HƯỚNG DẪN ĐIỀU CHUYỂN TẠI TGDTMĐTB2B

1. Tạo phiếu yêu cầu vận chuyển từ Tổng kho đến các kho TTPP Vimedimex

Khi NVKV yêu cầu vận chuyển hàng hóa từ Tổng kho (TPHN/ TPHCM) đến 63 TTPP Vimedimex, tương ướng với 63 tỉnh thành, mà không phát sinh từ các giao dịch mua bán trên cevpharma.com.vn.

Đường dẫn: tại màn hình Phiếu xuất kho -> Yêu cầu vận chuyển -> Đồng bộ sang TMS

Tên trường	Diễn giải
Thông tin chính
Phân loại yêu cầu	Chọn list phân loại YC : - Null (nếu  P. YCVC được tạo  từ Tổng kho (HN/ TPHCM/) đến 63 TTPP Vimedimex, tương ướng với 63 tỉnh thành) - Xuất kho - Xuất kho trả N BH - Điều chuyển kho - Nhập kho
Ngày tạo phiếu	Chọn n gày tạo phiếu YCVC
Ngày yêu cầu nhận hàng	Chọn n gày dự kiến nhận hàng
Lý do vận chuyển	Nhập l ý do vận chuyển
Giao dịch nguồn	Chọn g iao dịch nguồn
Đồng bộ thông tin	Đồng bộ thông tin ?
Giao hàng/ Nhận hàng
Họ tên	Nhập  Họ tên người giao hàng / nhận hàng
Địa chỉ	Tự động cập nhật dựa vào các trường Thành phố/ Tỉnh, Quận/ Huyện, Phường/ Xã, Số nhà,…
Thành phố/ Tỉnh	Chọn trong danh sách Thành phố/ Tỉnh
Quận/ Huyện	Chọn trong danh sách Quận/ Huyện thuộc TP/ Tỉnh
Phường/ Xã	Chọn trong danh sách Phường/ Xã thuộc Quận/ Huyện
Số nhà, tên đường/ phố	Nhập  Số nhà, tên đường/ phố
Ghi chú	Ghi chú cho người giao / người nhận
Số điện thoại	Số điện thoại
Đối tượng nhận hàng	Đối tượng nhận hàng
Thông tin thanh toán
Hình thức thanh toán	Chọn danh sách hình thức thanh toán - Bù trừ công nợ - Chuyển khoản - Khuyến mại - Thu hộ  - Tiền mặt - Tiền mặt/ Chuyển khoản - Tạm ứng hàng
Tiền hàng	Nhập t iền hàng
Phí vận chuyển	Nhập phí vận chuyển
Phụ phí	Nhập p hụ phí
Tổng tiền	Tự động tính tổng tiền hàng
Tab sản phẩm
Hàng hóa	Chọn trong danh sách tên sản phẩm
Số lượng	Nhập số lượng sản phẩm
ĐVT	Tự động hiện theo Tên sản phẩm
Thể tích / Unit	Nhập t hể tích  sản phẩm
Trọng lượng / Unit	Nhập t rọng lượng  sản phẩm
Diễn giải	Nhập diễn giải cho sản phẩm

2. Tạo P.YCVC từ Đơn bán hàng

Đơn bán hàng được NVCSKH tiếp nhận sau đó thực hiện kiểm tra đơn bán hàng, cập nhật thông tin vận chuyển (nếu chưa đủ) sau đó thực hiện Fill Lot, Approve (Phê duyệt) và thực hiện tạo P.YCVC.

Admin click chọn vào Tab Vận chuyển để kiểm tra hoặc cập nhật thông tin vận chuyển nếu chưa đủ thông tin.

Khu vực hiển thị thông tin địa chỉ KHM nhận. Nếu thông tin chưa đúng, admin thực hiện bấm nút Edit (  ) để thực hiện cập nhật thông tin địa chỉ KHM nhận hàng.

Hiển thị màn hình cập nhật thông tin Địa chỉ. Admin thực hiện cập nhật thông tin vào các trường dữ liệu. Sau đó bấm Save để lưu thông tin.

