Ban hành Quy định về Mã định danh điện tử trên Sàn giao dịch
thương mại điện tử Quốc tế CEVPharma

I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ MÃ ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ

1. Mục đích áp dụng mã định danh điện tử

- Cải thiện chất lượng dịch vụ theo hướng lấy khách hàng làm trung tâm.

- Đảm bảo an toàn cho các giao dịch số, tính sẵn sàng của các dịch vụ giao dịch TMĐT B2B (24/7).

- Đảm bảo quyền tiếp cận thông tin, tiếp cận dịch vụ giao dịch TMĐT B2B của KHM hoạt động trên lãnh thổ VN và Nước ngoài.

- Giảm chi phí vận hành từ cắt giảm nhân sự, giảm điểm giao dịch thông qua hình thức gặp gỡ trực tiếp với KHM, quy trình nghiệp vụ được rút ngắn, quy trình được số hóa hoàn toàn nhờ đó chi phí vận hành được cắt giảm.

- Cải thiện cung cấp dịch vụ hiệu quả và trải rộng hơn, tiếp cận được nhiều đối tượng KHM hơn, đảm bảo sự phát triển của CEVPharma và lợi ích của toàn xã hội.

- Xây dựng khung kiến trúc hạ tầng trong hệ thống Sàn giao dịch TMĐT Quốc tế  CEVPharma, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực dược phẩm, nhằm tối ưu hóa các hệ thống công nghệ thông tin, tăng cường sự liên thông giữa các hệ thống thông tin dược phẩm và sử dụng các hệ thống thông tin  dược phẩm một cách hiệu quả nhất, phục vụ cho hoạt động của hệ thống Sàn giao dịch TMĐT Quốc Tế CEVPharma.

- Tích hợp hệ thống phần mềm Oracle Netsuite, Salesforce CDP, TMS với CEVPharma cung cấp mã định danh điện tử:  Khách hàng mua; Hàng hoá; Đơn hàng; Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn điện tử và các chứng từ khác…..

2. Cấu trúc xác thực mã định danh điện tử

- Tuân thủ các quy định của pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của KHM khi tham gia giao dịch TMĐT B2B trên CEVPharma.

- Bảo đảm tính chính xác, duy nhất trong định danh và xác thực điện tử; công khai, minh bạch trong quản lý, vận hành hệ thống giao dịch TMĐT B2B trên CEVPharma.

- Bảo đảm an ninh, an toàn thiết bị, bảo mật dữ liệu khi thực hiện định danh và xác thực điện tử.

- Mọi hành vi vi phạm pháp luật về định danh và xác thực điện tử phải được phát hiện, xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật.

- Mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức là chuỗi ký tự để phân biệt, xác định duy nhất các cơ quan, tổ chức khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.

- Mã định danh điện tử của KHM gồm: (1) Mã định danh điện tử của KHM. (2) Tên KHM gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có). (3) Ngày, tháng, năm thành lập. (4)  Địa chỉ trụ sở chính. (5) Số định danh cá nhân hoặc số định danh của người nước ngoài; họ, chữ đệm và tên người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu của tổ chức.

II. CẤU TRÚC MÃ ĐỊNH DANH NGHIỆP VỤ NHẬP HÀNG HÓA TRONG NƯỚC VÀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

1. Mã định danh Nhà bán hàng là Nhà sản xuất nhà Cung ứng nước ngoài và Nhà sản xuất, Nhà cung ứng, Nhà phân phối trong nước

Là chuỗi ký tự gồm 4 chữ số. Trong đó chữ số đầu tiên thể hiện xuất xử Nhà bán hàng là trong nước hay nước ngoài. 3 chữ số tiếp theo từ 1 và bước tiến tăng dần. Cụ thể:

