khai luồng đỏ kể từ ngày nhận bộ chứng từ.

NVGN tiến hành làm thủ tục Hải quan tại cảng đến.

Lưu ý: (1) Thời gian nêu trên không tính thời gian phát sinh do yếu tố khách quan như sập mạng hải quan, tiền thuế không kịp cập nhật trên hệ thống hải quan…(2) Phòng kế hoạch và nhập hàng thực hiện giao chứng từ cho NVGN: trước 15 giờ  mỗi ngày đối với hàng Air, trước 15 giờ 30 mỗi ngày đối với hàng Sea. Trường hợp trễ hơn thời gian quy định này, sẽ tính sang ngày hôm sau.

2.4 Bàn giao bộ chứng từ nhập khẩu cho phòng Kế toán

- Thời gian thực hiện bàn giao bộ chứng từ nhập khẩu trong vòng 01-02 ngày làm việc

- Nhân viên Kiểm soát nhập liệu trên phần mềm, sau khi kiểm tra thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé, kiểm tra đầy đủ thông tin, lập Biên bản bàn giao bộ chứng từ nhập khẩu cho phòng Kế toán để thực hiện nhập liệu trên phần mềm và lưu trữ chứng từ nhập khẩu.

Bước 5: Nộp Thuế nhập khẩu, Thuế giá trị gia tăng.

Trách nhiệm thực hiện: Phòng nhập khẩu và cung ứng

1. Thuế nhập khẩu Thuốc

3003 - Thuốc (trừ các mặt hàng thuộc nhóm 30.02, 30.05 hoặc 30.06) gồm từ hai hay nhiều thành phần trở lên đã pha trộn với nhau dùng cho phòng bệnh hoặc chữa bệnh, chưa được đóng gói theo liều lượng hoặc làm thành hình dạng nhất định hoặc đóng gói để bán lẻ.

 

2. Thuế nhập khẩu Nguyên liệu làm thuốc

Nguyên liệu dược nhập khẩu có giấy phép do Cục Quản lý Dược cấp hoặc thuộc Danh mục nguyên liệu làm thuốc được phép NK do Cục Quản lý Dược công bố thì thuộc đối tượng chịu thuế GTGT với thuế suất 5% khi làm thủ tục khai báo hải quan.

3. Thuế nhập khẩu Thực phẩm chức năng

Khi nhập khẩu thực phẩm chức năng, người nhập khẩu cần nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT).

(1)     Thuế VAT của thực phẩm chức năng là 10%.

(2) Thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi của thực phẩm chức năng: nếu HS 2106, thuế nhập khẩu là 15%; nếu HS 2202:  thuế nhập khẩu là 30%

Trong trường hợp thực phẩm chức năng được nhập khẩu từ các nước có Hiệp định thương mại tự do với Việt Nam có thể sẽ được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng đủ các điều kiện mà hiệp định đưa ra. NVNK nên lưu ý nội dung này để được hưởng quyền lợi hợp pháp về ưu đãi thuế, hiện nay Việt Nam đã tham gia ký kết FTA với trên 53 quốc gia.


4. Thuế nhập khẩu Mỹ phẩm

a) Thuế nhập khẩu thông thường: Trường hợp đặc biệt nhập khẩu Mỹ phẩm từ nước chưa có quan hệ tối huệ quốc (MFN) với Việt Nam thì thuế nhập khẩu là thuế nhập khẩu thông thường

b) Thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: Trong trường hợp Mỹ phẩm được nhập khẩu từ các nước có hiệp định thương mại tự do với Việt Nam có thể sẽ được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng đủ các điều kiện mà hiệp định đưa ra.

c) Thuế nhập khẩu ưu đãi: Nếu không thuộc hai trường hợp kể trên (tức là nhập khẩu từ quốc gia có MFN và không có FTA với Việt Nam): Mỹ phẩm chịu thuế nhập khẩu ưu đãi.

Hiện nay, Việt Nam có MFN với gần 200 quốc gia và có FTA với trên 50 quốc gia, vì vậy, các quốc gia không có tối huệ quốc với Việt Nam là rất ít và hàng hóa được áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo FTA đang ngày càng tăng. Công thức tính thuế áp dụng thuế suất theo tỉ lệ % như sau:

(1) Tiền thuế nhập khẩu phải nộp = Giá trị hàng x thuế suất nhập khẩu

Trong đó:  Giá trị hàng hay trị giá hải quan: là giá trị lô hàng khi NVNK khai báo làm thủ tục hải quan.

(2) Trị giá tính thuế nhập khẩu = Tiền hàng + Cước vận chuyển quốc tế theo điều kiện giao hàng + Các khoản phải cộng/chi phí phát sinh cho đến cảng nhập.

Thuế suất nhập khẩu: tính bằng phần trăm (%) dựa trên Biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất của Bộ tài chính ban hành

(3) Tiền thuế VAT = (Giá trị lô hàng + thuế nhập khẩu) x 10%

5. Thuế nhập khẩu Thiết vị y tế, Thiết bị làm đẹp, Vật tư tiêu hao

Căn cứ Khoản 8 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung Khoản 11 Điều 10 Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính quy định đối tượng chịu thuế suất 5%:

“11. Thiết bị, dụng cụ y tế gồm máy móc và dụng cụ chuyên dùng cho y tế như: các loại máy soi, chiếu, chụp dùng để khám, chữa bệnh; các thiết bị, dụng cụ chuyên dùng để mổ, điều trị vết thương, ô tô cứu thương; dụng cụ đo huyết áp, tim, mạch, dụng cụ truyền máu; bơm kim tiêm; dụng cụ phòng tránh thai; và các dụng cụ/thiết bị chuyên dùng cho y tế khác theo xác nhận của Bộ Y tế.

