F. THƯƠNG HIỆU (BRAND + MARKETING 5P); (FRONT-END)

IX. Chiến lược marketing Sự kiện Networking (Networking event)

Đây là chiến lược markting được thực hiện để xây dựng mạng lưới mối quan hệ xoay quanh những CEO, những chuyên gia của các Công ty dược, Hiệp hội dược, Nhà thuốc, Bệnh viện cùng kinh doanh chung ngành nghề y dược, thông qua các sự kiện, hội thảo để quảng bá thương hiệu của mình. Các sự kiện này thu hút nhiều KH là Nhà bán hàng hay KHM tham dự và cùng nhau xây dựng một tập hợp các khách hàng tiềm năng.

1. Vì sao nên tổ chức sự kiện online

Tổ chức sự kiện trực tuyến là giải pháp hoàn hảo trong  thời đại 4.0 cho các doanh nghiệp hiện nay bởi vì: Sự kiện online được đầu tư bài bản, công phu là công cụ đắc lực để doanh nghiệp lan tỏa thương hiệu và tạo ra sức hút đối với NBH/KHM tiềm năng. Một sự kiện online có thể tiếp cận số lượng lớn người tham dự ở nhiều quốc gia trên thế giới trong cùng một lúc mà không hạn chế số lượng NBH/KHM như sự kiện offline. Tổ chức sự kiện online giúp đơn vị tổ chức không cần chi trả cho các khoản phí: thuê địa điểm, ăn uống, âm thanh - ánh sáng, nhân sự, di chuyển, bãi đỗ xe,...Tránh được những rủi ro khi tổ chức sự kiện truyền thống như: thiên tai, thời tiết, dịch bệnh,...

2. Tổ chức sự kiện online cần chuẩn bị gì

Để một sự kiện online đạt được thành công vượt trội thì đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến cần chuẩn bị những yếu tố sau:

(1) Lựa chọn nền tảng để tổ chức: Đơn vị tổ chức nên lựa chọn nền tảng đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu của mình. Để làm được điều này, CEVPharma cần xác định: Lựa chọn nền tảng phù hợp sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện online thành công; muốn nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến đáp ứng được điều gì? Giải pháp truyền thông, bán vé, bảo mật, kiếm tiền, hệ thống đăng ký, giao diện website:cevpharma.com.vn hay thiết bị di động? Mức độ thân thiện với di động của phần mềm và nền tảng. Có sử dụng phần mềm thông thạo không? Khả năng tích hợp giải pháp phát trực tuyến của phần mềm. Chu kỳ hỗ trợ KHM/NBH của phần mềm có đầy đủ không?

(2) Gửi lời đến khách hàng: Hiện nay rất nhiều nền tảng và phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến được tích hợp chức năng gửi lời mời kỹ thuật giá rẻ thậm chí là miễn phí đến với NBH/KHM. Đồng thời, một số phần mềm còn cho phép một số tổ chức có thể tùy chỉnh lời mời sao cho phù hợp với chủ đề và thương hiệu của website:cevpharma.com.vn. Một số khác còn cho phép liên kết đến trang website:cevpharma.com.vn đăng ký trực tuyến với hoặc cá nhân hóa lời mời. 

(3) Xây dựng lịch trình: Lên kế hoạch trước khi tổ chức sự kiện online là cơ sở để sự kiện đạt được những thành công và hạn chế sai sót. Dưới đây là một số việc mà người tổ chức sự kiến trực tuyến cần hoạch định: Xây dựng kế hoạch cụ thể cho giai đoạn đầu và quỹ đạo sự kiện; Chỉ định nhóm nhân sự phát triển và thiết lập chương trình làm việc; Hoạch định phương án dự phòng và giải pháp

(4) Mời diễn giả: Sự hiện diện của một diễn giả tại sự kiện không chỉ mang lại sức hấp dẫn cho người xem mà còn là nhân tố giữ chân KHM/NBH ở lại với sự kiện lâu hơn. Do đó, khi tổ chức sự kiện online thì mời diễn giả là bước quan trọng không thể thiếu. Đơn vị tổ chức cần đảm bảo thời gian tổ chức thuận tiện cho cả NBH/KHM và diễn giả. Ngoài ra, chọn diễn giả khi tổ chức sự kiện trực tuyến thì website:cevpharma.com.vn cần chú ý đến các tiêu chí: internet của diễn giả ổn định, âm thanh - video chất lượng cao, nội dung hấp dẫn và có khả năng tương tác với NBH/KHM tham gia.