1001: Nhà sản xuất trong nước, số thứ tự   101

1002: Nhà cung ứng trong nước, số thứ tự  102

1003: Nhà phân phối trong nước, số thứ tự 103

2001: Nhà sản xuất nước ngoài, số thứ tự   201

2002: Nhà cung ứng nước ngoài, số thứ tự  202

2. Mã định danh sản phẩm

2.1. Phân loại theo nhóm sản phẩm: Có 8 nhóm sản phẩm chính:

(1) Thuốc                                 : Mã T

(2) Nguyên liệu làm thuốc         : Mã N

(3) Thực phẩm chức năng         : Mã P

(4) Mỹ phẩm                            : Mã M

(5) Thiết bị y tế                         : Mã Y

(6) Thiết bị làm đẹp                  : Mã L

(7) Vật tư tiêu hao                    : Mã H

(8) Hàng tiêu dùng mẹ và bé     : Mã B

2.2. Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ:

a) Thuốc: T

- Thuốc nhập trong nước: Mã 1

- Thuốc nhập khẩu: Mã 2

b) Nguyên liệu làm thuốc: N    

- Nguyên liệu làm thuốc nhập trong nước: Mã 1

- Nguyên liệu làm thuốc nhập khẩu: Mã 2

c) Thực phẩm chức năng: P      

- Thực phẩm chức năng nhập trong nước: Mã 1

- Thực phẩm chức năng nhập khẩu: Mã 2

d) Mỹ phẩm: M              

- Mỹ phẩm nhập trong nước: Mã 1

- Mỹ phẩm nhập khẩu: Mã 2

đ) Thiết bị y tế: Y                    

- Thiết bị y tế nhập trong nước: Mã 1

- Thiết bị y tế nhập khẩu: Mã 2

e) Thiết bị làm đẹp: L              

- Thiết bị làm đẹp nhập trong nước: Mã 1

- Thiết bị làm đẹp nhập khẩu: Mã 2

 f) Vật tư tiêu hao: H                         

- Vật tư tiêu hao nhập trong nước: Mã 1

- Vật tư tiêu hao nhập khẩu: Mã 2

g) Hàng tiêu dùng mẹ, bé: B    

- Hàng tiêu dùng mẹ, bé nhập trong nước: Mã 1

- Hàng tiêu dùng mẹ, bé nhập khẩu: Mã 2

2.3. Phiên giải chuỗi ký tự

Mỗi sản phẩm sẽ được gắn mã định danh duy nhất là chuỗi ký tự và số theo phân loại như mục 1, 2. Cụ thể:

2.4 Cấu trúc mã định danh theo 26 nhóm bệnh: NB

Mã định danh cho nhóm bệnh với 01 kí đầu là: NB; và kí tự sau là ký hiệu của nhóm thuốc.