Bông, băng, gạc y tế và băng vệ sinh y tế; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh bao gồm thuốc thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, trừ thực phẩm chức năng; vắc-xin; sinh phẩm y tế, nước cất để pha chế thuốc tiêm, dịch truyền; mũ, quần áo, khẩu trang, săng mổ; bao tay, bao chi dưới, bao giày, khăn, găng tay chuyên dùng cho y tế, túi đặt ngực và chất làm đầy da (không bao gồm mỹ phẩm); vật tư hóa chất xét nghiệm, diệt khuẩn dùng trong y tế theo xác nhận của Bộ Y tế.”

6. Thuế nhập khẩu Hàng tiêu dùng của mẹ, bé

a) Phương pháp tính thuế GTGT

Theo quy định, thuế GTGT phải nộp = (Giá nhập khẩu khai báo + thuế nhập khẩu + thuế TTĐB) x thuế suất thuế GTGT

Trị giá hàng hoá nhập khẩu để tính thuế nhập khẩu đồng thời được sử dụng để tính thuế giá trị gia tăng. Trong lô hàng có trường hợp các mặt hàng có thuế suất giá trị gia tăng khác nhau phải tính thuế giá trị gia tăng riêng cho từng mặt hàng, sau đó tổng hợp lại tổng số thuế giá trị gia tăng cho cả lô hàng.

Bước 6: Vận chuyển hàng hóa

1. Vận chuyển hàng hóa từ kho của Cơ sở xuất khẩu đến cảng xuất khẩu

Vận chuyển hàng hóa từ kho của Cơ sở xuất khẩu, quy trình vận chuyển một lô hàng tiêu chuẩn gồm những nội dung sau:

(1)  Vận chuyển từ kho của Cơ sở xuất khẩu ra cảng xuất khẩu

(2)  Thông quan xuất khẩu

(3)  Xếp dỡ hàng hóa tại bãi

(4) Vận chuyển quốc tế

(5) Thông quan nhập khẩu (lưu ý, có một số mặt hàng cần có giấy phép, công bố, kiểm tra chất lượng … mới đủ điều kiện thông quan)

2. Thời gian vận chuyển từ một số thị trường nhập khẩu về Việt Nam được quy định tại phụ lục 01 của quy trình này

3. Vận chuyển hàng từ cảng nhận hàng về ba tổng kho của Vimedimex

(1) Vận chuyển thuốc, nguyên liệu, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé về nhập tại 03 tổng kho

Sau khi hoàn tất việc làm thủ tục Hải quan tại cảng đến, NVGN tiến hành nhận hàng, thông báo cho 03 Tổng kho thời gian hàng về kho và chuyển hàng về kho. Khi hàng về đến kho, NVGN tiến hành giao hàng cùng với lệnh nhập kho và Biên bản bàn giao hàng hóa cho NVKV.

Lưu ý: Điều kiện đối với thuốc kiểm soát đặc biệt, NVGN phải có bằng trung cấp dược trở lên.

(2) Thực hiện kiểm thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé tại Kho

 Thời gian thực hiện trong vòng 01 ngày làm việc, Nhân viên kho tiến hành kiểm kê thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé và ký xác nhận số lượng thực nhận trên lệnh nhập kho và Biên bản bàn giao, sau đó bàn giao cho nhân viên Kiểm soát nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng mẹ và bé.

(3) Kiểm định chất lượng

- Trường hợp hàng nhập khẩu là Vaccin/Sinh phẩm là huyết thanh có chứa kháng thể, thuốc có cùng tên thương mại, hoạt chất, hàm lượng, nồng độ, dạng bào chế, nhà sản xuất, đối với biệt dược gốc có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam (thuốc nhập khẩu song song), thuốc được sản xuất bởi cơ sở sản xuất thuốc nước ngoài thuộc danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng do Bộ Y Tế (Cục Quản lý Dược) công bố, sau khi hàng về kho phải tiến hành lấy mẫu kiểm nghiệm theo

- Trường hợp hàng nhập khẩu là thực phẩm chức năng sau khi hàng về kho, tiến hành lấy mẫu kiểm định theo quy định tại Nghị Định 15/2018/NĐ-CP.

- Các loại hàng hóa khác thực hiện kiểm định theo quy định chuyên ngành (nếu có).

- Theo dõi kết quả kiểm định và gởi cho các bộ phận liên quan.

Bước 7: Báo cáo nhập khẩu hàng hóa

Trách nhiệm thực hiện: Phòng nhập khẩu và cung ứng

- Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày nhập khẩu, phải lập báo cáo nhập khẩu hàng hóa

-  Đối với Vaccine đã có giấy đăng ký lưu hành tại Việt Nam/thuốc nhập khẩu chưa có số đăng ký gửi về Bộ Y tế và Viện kiểm định Quốc gia Vaccine và Sinh phẩm y tế (đối với Vaccine) theo mẫu 47 hoặc 48 tại phụ lục III – Nghị định 155/2018/NĐ-CP.