(5) Xây dựng trước một sự kiện trực tuyến: NBH/KHM tổ chức sự kiện online cần lên kế hoạch, xác định mục đích và vạch ra mục tiêu của sự kiện thông qua đối tượng. Và dưới đây là những điều NBH/KHM cần tìm hiểu: Tổ chức sự kiện online cần xây dựng kế hoạch và mục tiêu rõ ràng; Sự kiện hướng đến đối tượng mục tiêu nào? Tìm ra sự khác biệt giữa đối tượng online và offline; Sự kiện sẽ được quảng bá như thế nào? ở đâu?; Nền tảng và phần mềm nào sẽ được sử dụng? MC, diễn giả và nhân sự đã sẵn sàng cho công việc? Xây dựng kế hoạch dự phòng cho những rủi ro khi tổ chức sự kiện trực tuyến; Xác định trải nghiệm của NBH/KHM đối với sự kiện; website:cevpharma.com.vn tổ chức sự kiện online với mục đích gì? Có hỗ trợ đào tạo kỹ năng hay kiến thức chuyên ngành không? Có trưng bày hay quảng bá thương hiệu ở sự kiện không? Khách mời sẽ nhận được gì từ sự kiện? Khách mời có được kết nối và chia sẻ ý tưởng không?

(6) Chọn MC cho sự kiện online: Ngoài diễn giả thì MC cũng là thành phần quan trọng không thể thiếu khi tổ chức sự kiện online. Để tìm đúng người, đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến cần dựa vào các tiêu chí: Sức ảnh hưởng của họ trên mạng xã hội và trang website:cevpharma.com.vn; Yêu cầu được xem video mẫu mà họ đã từng thực hiện; Xem xét phong cách giao tiếp của MC có phù hợp với tiêu chí của sự kiện hay không? Tích cách và bản lĩnh sân khấu của MC có ổn không? Tìm hiểu feedback, đánh giá của NBH/KHM về MC; Khả năng ứng biến trong những tình huống phát sinh của MC

(7) Ngày giờ diễn ra sự kiện online: Trước khi tổ chức sự kiện online website:cevpharma.com.vn cần làm một cuộc khảo sát nhỏ để nghiên cứu lịch trình của NBH/KHM mời tiềm năng. Bước làm này cho phép đơn vị tổ chức lựa chọn ngày, giờ tổ chức sự kiện trực tuyến phù hợp nhất đảm bảo tất cả NBH/KHM đều có thể tham gia. Với các sự kiện mang tính chất toàn cầu, website:cevpharma.com.vn nên tính thêm về phần chênh lệch múi giờ để thu hút được NBH/KHM tham gia càng tốt.

3. Một số hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến

(1) Hội thảo trên website (Webinar): Hội thảo qua website:cevpharma.com.vn được thực hiện dưới dạng video để diễn giả và NBH/KHM cùng bàn luận về chủ đề đó. Trên website:cevpharma.com.vn hiện có 2 loại hội thảo chính bao gồm: Webinar là một trong những hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến nhất hiện nay. Hội thảo trực tiếp qua website:cevpharma.com.vn: Là hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến trình bày nội dung trực tiếp qua website:cevpharma.com.vn kỹ thuật số trong thời gian thực. Phương pháp này mang lại khả năng tương tác cao và có thể thu hút được lượng lớn người tham gia. Hội thảo theo yêu cầu qua website:cevpharma.com.vn: Tổ chức sự kiện online theo yêu cầu trên website:cevpharma.com.vn là những bản ghi hội thảo dưới dạng video rồi đăng tải lên trang website:cevpharma.com.vn để NBH/KHM cùng xem và bàn luận. Hình thức này cho phép NBH/KHM thực hiện có thể thu hút lượng lớn NBH/KHM đăng ký theo dõi để tạo ra tệp NBH/KHM tiềm năng.

(2) Sự kiện ảo (Vitual event): Tổ chức sự kiện online Vitual Conferences cho phép NBH/KHM truy cập hội nghị thông qua máy tính để cùng phát biểu và thảo luận về một vấn đề nào đó. Tất cả nội dung sự kiện được thực hiện qua Vitual Conferences đều sẽ được lưu trữ trên internet. Với sự kiện ảo, NBH/KHM có thể truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối internet.