(1) Nhóm Thuốc Hạ sốt - Giảm đau - Chống viêm: NBTHGC

(2) Nhóm Chống Dị ứng - Miễn dịch: NBTCDM

(3) Nhóm thần kinh: NBTK

(4) Nhóm Kháng nấm - Kháng virus – Ký sinh trùng: NBKKK

(5) Nhóm tim mạch: NBTM

(6) Nhóm da liễu: NBDL

(7) Nhóm kháng sinh: NBKS

(8) Nhóm Tiết niệu và sinh dục: NBTSD

(9) Nhóm tiêu hóa: NBTH

(10) Nhóm thuốc nhỏ mắt: NBNM

(11) Nhóm thuốc Tai - mũi - họng: NBTMH

(12) Nhóm thuốc hô hấp: NBHH

(13) Vitamin & Khoáng chất: NBVKC

(14) Nhóm Cơ xương khớp: NBCXK

(15) Nhóm thuốc hô hấp: NBHH

(16)Nhóm Hormon và nội tiết tố: NBHNT

(17) Thuốc Giải Độc: NBGĐ

(18) Thuốc Tác Dụng Đối Với Máu: NBTDM 

(19) Thuốc Gây Mê, Tê: NBGMT

(20) Thuốc Dùng Chẩn Đoán: NBCĐ

(21) Nhóm Thuốc Chăm Sóc Cho Trẻ Sơ Sinh Thiếu Tháng: NBSS

(22) Nhóm thuốc ung thư: NBUT

(23) Nhóm Thuốc đông dược: NBĐD

(24) Nhóm Hạ lipid máu: NBLM

(25) Nhóm tiểu đường: NBTĐ

(26) Nhóm khác: NBK

3. Mã định danh Đơn mua hàng: Mã NH

- Mã Đơn mua hàng nhập khẩu: Mã NH2

- Mã Đơn mua hàng trong nước: Mã NH1

4. Mã định danh Hợp đồng: Mã HĐ

- Mã định danh Hợp đồng nguyên tắc mua bán hàng hóa: Mã HĐNH

- Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: Mã HĐNK

5. Mã định danh Phiếu nhập kho hàng hóa: Mã NK

Mã định danh cho phiếu nhập kho với 2 kí đầu là: NK và 06 kí tự sau là số tăng dần.

Ví dụ: NK000001

6. Mã định danh phiếu trả hàng NBH: Mã TH

Mã định danh cho phiếu nhập kho với 2 kí đầu là: TH và 06 kí tự sau là số tăng dần.

Ví dụ: TH000001

III. CẤU TRÚC MÃ ĐỊNH DANH NGHIỆP VỤ GIAO DỊCH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÁN BUÔN HÀNG HÓA TRÊN CEVPHARMA

1. Cấu trúc mã định danh theo vùng (63 tỉnh thành):

Mã định danh điện tử của vùng được cấp cho từng tỉnh, từng quận/huyện trong tỉnh, để phân biệt rõ ràng trên môi trường công nghệ số. Với mỗi đơn hàng bán buôn được xuất bán cho Khách hàng mua (KHM) là Nhà thuốc Bệnh viện, Nhà thuốc Tư nhân, Bệnh viện, Quầy thuốc tư nhân, Nhà thuốc Phòng khám, Tủ thuốc Trạm xá, thuật toán sẽ sinh ra hằng số, đính kèm theo đơn hàng bán buôn, để phục vụ việc xác minh Đơn hàng bán buôn được bán cho KHM. Mỗi vùng sẽ có một số chứng thực (địa chỉ) được cấp từ hệ thống phần mềm CEVPharma, Oracle Netsuite, Salesforce CDP, TMS mã định danh điện tử cho từng vùng.

1.1.Cấu trúc mã định danh theo tỉnh: được ký hiệu bằng 03 ký tự số là mã tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi đại lý đóng trụ sở

Ví dụ: Tham chiếu mã tỉnh: 201 - Tỉnh Hà Giang

1.2. Cấu trúc mã định danh theo huyện: được ký hiệu bằng 05 ký tự số, trong đó 03 ký tự đầu là mã tỉnh, 02 ký tự sau là quận/huyện, nơi đại lý đóng trụ sở

Ví dụ: Tham chiếu mã huyện trong tỉnh: 201 - Tỉnh Hà Giang, 03 -Huyện Đồng Văn, như vậy, với Huyện Đồng Văn ta có định danh mã dịnh danh như sau: 20103: Tỉnh Hà Giang, Huyện Đồng văn

2. Mã định danh Khách hàng mua trên CEVPharma

2.1. Mục đích

- Giúp quản lý thông tin KHM một cách khoa học trong công tác quản lý và vận hành Sàn giao dịch TMĐT Quốc Tế CEVPharma (CEVPharma).

- Giúp quản lý thông tin KHM để áp dụng các chương trình chăm sóc KHM, tích điểm cho  KHM nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

- Quản lý thông tin KHM sẽ giúp việc quản lý sử dụng thuốc trong cộng đồng một cách an toàn, hiệu quả, đây là một nhiệm vụ trong công tác cảnh giác dược trên CEVPharma.

3.2. Cấu trúc mã định danh theo Khách hàng mua

3.2.1 Phiên giải mã định danh:

- Mỗi KHM sẽ được gắn mã định danh duy nhất là chuỗi ký tự và số bao gồm 15 kí tự như sau:

- 03 kí tự đầu là mã tỉnh của KHM.

- 02 kí tự tiếp theo là mã huyện của KHM.