Sau khi thực hiện kiểm tra các thông tin trên đơn bán hàng, admin thực hiện Fill Lot/cập nhật lô để điền lô tự động, sau đó thực hiện phê duyệt đơn bán hàng. Khi có nhu cầu vận chuyển, thực hiện bấm nút Tạo P.YCVC. Hệ thống chuyển hướng sang màn hình Phiếu Yêu cầu vận chuyển được kế thừa thông tin từ màn hình Đơn bán hàng.

Thông tin sản phẩm được kế thừa dữ liệu từ Đơn bán hàng, admin có thể cập nhật lại số lượng, hoặc xóa những dòng chưa cần vận chuyển tại thời điểm lập chứng từ tùy vào nhu cầu thực tế. Admin  dùng bấm nút Save () để thực hiện lưu lại P.Yêu cầu vận chuyển.

3. Tạo phiếu yêu cầu vận chuyển, từ Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ

Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ được NVKV thực hiện nghiệp vụ điều chuyển nội bộ giữa kho TTPP Vimedimex thuộc tỉnh này, đến kho TTPP vimedimex thuộc tỉnh khác. NVKV thực hiện tiếp nhận Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ và thực hiện kiểm tra, Fill Lot để cập nhật lô và sau đó thực hiện Phê duyệt phiếu yêu cầu điều chuyển mội bộ. Sau đó bấm nút Tạo phiếu yêu cầu để tạo chứng từ Phiếu xuất kho kiêm chứng từ  vận chuyển. Tại Tab Vận chuyển, admin nhập thông tin KHM nhận hàng.

Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, admin thực hiện Approve để phê duyệt Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ và bấm Fill Lot/Cập nhật lô Sau đó bấm nút Tạo PYCVC.

Hệ thống chuyển hướng sang màn hình tạo chứng từ Yêu cầu vận chuyển, admin thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin sau đó bấm Save ()  để lưu thông tin chứng từ.

4. Tạo phiếu yêu cầu vận chuyển từ Đơn trả hàng của Nhà bán hàng

Đơn trả hàng của NBH được Bộ phận Mua hàng/BPNH  thực hiện, trong trường hợp Đơn trả hàng có yêu cầu vận chuyển đến khu vực của NBH, admin thực hiện tạo Chứng từ Yêu cầu vận chuyển từ màn hình Trả hàng NBH.

Tương tự với Đơn bán hàng và phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ, admin cập nhật thông tin địa chỉ tại Tab Vận Chuyển sau đó thực hiện lưu chứng từ và bấm Tạo PYCVC để tạo chứng từ Yêu cầu vận chuyển được kế thừa thông tin từ Đơn trả hàng NBH.

5. Tạo Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển

NVKV tiếp nhận Yêu cầu vận chuyển từ NVCSKH và thực hiện Tạo Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển. Admin có thể tìm phiếu yêu cầu vận chuyển bằng cách nhập Số PYCVC trên thanh tìm kiếm.

Hoặc sử dụng Reminder Yêu cầu vận chuyển chờ xuất kho; Hiển thị danh sách các Yêu cầu vận chuyển chờ xuất kho; admin bấm vào View để xem chứng từ.

Tại màn hình phiếu yêu cầu vận chuyển hệ thống hiển thị 3 nút bấm như sau:

Nút Xuất kho: mang ý nghĩa là Tạo Phiếu Xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển và kế thừa các thông tin từ màn hình phiếu yêu cầu vận chuyển.

Nút Đóng gói: Trong Trường hợp phiếu yêu cầu vận chuyển được tạo độc lập, không bắt nguồn từ giao dịch nào, admin thực hiện bấm nút để tạo Package (Gói, Thùng, Hộp hàng hóa) Package cũng được sử dụng để in các nhãn dán vận đơn trong quá trình giao hàng.

Nút Đóng gói (Scan): Có chức năng giống như nút Đóng gói tuy nhiên màn hình hiển thị sẽ không thừa kế các thông tin hàng hóa từ phiếu Yêu cầu vận chuyển mà admin sửa dụng máy quét Barcode để thực hiện quét lần lượt từng hàng hóa vào Package theo như thực tế gói hàng.