(3) Sự kiện liên kết (Hybrid Event): Sự liên kết giữa việc tổ chức sự kiện trực tuyến và thành phần ảo được ghi lại dưới dạng video hoặc xảy ra trực tiếp được gọi là sự kiện kết hợp. Hình thức tổ chức sự kiện online này chính là giải pháp duy trì sự kiện truyền thống mà vẫn áp dụng được những lợi ích tuyệt vời từ sự kiện ảo. Sự kiện liên kết cho phép kết nối với khán giả toàn cầu và NBH/KHM tham dự ảo có thể nói trao đổi với nhau kể cả khi phát trực tiếp thông qua tin nhắn trò chuyện.

(4) Sự kiện kết nối (Networking Event): Sự kiện kết nối cho phép NBH/KHM có thể xây dựng, điều chỉnh và giữ nguyên các kết nối trực tuyến. Một mạng lưới tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp là cơ sở để NBH/KHM tạo dựng NBH/KHM mục tiêu và sáng tạo ra những ý tưởng mới. Khi kết nối càng rộng lớn, NBH/KHM có thể tạo hồ sơ giới thiệu để chia sẻ kinh nghiệm và gia tăng doanh số bán hàng. Networking Event là sự kết hợp giữa hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến và trực tiếp

4. Công cụ quảng cáo hàng đầu mà các nhà lập kế hoạch sự kiện thường sử dụng để tối ưu hóa hoạt động tiếp thị sự kiện:

(1) Google Analytics: Trước khi NVKD có thể quảng bá sự kiện của mình,  cần phải hiểu sâu hơn về tâm lý khán giả/KHM/NBH và xác định được đối tượng khách hàng mua của họ là ai. Với Google Analytics, NVKD có thể thu thập và phân tích những thông tin về các nhóm đối tượng bằng các công cụ miễn phí, để xây dựng một bức tranh rõ nét hơn về chân dung khán giả/KHM/NBH. Nếu NVKD sử dụng phần mềm quảng cáo và xuất bản (advertising and publisher) của Google, Google Analytics của NVKD sẽ được tích hợp hoàn toàn vào các nền tảng này và cho phép NVKD sử dụng những dữ liệu thu thập được để nhắm chuẩn xác đối tượng khách hàng mua mục tiêu/NBH mục tiêu.

Dịch vụ được cung cấp miễn phí tối đa 10 triệu lượt truy cập mỗi tháng cho mỗi Tài khoản. Thỉnh thoảng, Google có thể thay đổi phí và chính sách thanh toán cho Dịch vụ bao gồm cả việc bổ sung chi phí cho dữ liệu địa lý, việc nhập dữ liệu chi phí từ công cụ tìm kiếm hoặc các phí khác do các đại lý của bên thứ ba tính cho Google hoặc các công ty con do hãng toàn quyền sở hữu để đưa dữ liệu vào trong các báo cáo Dịch vụ. Những thay đổi về phí hay chính sách thanh toán sẽ có hiệu lực khi NVKD chấp nhận các thay đổi được đăng tại www.google.com/analytics/

(32) Power BI : Power BI là phần mềm hỗ trợ phân tích và trực quan hóa dữ liệu (Data Visualization). Cũng giống như Excel, Tableau giúp tổng hợp các dữ liệu nhưng ở một cấp độ cao hơn khi chuyển những dữ liệu này từ các dãy số thành những hình ảnh, biểu đồ trực quan. Khi NVKD muốn phân tích về đối tượng khách hàng mua/NBH của mình, NVKD có thể nhập những thông tin thu thập được vào Tableau hoặc kết nối nó với các ứng dụng đám mây của NVKD như Google Analytics và Salesforce để Power BI phân tích dữ liệu. Tableau cho phép NVKD dễ dàng tạo đồ họa tương tác như biểu đồ thanh, bản đồ nhiệt, v.v., chỉ bằng các thao tác nhấp và kéo. Những đồ họa này là để thể hiện những xu hướng hiện tại, giúp trả lời câu hỏi hoặc giải đáp những thắc mắc khác mà NVKD muốn phân tích.