- 03 kí tự tiếp theo phân loại nguồn của KHM: CEV: KHM từ CEVPharma, MBB: Khách hàng từ Miniapp của MBBank,…

- 07 kí tự tiếp theo là số tăng dần

6. Mã định danh Đơn hàng

Mã định danh Đơn hàng bao gồm 12 kí tự được phân loại chi tiết theo mô tả như sau:

-  02 kí tự đầu tiên: ĐH – Đơn hàng

- 03 kí tự tiếp theo thể hiện nguồn của Đơn hàng: CEV–CEVPharma;

MBB - Mini App MBBank

- 02 kí tự tiếp theo thể hiện 2 số cuối của năm đơn hàng: 23 (là năm 2023)

- 07 kí tự tiếp theo là số thứ tự tăng dần: 0000001

7. Mã định danh Phiếu yêu cầu vận chuyển

Mã định danh Phiếu yêu cầu vận chuyển là chuỗi bao gồm các ký tự chi tiết mô tả như sau:

- 2 chữ số đầu là viết tắt hai số cuối của năm phát hành. VĐ 23 là năm 2023

- Ký tự “/” để ngăn cách năm phát hành với nội dung của nghiệp vụ

     - 04 ký tự đầu là mã định danh của Phiếu yêu cầu vận chuyển: YCVC

           - Số tiếp theo là số thứ tự tăng dần của Phiếu nhập kho, bắt đầu từ 1.

Ví dụ: 23/YCVC1

8. Mã định danh Phiếu nhập kho

  Mã định danh Phiếu nhập kho là chuỗi bao gồm các ký tự chi tiết mô tả như sau:

- 2 chữ số đầu là viết tắt hai số cuối của năm phát hành. VĐ 23 là năm 2023

- Ký tự “/” để ngăn cách năm phát hành với nội dung của nghiệp vụ

- 02 ký tự đầu là mã của Phiếu nhập kho: NK

- Số tiếp theo là số thứ tự tăng dần của Phiếu nhập kho, bắt đầu từ 1.

Ví dụ: 23/NK1

9. Mã định danh Phiếu xuất kho

  Mã định danh Phiếu xuất kho là chuỗi bao gồm các ký tự chi tiết mô tả như sau:

- 2 chữ số đầu là viết tắt hai số cuối của năm phát hành. VĐ 23 là năm 2023

- Ký tự “/” để ngăn cách năm phát hành với nội dung của nghiệp vụ

- 02 ký tự đầu là mã của Phiếu xuất kho: XK

- Số tiếp theo là số thứ tự tăng dần của Phiếu nhập kho, bắt đầu từ 1.

Ví dụ: 23/XK1

10. Mã định danh phiếu trả hàng của KHM

Mã định danh Phiếu trả hàng là chuỗi bao gồm các ký tự chi tiết mô tả như sau:

- 2 chữ số đầu là viết tắt hai số cuối của năm phát hành. VĐ 23 là năm 2023

- Ký tự “/” để ngăn cách năm phát hành với nội dung của nghiệp vụ

- 02 ký tự đầu là mã của Phiếu xuất kho: TH

- Số tiếp theo là số thứ tự tăng dần của Phiếu nhập kho, bắt đầu từ 1.

Ví dụ: 23/TH1

  11. Mã định danh Hóa đơn điện tử

Mã định danh Hóa đơn điện tử là chuỗi bao gồm các ký tự chi tiết mô tả như sau:

- 07 ký tự đầu là mã ký hiệu Hóa đơn điện tử của KHM: 1C23THN, trong đó:

+ 1: Hóa đơn giá trị gia tăng

+ C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

+ 23: Hai số cuối của năm lập hóa đơn

+ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, họ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

+ HN: Theo nhu cầu quản lý của đơn vị (đã đăng ký với cơ quan thuế)

- Chữ số tiếp theo là số thứ tự tăng dần của Hóa đơn điện tử, bắt đầu từ 1.

  Ví dụ: 1C23THN1

IV. MÃ ĐỊNH DANH CHO NGƯỜI HÀNH NGHỀ Y DƯỢC

- Mã định danh điện tử của người hành nghề: Là mã điện tử riêng dành cho từng người hành nghề để đính kèm KHM. Mã định danh điện tử của mỗi người hành nghề sẽ bao hàm các thông tin chi tiết: Chứng chỉ hành nghề (đã cấp và bổ sung), đơn vị công tác (nơi làm việc chính và nơi làm ngoài giờ hành chính).