- Chậm nhất là ngày 15 tháng 01 năm sau, Phòng nhập khẩu và cung ứng phải lập báo cáo nhập khẩu hàng năm đối với thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất, theo Mẫu số 06 và 08 tại PLII ban hành kèm theo Nghị định 54/2017/NĐ-CP tới Bộ Y tế.

- Dự kiến ngày 07 tháng 01 năm sau, sẽ thu thập dữ liệu nhập khẩu thuốc chứa dược chất phải kiểm soát đặc biệt của trọn năm vừa qua (theo đúng yêu cầu của Mẫu báo cáo) từ số liệu thực tế trong kho và đối chiếu với số liệu từ báo cáo nhập hàng bộ phận NVNK theo trình tự sau: 

IV. Hướng dẫn Admin quản lý sản phẩm và phân quyền xét duyệt sản phẩm 

1. Tính năng quản lý sản phẩm

1.1 Quản lý sản phẩm: Cho phép thêm, sửa, xóa các danh mục sản phẩm (không giới hạn số lượng); Cho phép đăng tải sản phẩm vào các danh mục sản phẩm. Hiển thị sản phẩm theo danh mục; Cho phép xem sản phẩm theo danh mục sản phẩm của 26 nhóm Thuốc hóa dược và sinh phẩm.

1.2 Quản lý sản phẩm theo từng danh mục sản phẩm

- Cho phép thêm, sửa, xóa sản phẩm trong từng danh mục sản phẩm;

- Thông tin về mỗi sản phẩm bao gồm: Tên sản phẩm; Mô tả ngắn về sản phẩm (1) Mã sản phẩm, (2) Tên sản phẩm; (3) Tên và địa chỉ của Tổ chức chịu trách nhiệm về sản phẩm; (4) Xuất xứ sản phẩm, (5) Hoạt, hàm lượng, (6) Quy cách đóng gói, (7) Đơn vị tính; (8) Lô sản xuất; (9) Hạn dùng;

2. Hướng dẫn sử dụng Danh mục sản phẩm

Đây là tính năng trên ứng dụng Quản lý giúp admin quản lý thông tin sản phẩm qua các thao tác: thêm mới, cập nhật, xóa, tìm kiếm/lọc, sắp xếp. Cụ thể như sau:

2.1 Tạo sản phẩm

Trên menu tính năng, Bộ phận cung ứng vào mục Dữ liệu danh mục -> chọn Danh mục sản phẩm -> Chọn New (tạo mới) -> Chọn loại là Inventory Item  -Lot Numbered (Hàng hóa quản lý theo lô). Sau đó nhập các thông tin chính:

(1) Mã sản phẩm: Bỏ trống để hệ thống tự sinh theo quy tắc đặt mã định danh.

(2) Tên sản phẩm: bắt buộc nhập.

(3) Danh mục sản phẩm theo 27 nhóm Thuốc hóa dược và sinh phẩm: chạm để chọn danh mục sản phẩm theo 27 nhóm thuốc: ((1) Nhóm Thuốc gây tê, gây mê, thuốc giãn cơ, giải giãn cơ; (2) Nhóm Thuốc giảm đau, hạ sốt; chống viêm không steroid; thuốc điều trị gút và các bệnh xương khớp; (3) Nhóm Thuốc chống dị ứng và dùng trong các trường hợp quá mẫn; (4) Nhóm Thuốc giải độc và các thuốc dùng trong trường hợp ngộ độc; (5) Nhóm Thuốc chống co giật, chống động kinh; (6) Nhóm Thuốc điều trị ký sinh trùng, chống nhiễm khuẩn; (7) Nhóm Thuốc điều trị đau nửa đầu; (8) Nhóm Thuốc điều trị ung thư và điều hòa miễn dịch (9) Nhóm Thuốc điều trị bệnh đường tiết niệu; (10) Nhóm Thuốc chống parkinson (11) Nhóm Thuốc tác dụng đối với máu (12) Nhóm Thuốc tim mạch (13) Nhóm Thuốc điều trị bệnh da liễu (14) Nhóm Thuốc dùng chẩn đoán (15) Nhóm Thuốc tẩy trùng và sát khuẩn (16)Nhóm Thuốc lợi tiểu (17)Nhóm Thuốc đường tiêu hóa (18) Nhóm Hocmon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết (19) Nhóm Huyết thanh và globulin miễn dịch; (20) NhómThuốc làm mềm cơ và ức chế cholinesterase (21) Nhóm Thuốc điều trị bệnh mắt, tai mũi họng (22) Nhóm Thuốc có tác dụng thúc đẻ, cầm máu sau đẻ và chống đẻ non (23) Nhóm Dung dịch lọc màng bụng, lọc máu (24) Nhóm Thuốc chống rối loạn tâm thần và thuốc tác động lên hệ thần kinh (25) Nhóm Thuốc tác dụng trên đường hô hấp (26) Nhóm Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid-base và các dung dịch tiêm truyền khác ; (27) Nhóm Khoáng chất và vitamin

(4) Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm trong những nhóm sau: Thuốc/Nguyên liệu làm thuốc/Thực phẩm chức năng/Thiết bị y tế/Thiết bị làm đẹp/Vật tư tiêu hao/Hàng tiêu dùng của mẹ,bé.