Khi bấm vào nút Xuất kho, màn hình hệ thống chuyển hướng sang màn hình tạo Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển, kế thừa các thông tin từ Yêu cầu chuyển. Hiển thị màn hình Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển, admin thực hiện cập nhật các thông tin và chuyển trạng thái thành Packed để chưa trừ tồn trên hệ thống. Tại dòng hàng hóa, admin nhập thông tin chi tiết Lô và Khay giá kệ. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, admin thực hiện bấm Save để lưu lại Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển.

6. Đóng gói

 
6.1 Nghiệp vụ đóng gói đối với phiếu yêu cầu vận chuyển từ Tổng kho (HN/ TPHCM) đến 63 TTPP Vimedimex, tương ướng với 63 tỉnh thành (Không phát sinh từ giao dịch nào) Đóng gói không sử dụng máy quét Barcode

Tại màn hình phiếu yêu cầu vận chuyển nội bộ, admin thực hiện bấm nút Đóng gói. Hiển thị màn hình Package được thừa kế các thông tin từ phiếu yêu cầu vận chuyển nội bộ, admin có thể thực hiện điều chỉnh số lượng hàng hóa trong Package, bỏ bớt hàng hóa và nhập các thông tin bổ sung trong Package. Sau đó thực hiện bấm nút Save để lưu thông tin Package.

Sau khi lưu lại Package, admin bấm vào Nút bấm Nhãn dán vận đơn để thực hiện In vận đơn dán Package.

Hiển thị tại Tab trình duyệt Mẫu In Vận đơn khổ A6, admin thực hiện In Vận đơn vào dán vào thùng.

6.2 Đóng gói sử dụng máy quét Barcode: Tại màn hình yêu cầu vận chuyển, admin bấm nút Đóng gói (Scan); Hiển thị Màn hình Tạo mới Package, admin sử dụng máy quét để quét mã

Khi thực hiện Scan mã hàng hóa, dòng hàng của Package sẽ tự động thêm mới, khi admin quét lại mã hàng hóa đã có trong Package thì số lượng của dòng hàng đó sẽ được cộng thêm 1. Nếu là hàng hóa chưa có trong Package thì sẽ tự động thêm mới dòng hàng tiếp theo. Admin có thể tùy chỉnh lại thông tin số lượng theo thực tế đóng gói.

Trong trường hợp admin quét một mã hàng hóa không nằm trong phiếu Yêu cầu vận chuyển, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Admin thực hiện bấm OK và tiếp tục quét các hàng hóa tiếp theo. Trong trường hợp, số lượng của hàng hóa đó nhập vượt quá phiếu Yêu cầu vận chuyển, hệ thống hiển thị thông báo vượt quá.

Sau khi nhập xong thông tin hàng hóa cũng như các thông tin liên quan, admin thực hiện bấm Save để lưu chứng từ sau đó bấm Nhãn dán vận đơn để in vận đơn dán vào Gói/ Thùng (Package)

6.3 Nghiệp vụ Đóng gói đối với phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ

Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ được NVKV thực hiện nghiệp vụ điều chuyển nội bộ giữa kho TTPP Vimedimex thuộc tỉnh này đến kho TTPP vimedimex thuộc tỉnh khác.

Đóng gói không sử dụng máy quét Barcode: Tại màn Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ, NVKV thực hiện bấm nút Đóng gói. (Các bước còn lại tương tự mục 6.1

Đóng gói sử dụng máy quét Barcode: Tại màn hình Phiếu yêu cầu điều chuyển nội bộ, NVJVthực hiện bấm nút Đóng gói (Scan). (Các bước còn lại tương tự mục 6.2

6.4 Chuyển trạng thái Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển – Trừ tồn

Khi hàng hóa ra khỏi kho, các thùng, gói chứa hàng ra khỏi kho, admin thực hiện chuyển trạng thái Phiếu xuất kho kiêm chứng từ vận chuyển để thực hiện trừ tồn trên hệ thống.