- Mã định danh điện tử được cấp cho từng cá nhân và không giống nhau để phân biệt từng người trên môi trường công nghệ số. Khi đưa mã định danh điện tử vào KHM, thuật toán sẽ sinh ra hằng số đính kèm KHM để phục vụ việc xác minh người chịu trách nhiệm chuyên môn của KHM. Mỗi người chịu trách nhiệm chuyên môn của KHM sẽ có một số chứng thực (địa chỉ) được cấp từ cơ quan quản lý (Sở y tế, Bộ y tế) thông qua phần mềm hệ thống phần mềm CEVPharma, Oracle Netsuite, Salesforce CDP, TMS

- Thông qua mã định danh điện tử của chính mình, người chịu trách nhiệm chuyên môn của KHM được ký toàn bộ đơn hàng mua buôn trên CEVPharma.

- Mã định danh điện tử của người chịu trách nhiệm chuyên môn là số chứng chỉ hành nghề của mỗi người. Ví dụ: Ông Phạm Văn Sáu

V. CẤU TRÚC MÃ ĐỊNH DANH NGHIỆP VỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

 1. Mã định danh chứng từ hạch toán kế toán trên CEVPharma

2. Cấu trúc mã định danh chứng từ hạch toán kế toán

- 2 chữ số đầu là viết tắt hai số cuối của năm phát hành. VĐ 23 là năm 2023

- Ký tự “/” để ngăn cách năm phát hành với nội dung của nghiệp vụ

- Các ký tự bằng chữ là tóm tắt nội dung của nghiệp vụ

- Số cuối cùng là số nhẩy tăng dần từ 1

- VĐ: 23/ĐNTT123 là Giấy đề nghị thanh toán của năm 2023 và có số thứ tự là 12

VI. CẤU TRÚC MÃ ĐỊNH DANH NGHIỆP VỤ NỘP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ CÁC TỜ KHAI THUẾ

1. Mã định danh phục vụ nghiệp vụ nộp báo cáo và tờ khai thuế

2. Cấu trúc mã định danh báo cáo tài chính và các tờ khai thuế

- 2 chữ số đầu là viết tắt hai số cuối của năm phát hành. VĐ 23 là năm 2023

- Ký tự “/” để ngăn cách năm phát hành với nội dung của nghiệp vụ

- 2 ký tự tiếp theo (nếu có): Q1 hoặc T1 hoặc L1 ký tự đầu tương ứng là Quý, Tháng hoặc Lần và số 1 là số nhẩy từ 1 tăng dần lên. Khi có 2 ký tự này thì phía sau sẽ có ký tự “/”

- Các ký tự bằng chữ và số (nếu có) là tóm tắt nội dung của nghiệp vụ

- VĐ: 23/Q2/GTGT01 là Tờ khai thuế GTGT Quý 2 năm 2023.

VII. MÃ ĐỊNH DANH ỦY QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN PHÊ DUYỆT QUẢN TRỊ HỆ THỐNG TRÊN CEVPHARMA

1. Mã định danh ủy quyền phê duyệt quản trị hệ thống CEVPharma của Công ty cổ phần y dược phẩm Vimedimex: (1) Chủ tịch HĐQT; (2) Phó chủ tịch HĐTT phụ trách chuyên môn; (3) TGĐ; (4) PTGĐ phụ trách tài chính công ty VMD; (5) Kế toán trưởng; (5) Trưởng ban kiểm soát

Mã định danh ủy quyền phê duyệt:

Thông tin quản lý hồ sơ:

- Công ty: Công ty cổ phần y dược phẩm Vimedimex

- Tên:

- Chức danh:

- Phân quyền:

- Chữ ký (ký điện tử hoặc ký số)

Ví du: Ông Lê Xuân Tùng, chức danh: Chủ tịch HĐQT, phân quyền: (1)