(5) Nguồn gốc xuất xứ: là hàng trong nước hoặc nhập khẩu.

(6) Các thông tin quản lý: Ngoài ra Bộ phận cung ứng cần nhập các thông tin quản lý khác để phục vụ mục tiêu phân tích và báo cáo như:


2.5 Cập nhật sản phẩm

- Tại màn hình 01. Dữ liệu danh mục/ Danh mục sản phẩm, Bộ phận cung ứng  chọn vào sản phẩm cần cập nhật thông tin (1) -> chạm vào biểu tượng Edit  (2) -> sửa thông tin sản phẩm (3) -> chạm Lưu để hoàn thành thay đổi. 

2.6 In tem mã sản phẩm: Hệ thống hỗ trợ in tem mã sản phẩm

- Tại màn hình chi tiết Sản phẩm, admin chạm vào sản phẩm cần in tem mã sản phẩm -> chạm vào biểu tượng In (1) -> chạm In tem mã sản phẩm (2)

2.7 Tìm kiếm hoặc lọc sản phẩm 
Để tìm kiếm sản phẩm, Người dùng vào 01. Dữ liệu danh mục/ Danh mục sản phẩm  (1),  hoặc trên thanh công cụ tìm kiếm gõ thông tin tìm kiếm sản phẩm.

- Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm theo các điều kiện: Tên sản phẩm, Mã sản phẩm, Serial/Imei hoặc Lô sản xuất, hạn sử dụng (tương ứng với 27 nhóm thuốc thuộc Gian hàng chính hãng của Vimedimex/NBH).    

2.8 Sắp xếp sản phẩm: Để sắp xếp sản phẩm, admin chạm vào biểu tượng    (1);  Tùy theo trình tự cần sắp xếp, admin chạm vào điều kiện sắp xếp (2)

3. Hướng dẫn sử dụng Báo cáo

Đây là tính năng trên ứng dụng Quản lý giúp admin quản lý thông tin sản phẩm qua các góc nhìn về doanh thu, lợi nhuận, giá trị sản phẩm tồn kho.

Người dùng thực hiện truy cập báo cáo theo các phân hệ liên quan trên thanh Menu. Ví dụ với phần Nhập hàng. Người dùng thực hiện theo đường dẫn sau: B1. Nhập hàng =>  03. Biểu mẫu/ Báo cáo => (Chọn Biểu mẫu, báo cáo cần xem). Hoặc người dùng truy cập báo cáo bằng đường dẫn sau: VMD Báo cáo => Chọn phân hệ muốn xem (Ví dụ Mua hàng ) => Chọn Báo cáo muốn xem. Ngoài ra, Trong trường hợp người dùng đã biết tên Báo cáo cần xem, người dùng có thể nhập trực tiếp trên thanh tìm kiếm, đợi hệ thống hiển thị danh sách tìm kiếm và thực hiện click chọn Báo cáo muốn xem.

Trên mỗi báo cáo sẽ có các thông tin tham số tìm kiếm để lọc dữ liệu cần xem và đều có thể xuất báo cáo ra các dạng Excel, Word, PDF.

4. Hướng dẫn thông báo

4.1. Hướng dẫn sử dụng Cài đặt thông báo

- Hệ thống hỗ trợ hiển thị thông báo trên trên hệ thống theo từng chức năng nhiệm vụ của người sử dụng.

- Màn hình Reminder (Nhắc nhở) trên màn hình hiện số lượng các công việc cần phải thực hiện của người sử dụng.

- Để xem danh mục thông báo, người dùng chỉ cần kích vào dòng số lượng thông báo nhắc nhở theo từng hạng mục công việc để xem chi tiết các công việc, chứng từ, đơn hàng cần phải thực hiện.

4.2. Sản phẩm, bao gồm các thông báo

- Cảnh báo tồn kho: Cảnh báo tức thời khi gian hàng chính hãng của Vimedimex còn hàng hóa dưới/ vượt định mức tồn kho.

- Cảnh báo sắp hết hạn (áp dụng với gian hàng quản lý tồn kho theo Lô sản xuất và hạn sử dụng): Thông báo 1 lần/ ngày vào buổi sáng khi Gian hàng chính hãng của Vimedimex có sản phẩm sắp hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian thiết lập: 8 tháng, 9 tháng và 10 tháng.

5. Hướng dẫn quản lý NBH là Nhà cung ứng, Nhà sản xuất, Nhà phân phối

5.1. Quy trình kiểm duyệt hồ sơ pháp lý và kích hoạt tài khoản của NBH


5.2. Quản lý thông tin nhà bán hàng

(1) Hiển thị đầy đủ các thông tin của NBH: Theo dõi và thống kê chi tiết, rõ ràng các thông tin của các nhà cung cấp theo mã, tên NBH, email, số điện thoại; Tìm kiếm NBH theo tên hoặc theo mã; Dễ dàng quản lý và đặt hàng từ NBH tránh sai sót.

(2) Thêm mới NBH dễ dàng: Cho phép thêm và tạo mới NBH vào danh sách của Gian hàng chính hãng trên website:cevpharma.com.vn; Dễ dàng cập nhật chi tiết các thông tin về NBH; Hỗ trợ lưu trữ những dữ liệu quan trọng của NBH như: Tên, số điện thoại, email, địa chỉ.