7. Hướng dẫn sử dụng phân hệ TMS

4.1. Đăng nhập phân hệ TMS  NVĐT truy cập đường dẫn: http:/tms.cevpharma.com.vn theo tài khoản đã được cấp cho admin. Nhấn nút “Đăng nhập” đề vào hệ thống.

4.2. Nhóm chức năng cấu hình hệ thống 

Tại màn hình chính chọn biểu tượng tài khoản bên phải bên phải: Tài khoản/Tùy chỉnh; Cập nhật ảnh đại diện; Admin có thể thay đổi ngôn ngữ trong phần mềm bao gồm: Tiếng Việt, Tiếng Anh; Chọn lại múi giờ; Thay đổi lại mật khẩu đăng nhập; Bật tính năng bảo mật 2 lớp; Cho phép khai báo kho mặc định với tài xế đi lấy hàng mỗi khi có yêu cầu thu gom hàng hóa

4.3. Yêu cầu vận chuyển: Tại màn hình chính chọn thanh menu bên trái: Điều phối vận chuyển/Yêu cầu vận chuyển; Phiếu yêu cầu vận chuyển (P.YCVC) được tạo từ phân hệ Oracle Netsuite TMS và tự động được đồng bộ sang Oracle Netsuite TMS ở trạng thái tạo mới.

Tại đây NVĐP (Nhân viên điều phối) sẽ vào màn hình chi tiết của P.YCVC để xem thông tin chi tiết và nếu đồng ý tiếp nhận yêu cầu thì sẽ bấm Xác nhận (1) để chuyển phiếu sang trạng thái sẵn sàng điều phối. S au khi điều phối xác nhận P.YCVC lúc này phân hệ Oracle Netsuite TMS tự sinh ra các phiếu giao hàng tương ứng. Tùy thuộc vào:

- Lấy hàng: Nếu trên P.YCVC có tích chọn vào nút Lấy hàng (2) thì khi P.YCVC được xác nhận hệ thống sẽ tự sinh ra 01 phiếu đi lấy hàng và 01 phiếu đi giao hàng

- Tuyến đường giao hàng: trường hợp trên P.YCVC có tuyến đường giao hàng từ Kho này tới Kho kia (phải điều chuyển qua các kho nội bộ) thì hệ thống sẽ sinh ra các phiếu điều chuyển tương ứng theo từng bước vận chuyển; Nếu trên P.YCVC có tuyến đường giao hàng từ Kho tới thẳng khách hàng thì lúc này hệ thống TMS chỉ sinh ra một phiếu vận chuyển duy nhất

4.4. Gói hàng: Gói hàng được khai báo từ hệ thống Oracle Netsuite và được đồng bộ sang phân hệ Oracle Netsuite TMS. Phân hệ Oracle Netsuite TMS sau khi đồng bộ tự sinh ra Gói hàng tương ứng với thông tin được kế thừa từ hệ thống Oracle. NVĐP vào mục Điều phối vận chuyển/Gói hàng để tra cứu thông tin gói hàng.

Lư u ý: tại đây chỉ phục vụ mục đích tra cứu, không cho phép NVĐP điều chỉnh hay cập nhật lại thông tin của gói hàng.

4.5. Quản lý phương tiện:
Người quản lý phương tiện theo dõi và khai báo mới các phương tiện trong mục Quản lý phương tiện/Phương tiện. Tại đây người quản lý phương tiện có thể tra cứu được thông tin chi tiết của các phương tiện đang vận hành cũng như tình trạng sử dụng của các phương tiện. Bên cạnh đó hệ thống cho phép khai báo mới các phương tiện bằng cách click chuột vào nút Tạo

- Hàng ngày căn cứ vào kế hoạch vận chuyển thực tế, quản lý đội xe tiến hành bàn giao xe cho từng tài xế bằng cách vào mục Quản lý phương tiện/Bàn giao xe. Tại đây hệ thống hiển thị danh sách các phiếu bàn giao xe trước đó do quản lý đội xe lập. Lưu ý: quản lý đội xe chỉ nhìn thấy các phiếu bàn giao do mình lập, không nhìn thấy của người khác