(4) Canva: Để có thể thu hút khách hàng mua /NBH trong việc tiếp thị sự kiện thì không thể bỏ qua sức mạnh của những hình ảnh được thiết kế bắt mắt. Những hình ảnh ấn tượng, tạo sự thu hút có thể đăng trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội, đưa vào email, giới thiệu trên trang website:cevpharma.com.vn sự kiện,... Canva có thể giúp NVKD làm điều này một cách dễ dàng mà không cần thuê một nhà thiết kế đồ họa chuyên nghiệp hoặc dành hàng giờ với Photoshop. Ngay trong Canva, NVKD đã có sẵn hàng trăm mẫu thiết kế và hơn hai triệu phần tử đồ họa giúp NVKD dễ dàng tạo hình ảnh quảng bá phù hợp cho sự kiện của mình. Hiện tại Canva có bản dùng miễn phí cho NBH/KHM trải nghiệm với rất nhiều các tiện ích không kém gì gói VIP. Tuy nhiên, nếu NVKD muốn sử dụng được nhiều tools hơn để thiết kế trở nên hoàn hảo hơn thì hãy rủ rê thêm vài NVKD và nâng cấp lên gói VIP.

(5) Event Website: Ngoài việc lan truyền hình ảnh để truyền thông trên mạng xã hội, các trang Web sự kiện cũng là một công cụ giúp tiếp thị sự kiện hữu ích khác mà PGĐ kinh doanh khi lập kế hoạch có thể sử dụng để quảng bá sự kiện của website:cevpharma.com.vn. Trước những sự kiện, NVKD có thể tạo các bài viết trên blog, trên các Web hoặc để sinh động và thu hút hơn thì có thể tải các video quảng cáo, giới thiệu về sự kiện sắp diễn ra. Event Website thật sự là một công cụ quảng cáo tuyệt vời, đặc biệt nhất là giúp tiết kiệm được chi phí tiếp thị sự kiện đối với các đơn vị thường xuyên có nhu cầu quảng bá. 

Chi phí để truyền thông bằng website:cevpharma.com.vn sẽ tùy theo công cụ mà NVKD lựa chọn, mỗi template sẽ có giá từ vài trăm đến vài triệu đồng hoặc có thể lên đến vài trăm triệu tùy vào mức độ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay cũng có vài công cụ tạo website miễn phí. Ngoài ra, landing page cũng là một lựa chọn tiết kiệm hơn Website nhưng mang lại nhiều hiệu quả.

(6) Chatbots: Chatbot là một công cụ kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) để tương tác với con người. Chatbots hay cụ thể hơn là Event Bots, là người bạn tốt nhất của NVKD. Công cụ quảng cáo này có thể tích hợp vào các nền tảng website, ứng dụng dành cho thiết bị di động, tin nhắn trên facebook hay tin nhắn trên smartphone,...Các Event Bots thường được lập trình để trả lời tự động các câu hỏi phổ biến của KHM/NBH tiềm năng và NBH/KHM tham dự sự kiện trong vòng vài giây. Lợi ích chatbot mang đến không chỉ ở việc tiết kiệm được 1 khoản ngân sách tiếp thị sự kiện của NVKD mà còn có thể được sử dụng để gửi lời nhắc sự kiện, cá nhân hóa trải nghiệm của người tham dự, tương tác và phân tích KHM/NBH.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm Chatbot miễn phí và trả phí tùy vào nhu cầu sử dụng như: Fchat (miễn phí và các gói dao động từ 200.000 - 1.000.000 vnđ/tháng), Hana Chatbot (miễn phí và 50.000 - 1.000.000 vnđ/tháng) và một số phần mềm khác của nước ngoài có giá dao động từ $10/tháng trở lên.

(7) Facebook Live: NVKD đã bao giờ nghĩ đến việc sử dụng Facebook Live để quảng bá sự kiện của mình chưa? Facebook Live là một công cụ khá dễ sử dụng và nó còn nhiều lợi ích hơn chứ không đơn giản chỉ là phát trực tiếp sự kiện của website:cevpharma.com.vn. Hãy tận dụng khoản thời gian trước chương trình chính thức để tạo sự thu hút với lượng khán giả/KHM/NBH khổng lồ trên Facebook như tổ chức các buổi phát trực tiếp để quảng bá về sự kiện trên  website:cevpharma.com.vn. NVKD có thể trêu chọc NBH/KHM của mình bằng các bản xem trước sự kiện, chẳng hạn như thông báo dàn nghệ sĩ, khách mời, các hoạt động hoặc những video cắt ghép ấn tượng, tạo sự tò mò cho NBH/KHM. Hãy yên tâm là Facebook Live là hoàn toàn miễn phí, trừ khi NVKD muốn chạy quảng cáo với Facebook Ads.