(3) Phân quyền cho nhân viên quản lý NBH: Cho phép phân quyền cho nhân viên quản lý NBH; Dễ dàng giám sát và theo dõi hiệu suất hoạt động của từng NBH; Hỗ trợ tạo các ghi chú, thông tin quan trọng về đơn hàng hoặc NBH.

(4) Theo dõi lịch sử và tình trạng đơn đặt hàng từ NBH: Cho phép thống kê tổng quan, quản lý tất cả đơn đặt hàng từ NBH; Hỗ trợ lọc các đơn nhập hàng theo thời gian: Ngày, tuần, tháng, năm; Dễ dàng xác định được nhân viên nào đã tạo đơn, NBH cũng như nhập hàng; Nhanh chóng lọc, tìm đơn hàng theo trạng thái: Tất cả, đã tạo đơn, đã hoàn thành, đã hủy…

(5) Tạo đơn đặt hàng nhanh chóng và dễ dàng: Dễ dàng tạo đơn đặt hàng từ danh sách các NBH đã có sẵn; Cho phép tìm sản phẩm theo tên, mã SKU, mã vạch; Liệt kê chi tiết thông tin sản phẩm nhập: Tên, số lượng, giá nhập, thuế (nếu có), tổng tiền…; Theo dõi chính xác nào đã nhập hàng; Nhanh chóng biết được hàng đã về kho hay chưa qua các trạng thái: Tạo đơn, đã duyệt, hoàn tất.

5.3. Hướng dẫn sử dụng quản lý NBH

Đây là tính năng trên ứng dụng Quản lý giúp Admin quản lý thông tin NBH cấp qua các thao tác: tạo mới, xem lịch sử giao dịch, thanh toán/ điều chỉnh công nợ, cập nhật thông tin. Cụ thể như sau:

(1). Tạo mới NBH

- Trên menu Dữ liệu danh mục > Danh mục NCC

- Tại màn hình Nhà bán hàng/ Nhà cung cấp, Người dùng chạm vào biểu tượng Thêm mới  để tạo mới Nhà bán hàng (1)

- Nhập thông tin Nhà bán hàng (2)

Lưu ý: Mã NBH: nhập mã Nhà bán hàng hoặc bỏ trống để hệ thống tự sinh

Tên NBH: bắt buộc nhập

Điện thoại và Email: bắt buộc nhập 1 trong 2 thông tin trước khi Lưu

Khu vực: chạm để tìm kiếm và chọn khu vực

Phường xã/đường phố: chạm để tìm kiếm và chọn phường xã/đường phố

Nhóm nhà bán hàng: chạm tìm kiếm và chọn nhóm Nhà bán hàng

Chạm Lưu để hoàn thành lưu thông tin Nhà bán hàng (3)

(2) Lịch sử giao dịch: Tại màn hình Nhà bán hàng, admin chạm vào nhà bán hàng cần xem thông tin -> chạm vào Nhà bán hàng/NCC Dash Board (Thông tin tổng thể) để xem tất cả các thông tin giao dịch với NBH/NCC.

(3) Công nợ với nhà bán hàng

- Tại màn hình Nhà bán hàng, Người dùng chạm vào nhà bán hàng cần xem thông tin -> chạm vào Nhà bán hàng/NCC Dash Board (Thông tin tổng thể) và chọn Công nợ -> hệ thống hiển thị chi tiết công nợ với nhà bán hàng. Tại đây, Người dùng có thể xem chi tiết các chứng từ công nợ hoặc thanh toán công nợ với nhà bán hàng.

- Thanh toán công nợ: Để thực hiện thanh toán công nợ cho nhà bán hàng, Người dùng chọn Giao dịch phát sinh >  Thanh toán cho NBH/NCC (1) để lập phiếu chi tiền trả cho nhà bán hàng.

(4) Cập nhật thông tin nhà bán hàng

- Tại màn hình Nhà bán hàng, admin chạm vào nhà bán hàng cần cập nhật thông tin (1) -> chạm vào biểu tượng Sửa (2) -> sửa thông tin nhà  bán hàng (3) -> chạm Lưu để hoàn thành thay đổi (4)

(5) Xóa nhà bán hàng

Hệ thống hỗ trợ 2 cách xóa như sau (Lưu ý: Chỉ có thể xóa được khi chưa có giao dịch phát sinh nào liên quan đến nhà bán hàng):

- Cách 1: Trên màn hình danh sách Nhà bán hàng, tại nhà bán hàng cần xóa -> vuốt sang trái -> chọn Xóa (1); Chạm Xóa để xác nhận thông tin (2)

- Cách 2: Tại màn hình chi tiết Nhà bán hàng, admin chạm vào nhà bán hàng cần xóa -> chạm vào biểu tượng    (1) -> chạm Xóa (2); Chạm Xóa để xác nhận thông tin (3)

(6) Ngừng hoạt động/cho phép hoạt động

- Tại màn hình Nhà bán hàng, Người dùng chạm vào nhà bán hàng cần chuyển trạng thái -> Chọn Ngừng hoạt động; và nhấn Lưu để xác nhận chuyển trạng thái nhà bán hàng (3)

(7) Tìm kiếm/lọc

- Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm/lọc nhà bán hàng theo các điều kiện: Mã, tên, điện thoại, Trạng thái, Gian hàng chính hãng của NBH.