- Khi quản lý đội xe bấm vào nút Tạo để tạo phiếu bàn giao xe cho tài xế, lúc này sẽ phải khai báo các thông tin chi tiết theo màn hình bên dưới. Sau khi đã bàn giao xe, lúc này tại màn hình chi tiết của phương tiện người quản lý cũng có thể tra cứu lại bằng cách vào mục Lịch sử tài xế

Lưu ý: chỉ khi nào phiếu bàn giao xe từ tài xế A sang tài xế B thì lúc này trong phần lịch sử tài xế mới có thông tin chi tiết. Trường hợp, vẫn bàn giao cho tài xế lái xe hôm trước đó, thì lúc này người quản lý xe chỉ vào theo dõi và cập nhật ngày, giờ tài xế trả xe.

4.6. Kế hoạch vận chuyển:
Hàng ngày NVĐT dựa vào màn hình kế hoạch vận chuyển để kiểm tra các chuyến vận chuyển có trong ngày và các chuyến sẽ thực hiện ngày tới để từ đó có thể đưa ra kế hoạch xe cũng như việc bàn giao và điều phối xe một cách chính xác nhất.

4.7. Chuyến vận chuyển:
NVĐT vào màn hình danh sách chuyến vận chuyển theo đường dẫn Điều phối vận chuyển/Chuyến vận chuyển sau đó bấm chọn Thêm. Tại đây NVĐT khai báo các thông tin: Phương tiện, tài xế, thời gian xe bắt đầu di chuyển tới kho, thời gian khởi hành, thời gian dự kiến về, kho lấy hàng…Sau khi khai báo đầy đủ thông tin NVĐT bấm Lưu và Đóng để lưu lại thông tin phiếu vận chuyển và tiếp tục quá trình điều phối. Trường hợp muốn tạo thêm các phiếu vận chuyển khác thì NVĐT bấm Lưu và Tạo mới

4.8. Điều phối hàng:
Sau khi đã tạo phiếu vận chuyển, lúc này NVĐP căn cứ vào tình hình kế hoạch xe và P.YCVC cần phải thực hiện để tiến hành đưa các P.YCVC lên từng xe chi tiết theo từng phiếu vận chuyển. Bằng cách, truy cập theo đường dẫn Điều phối vận chuyển/Kế hoạch vận chuyển. Tại đây, phân hệ Oracle Netsuite TMS hiển thị lên danh sách các Chuyến vận chuyển đang ở trạng thái chờ điều phối (2) và chưa được xác nhận. Đồng thời, màn hình cũng hiển thị danh sách các P.YCVC chưa được điều phối(1). Căn cứ vào tải trọng của xe được khai báo cũng như trọng lượng của từng gói hàng được khai báo chi tiết, để thực hiện tính toán, nếu xe đủ tải trọng sẽ hiển thị màu xanh mà nếu không đủ tải trọng sẽ hiển thị màu đỏ cảnh báo (3) Tại đây, NVĐP thực hiện bằng cách kéo thả các Yêu cầu vận chuyển vào từng P.YCVC. Đồng thời điều phối có thể sắp xếp thứ tự giao hàng trước, sau cho từng P.YCVC bằng cách kéo thả các phiếu P.YCVC lên hoặc xuống trong từng chuyến vận chuyển.

Ngoài ra, NVĐT có thể để hệ thống tự động tối ưu tuyến đường bằng cách, tích vào nút Tối ưu tuyến đường. Tại đây, các P.YCVC đã được điều phối và chưa được tối ưu, sẽ hiển thị và cho phép tính toán. Khi đó NVĐT bấm vào biểu tượng màu đỏ để tra cứu các tuyến đường đã được tự động tính và điều phối. Sau khi đã điều phối xong lúc này, NVĐT tiến hành xác nhận phiếu giao hàng để chuyển sang cho tài xế.