2. Mã định danh phân quyền phê duyệt quản trị hệ thống của Công ty TNHH – TTPP dược phẩm Vimedimex: (1) Chủ tịch HĐTV; (2) Phó chủ tịch HĐTV; (3) Trưởng ban kiểm soát; (4) Giám đốc; (5) Các PGĐ phụ trách; (6) Kế toán trưởng; (7) Trưởng các khối, Trung tâm: Kế hoạch và cung ứng, Kinh doanh, Hỗ trợ, Marketing, Trung tâm Logisstic 3PL CEVPharma

Thông tin quản lý hồ sơ:

- Công ty: Công ty TNHH-TTPP dược phẩm Vimedimex

- Tên: Trinh Thanh Giang

- Chức danh: CT.HĐTV

- Phân quyền:1

- Chữ ký (ký điện tử hoặc ký số): Token

Ví dụ: Ông Trịnh Thanh Giảng, chức danh: Chủ tịch HĐTV, phân quyền (1)

3. Cấu trúc Mã định danh phân uyền Sàn giao dịch thương mại điện tử Quốc tế CEVPharma (CEVPharma).

- Quản lý định danh và phần quyền truy cập (AIM - Identity and Access Management) là một thuật ngữ chung bao gồm các sản phẩm, quy trình và chính sách được sử dụng để quản lý định danh người dùng và điều chỉnh quyền truy cập của người dùng trên CEVPharma.

- Người dùng: Có thể là Nhân viên của CEVPharma, Đối tác, Nhà cung cấp, Nhà sản xuất, Nhà phân phối trong nước và nước ngoài hoặc khách hàng mua là Nhà thuốc, Quầy thuốc, Nhà thuốc Bệnh viện, Nhà thuốc công ty dược; Nhà thuốc Trung tâm y tế, Tủ thuốc Trạm xá

- Quyền truy cập: là các hành động được phép thực hiện bởi người dùng như xem, sửa xóa hoặc tạo mới dữ liệu trên hệ thống.

- Cách thức hoạt động của quản lý định danh phân quyền truy cập hệ thống như sau:

a) Mã định danh điện tử của phân quyền quản trị hệ thống CEVPharma: Là mã điện tử riêng dành cho từng người phân quyền quản trị hệ thống CEVPharma. Mã định danh điện tử của mỗi người được phân quyền quản trị hệ thống CEVPharma sẽ bao hàm các thông tin chi tiết: Chức vụ, đơn vị công tác (nơi làm việc chính và nơi làm ngoài giờ hành chính).

b) Mã định danh điện tử được cấp cho từng cá nhân (định danh bằng địa chỉ email công ty hoặc số điện thoại di động của cá nhân) và không giống nhau để phân biệt từng người trên môi trường công nghệ số. Khi đưa mã định danh điện tử vào CEVPharma, thuật toán sẽ sinh ra hằng số đính kèm CEVPharma để phục vụ việc xác minh người chịu trách nhiệm quản trị hệ thống CEVPharma. Mỗi người chịu trách nhiệm quản trị hệ thống CEVPharma sẽ có một số chứng thực (địa chỉ) được cấp từ CEVPharma thông qua phần mềm hệ thống phần Oracle Netsuite, Salesforce CDP, TMS

c) Căn cứ mã định danh điện tử được cấp ủy quyền phê duyệt của chính mình, người chịu trách nhiệm quản trị hệ thống CEVPharma được cấp USER phê duyệt các hoạt động quản trị trên CEVPharma: (1) Quản trị nhập hàng hóa trong nước và nhập khẩu hàng hóa; (2) Quản trị giao dịch thương mại điện tử bán buôn hàng hóa 24/7 trên CEVPharma; (3) Quản trị kho vận của Trung tâm Logisstic 3PL CEVPharma; (4) Quản trị công nghệ thông tin; (5) Quản trị tài chính kế toán; (6) Quản trị kênh bán chéo trên CEVPharma;

d) Mã định danh điện tử của người chịu trách nhiệm quản trị hệ thống CEVPharma là mã định danh của mỗi người. Ví dụ: Ông Trịnh Thanh Giảng