- Tìm kiếm theo Mã, tên, điện thoại, Trạng thái.

- Lọc theo NBH, gian hàng chính hãng

(8) Sắp xếp

- Để sắp xếp thứ tự hiển thị các nhà bán hàng, người dùng chạm vào biểu tượng   (1)

- Tùy theo trình tự cần sắp xếp, admin chạm vào thời gian tạo nhà bán hàng hoặc theo Tên nhà bán hàng.

6.Tính năng phân cấp Nhà bán hàng theo từng cấp độ (Premium memberships)

6.1. Phân cấp nhà bán hàng theo danh mục sản phẩm

a) Gian Hàng Chính Hãng Kim Cương của Nhà bán hàng có danh mục sản phẩm: (2) 300-400 sản phẩm; (1) 400-500 sản phẩm trở lên

b) Gian Hàng Chính Hãng Vàng của Nhà bán hàng có danh mục sản phẩm: (2) 200-250 sản phẩm; (1) 250-300 sản phẩm

c)  Gian Hàng Chính Hãng Bạc của Nhà bán hàng có danh mục sản phẩm: (2) 100-150 sản phẩm; (1) 150-200 sản phẩm

d) Gian Hàng Chính Hãng Thường của Nhà bán hàng có danh mục sản phẩm: (2) dưới 50 sản phẩm; (1) 50-100 sản phẩm

6.2. Phân cấp nhà bán hàng theo doanh thu


Ghi chú: Cấp bậc và biểu phí bán hàng tương ứng với từng cấp bậc sẽ được xem xét và cập nhật sau mỗi quý.

8. Quản lý và sử dụng sản phẩm theo lô sản xuất, hạn sử dụng

8.1. Mô tả:  Đối với các mặt hàng như: thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thiết bị làm đẹp, vật tư tiêu hao, hàng tiêu dùng của mẹ, bé…việc theo dõi và kiểm soát quản lý hàng hóa theo lô sản xuất và hạn sử dụng là một điều rất quan trọng nhằm:

- Quản lý sản phẩm theo lô, hạn sử dụng trên tất cả các giao dịch giúp cho Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex quản lý một cách thống nhất thông tin lô sản xuất, hạn sử dụng cho từng sản phẩm.

- Cung cấp góc nhìn thẻ kho chi tiết đến từng lô sản xuất của từng sản phẩm, giúp admin quản lý kho nắm rõ về thời hạn sử dụng, cũng như đặc điểm của từng lô sản xuất sản phẩm để việc quản lý sản phẩm đạt được hiệu quả tốt nhất.

- Bằng cách gợi ý việc xuất kho (bán hàng, chuyển hàng, …) theo nguyên tắc hàng nào hết hạn trước sẽ xuất trước một cách tự động sẽ giảm bớt thời gian thao tác cho NVKV một cách tối ưu nhất cũng như tránh tình trạng lãng phí cho Gian hàng chính hãng Kim Cương của Vimedimex

- Báo cáo sản phẩm theo hạn sử dụng giúp cho Admin quản lý dễ dàng nắm bắt sản phẩm nào sắp hết hạn để có giải pháp hợp lý.

8.2. Thiết lập tính năng:

- Tính năng quản lý sản phẩm theo Lô sản xuất – hạn sử dụng được chọn và thiết lập ngay từ khi tạo mới thông tin sản phẩm, hàng hóa.

8.3. Quản lý và sử dụng sản phẩm theo lô sản xuất, hạn sử dụng

8.3.1 Quản lý sản phẩm

a) Thêm mới:

Trên menu tính năng, Bộ phận cung ứng vào mục Dữ liệu danh mục -> chọn Danh mục sản phẩm -> Chọn New (tạo mới) -> Chọn loại là Inventory Item  -Lot Numbered (Hàng hóa quản lý theo lô). Sau đó nhập các thông tin chính:

(1) Mã sản phẩm: Bỏ trống để hệ thống tự sinh theo quy tắc đặt mã định danh.

(2) Tên sản phẩm: bắt buộc nhập.

(3) Danh mục sản phẩm theo 27 nhóm Thuốc hóa dược và sinh phẩm: chạm để chọn danh mục sản phẩm theo 27 nhóm thuốc: ((1) Nhóm Thuốc gây tê, gây mê, thuốc giãn cơ, giải giãn cơ; (2) Nhóm Thuốc giảm đau, hạ sốt; chống viêm không steroid; thuốc điều trị gút và các bệnh xương khớp; (3) Nhóm Thuốc chống dị ứng và dùng trong các trường hợp quá mẫn; (4) Nhóm Thuốc giải độc và các thuốc dùng trong trường hợp ngộ độc; (5) Nhóm Thuốc chống co giật, chống động kinh; (6) Nhóm Thuốc điều trị ký sinh trùng, chống nhiễm khuẩn; (7) Nhóm Thuốc điều trị đau nửa đầu; (8) Nhóm Thuốc điều trị ung thư và điều hòa miễn dịch (9) Nhóm Thuốc điều trị bệnh đường tiết niệu; (10) Nhóm Thuốc chống parkinson (11) Nhóm Thuốc tác dụng đối với máu (12) Nhóm Thuốc tim mạch (13) Nhóm Thuốc điều trị bệnh da liễu (14) Nhóm Thuốc dùng chẩn đoán (15) Nhóm Thuốc tẩy trùng và sát khuẩn (16)Nhóm Thuốc lợi tiểu (17)Nhóm Thuốc đường tiêu hóa (18) Nhóm Hocmon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết (19) Nhóm Huyết thanh và globulin miễn dịch; (20) NhómThuốc làm mềm cơ và ức chế cholinesterase (21) Nhóm Thuốc điều trị bệnh mắt, tai mũi họng (22) Nhóm Thuốc có tác dụng thúc đẻ, cầm máu sau đẻ và chống đẻ non (23) Nhóm Dung dịch lọc màng bụng, lọc máu (24) Nhóm Thuốc chống rối loạn tâm thần và thuốc tác động lên hệ thần kinh (25) Nhóm Thuốc tác dụng trên đường hô hấp (26) Nhóm Dung dịch điều chỉnh nước, điện giải, cân bằng acid-base và các dung dịch tiêm truyền khác ; (27) Nhóm Khoáng chất và vitamin
(4) Nhóm sản phẩm: Chọn nhóm sản phẩm trong những nhóm sau: Thuốc/Nguyên liệu làm thuốc/Thực phẩm chức năng/Thiết bị y tế/Thiết bị làm đẹp/Vật tư tiêu hao/Hàng tiêu dùng của mẹ,bé.

(5) Nguồn gốc xuất xứ: là hàng hóa sản xuất trong nước hoặc nhập khẩu.

(6) Các thông tin quản lý: Ngoài ra Bộ phận cung ứng cần nhập các thông tin quản lý khác để phục vụ mục tiêu phân tích và báo cáo như:


b) Cập nhật sản phẩm

- Tại màn hình 01. Dữ liệu danh mục/ Danh mục sản phẩm, Bộ phận cung ứng  chọn vào sản phẩm cần cập nhật thông tin (1) -> chạm vào biểu tượng Edit  (2) -> sửa thông tin sản phẩm (3) -> chạm Lưu để hoàn thành thay đổi.

8.3.2 Nhập hàng

a) Tạo mới phiếu nhập hàng

Người dùng theo đường dẫn sau: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Nhận hàng. Tài màn hình nhập hàng, các thông tin được kế thừa từ Hợp đồng mua hàng và người dùng sẽ nhập số lượng thực tế nhập kho và thông tin về Lô Sản xuất, Hạn sử dụng theo từng mặt hàng. Chi tiết các thông tin như sau:


8.3.3 Trả hàng nhập theo phiếu nhập

a) Tạo mới phiếu trả hàng nhập theo phiếu nhập

Đầu tiên, Người dùng chọn Hợp đồng mua hàng cần trả lại bằng cách vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Hợp đồng mua hàng > List. Sau đó chọn Hợp đồng mua hàng cần trả lại và chọn chức năng Trả lại hàng. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Trả lại hàng, hầu hết các thông tin sẽ được tự động kế thừa sang, người dùng chỉ cần chọn lại mặt hàng và số lượng cần trả. Tạo phiếu trả hàng thành công, nếu muốn sửa lại thông tin phiếu trả hàng, người dùng chọn Edit Chọn nút Phiếu trả hàng để xem và in phiếu trả hàng.

Sau khi Phiếu trả hàng được phê duyệt thì sẽ tự động chuyển đến bộ phận kho để tạo Phiếu xuất kho trả hàng NCC. Hệ thống chuyển đến màn hình tạo phiếu xuất trả và kế thừa toàn bộ thông tin từ đơn trả hàng, người dùng kiểm tra lại thông tin, và nhập bổ sung thông tin cần thiết. Chọn Lô SX theo từng hàng hóa xuất trả nhà cung cấp sau đó in Phiếu trả hàng.

Sau khi Phiếu xuất trả hàng được in và xử lý, bộ phận Kế toán căn cứ vào đó để tạo Phiếu giảm trừ công nợ cho NCC bằng cách vào Menu: 02. Giao dịch phát sinh > Giảm trừ công nợ. Trên màn hình Giảm trừ công nợ cũng sẽ được kế thừa tự động các thông tin từ phiếu trả hàng như Nhà cung cấp, Tài khoản công nợ, Tổng tiền, Tax (Số tiền thuế), Ngày ghi nhận giảm trừ, Thông tin mặt hàng, Số lượng ở phần Hàng hóa đảm bảo thông tin chính xác.

8.3.4 Chuyển hàng giữa các kho

Để yêu cầu điều chuyển hàng từ kho cần chuyển sang kho khác, người dùng sử dụng chức năng Điều chuyển kho (Transfer Order) như sau.

Bước 1: Người dùng vào đường dẫn: 02. Giao dịch phát sinh / Điều chuyển kho, và nhập các thông tin chính như sau:


Bước 2: Tạo phiếu xuất kho tại kho xuất theo yêu cầu điều chuyển

Để tạo phiếu xuất kho, bộ phận kho xuất có thể tìm lại số yêu cầu trên thanh tìm kiếm hoặc sử dụng Chức năng Nhắc nhở công việc: Đơn điều chuyển chờ xuất kho.

Màn hình xuất hàng được tạo tự động và kế thừa thông tin từ yêu cầu điều chuyển. Nhân viên kho hàng kiểm tra lại thông tin đã đúng hay chưa và thực hiện nhập số lượng thực tế điều chuyển cùng với chi tiết Lô sản xuất, hạn sử dụng của từng hàng hóa. Sau đó Lưu lại và in phiếu xuất kho.

Bước 3 : Tạo phiếu nhập kho tại kho nhận điều chuyển

Để tạo phiếu nhập kho người dùng có thể dùng Chức năng nhắc nhở công việc Đơn điều chuyển chờ nhập kho hoặc vào Menu: Nhập hàng > 02. Giao dịch phát sinh > Nhận hàng. Tại màn hình phiếu nhập kho điều chuyển, hầu hết các thông tin đã được kế thừa từ Phiếu xuất kho và Yêu cầu điều chuyển. Tại đây, nhân viên kho hàng cần kiểm tra lại số lượng nhập kho, chi tiết Lô sản xuất và hạn sử dụng theo từng hàng hóa sau đó nhấn Lưu và in phiếu Nhập kho.

8.3.5 Kiểm kho

a) Xuất danh mục kiểm kho

Người dùng xuất danh mục hàng hoá cần kiểm kê theo từng kho bằng cách truy cập menu B4. Xuất kho - Điều chuyển, di chuột tới 03. Biểu mẫu / Báo cáo và chọn Danh mục kiểm kê kho

b) Màn hình quản lý

Trên màn hình Danh mục kiểm kê kho, người dùng sử dụng các bộ lọc theo Kho hàng, Mã hàng, Vị trí kho, Lô sản phẩm cần kiểm kê để xuất danh mục mong muốn thực hiện kiểm kê.

c) Thực hiện kiểm đếm và cập nhật nếu có chênh lệch

Bộ phận kiểm kê thực hiện kiểm đếm danh mục hàng hóa kiểm kho thực tế và so sánh với số liệu trên hệ thống. Nếu có chênh lệch sẽ thực hiện điều tra nguyên nhân chênh lệch và cập nhật lại số đúng trên hệ thống.

8.3.6 Xuất hủy

a) Tạo mới phiếu xuất hủy

Người dùng truy cập Menu 02. Giao dịch phát sinh và chọn Phiếu xuất huỷ.

Trên màn hình Phiếu xuất huỷ, người dùng chọn thông tin kho xuất hủy và nhập thông tin Diễn giải lý do xuất huỷ của hàng hoá.

Người dùng tìm kiếm và chọn các Hàng hoá cần xuất huỷ, điền các thông tin: Kho xuất, Số lượng xuất, Lô sản xuất, hạn sử dụng. Bấm Save để lưu Phiếu xuất huỷ

b) Màn hình quản lý

(1) Danh sách phiếu xuất hủy:

Người dùng truy cập menu 02. Giao dịch phát sinh vào mục Phiếu xuất huỷ và chọn Danh sách để xem danh sách các Phiếu xuất huỷ

(2) Sửa: 

Để sửa Phiếu xuất huỷ, người dùng chọn Phiếu xuất huỷ trên Danh sách Phiếu xuất huỷ để mở.

Trên màn hình Phiếu xuất huỷ, người dùng bấm nút Edit để sửa các thông tin như: Tài khoản chi phí, Lý do xuất huỷ, Hàng hoá, Lô sản phẩm, …

Sau khi sửa xong các thông tin, người dùng bấm nút Save để lưu lại phiếu

(3) Sao chép: Hệ thống hỗ trợ sao chép phiếu xuất hủy theo đúng số lượng tương ứng với số lô sản xuất của sản phẩm trên phiếu xuất hủy gốc.

Để sao chép Phiếu xuất huỷ, người dùng chọn Phiếu xuất huỷ trên Danh sách Phiếu xuất huỷ để mở.

Trên màn hình Phiếu xuất huỷ, người dùng và bấm Make Copy và sửa các thông tin như: Tài khoản chi phí, Lý do xuất huỷ, Hàng hoá, Lô sản phẩm, … nếu muốn

Sau khi cập nhật xong các thông tin, người dùng bấm nút Save để lưu lại phiếu.

8.3.7 Báo cáo  

- Hàng hóa quản lý theo lô, hạn sử dụng được liệt kê tạo menu VMD Báo cáo, di chuột tới Kho hàng và chọn Báo cáo tồn kho theo từng sản phẩm – theo kho

PHỤ LỤC 01- THỜI GIAN VẬN CHUYỂN TỪ MỘT SỐ THỊ TRƯỜNG VỀ VIỆT NAM

PHỤ LỤC 02 CÁC BIEU MAU  QUY TRÌNH NHẬP HÀNG HÓA TRONG NƯỚC VÀ NHẬP KHẨU

PHỤ LỤC 03-HD NGUYEN TAC MUA BAN HÀNG HÓA VÀ HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA -QUY TRÌNH NHẬP HÀNG HÓA

PHỤ LỤC 04-DANH MỤC NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC PHÂN PHỐI TRÊN CEVPHARMA


HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA  => Tải tại đây: 


To install this Web App in your iPhone/iPad press and then Add to Home Screen.