(8) Ứng dụng trên thiết bị di động: Ngày nay, những chiếc smartphone dường như là vật bất ly thân với NBH/KHM. Vì thế, các ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động được ra đời, đặc biệt là các ứng dụng phần mềm quản lý sự kiện, được tích hợp đầy đủ các chức năng như cập nhật thông tin, thị hiếu, giúp các nhà tổ chức sự kiện, các NVKD nắm rõ được insight KHM/NBH, một vấn đề rất cần thiết khi muốn quảng bá sự kiện. Ngoài ra, các apps sự kiện còn cho phép PGĐ kinh doanh lập kế hoạch tiếp thị và quảng bá sự kiện trực tiếp ngay trên ứng dụng, theo dõi được NBH/KHM tương tác thế nào với sự kiện. Đồng thời cá nhân hóa trải nghiệm cho mỗi người tham dự thông qua một vài thao tác chạm, phản hồi các thông báo đẩy, thăm dò ý kiến  KHM/NBH qua các bảng câu hỏi,...Chi phí để truyền thông sẽ phụ thuộc vào ứng dụng mà NVKD lựa chọn (app có sẵn hoặc viết app mới hoàn chỉnh chỉ dành riêng cho sự kiện của NVKD) với mức giá trải dài theo nhu cầu từ miễn phí đến vài chục triệu đồng tùy vào nhu cầu sử dụng.

(9) Sprout Social: Sprout Social là một trong những công cụ quản lý mạng xã hội phổ biến ở nước ngoài nhưng vẫn còn khá xa lạ tại Việt Nam. Đây là một công cụ vô cùng cần thiết và hữu ích cho các nhà tiếp thị có mong muốn quảng bá sự kiện. NVKD có thể sử dụng Sprout Social để lên lịch xuất bản các bài quảng cáo sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội như Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn,... Ngoài việc cho phép NVKD lên lịch trước các nội dung tiếp thị sự kiện trên các kênh truyền thông mạng xã hội, Sprout Social cũng cung cấp chức năng thống kê được mức độ phủ sóng của các bài quảng cáo và hiệu suất bài đăng. Sprout Social có bản dùng thử trong 30 ngày để trải nghiệm, nếu muốn dùng tiếp thì NVKD phải thanh toán $169/tháng (~3.887.000 vnđ) hoặc NVKD thanh toán 1 lần cả năm thì sẽ còn $149/tháng (~3.427.000 vnđ)

(10) Marketo: Một công nghệ tự động hóa tiếp thị phổ biến, Marketo giúp KHM/NBH quảng bá các sự kiện và đẩy nhanh được các quá trình giúp cho ra kết quả đúng hạn. Một số tính năng phổ biến nhất của Marketo bao gồm quản lý KHM/NBH tiềm năng, tiếp thị trực tiếp KHM, tiếp thị qua email, tiếp thị trên thiết bị di động và phân bổ doanh thu. Ngoài ra, với công cụ Marketo, hệ thống được tự động hóa sẽ giúp NVKD có thể tiết kiệm thời gian bằng cách giảm thiểu các công việc thủ công mà vẫn quảng bá hiệu quả các sự kiện. Marketo hiện cũng có nhiều gói dịch vụ phù hợp cho từng loại đối tượng có nhu cầu.

(11) Asana: Mặc dù công cụ này không liên quan trực tiếp đến việc tiếp thị sự kiện nhưng Asana sẽ giúp các NVKD, luôn đi đúng hướng trong việc tạo và sắp xếp tất cả nội dung tiếp thị sự kiện như blogs, webinars, emails. Qua đó, NVKD sẽ không sợ lệch hướng, trùng lặp hay chậm tiến độ quảng bá sự kiện của mình. Ngoài ra, là một công cụ quản lý dự án, Asana còn cho phép KHM/NBH tạo nhiệm vụ, đặt ngày đến hạn, chỉ định công việc cho từng thành viên trong nhóm, tạo thẻ để sắp xếp các hạng mục và theo dõi tiến độ của các thành viên. Tất cả các nhiệm vụ được thao tác trên Asana đều được cập nhật cho KHM/NBH có liên quan. Vì vậy, có thể dễ dàng phát hiện ra các lỗ hổng hoặc các hạng mục trùng lặp trong nội dung quảng cáo sự kiện. Cũng như những công cụ khác, Asana cũng có bản dùng thử trong 30 ngày, sau đó, NVKD có thể tự lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình, tham khảo chi phí tại link https://asana.com/

5. Các chức năng dành cho admin quản trị

(1) Sử dụng nền tảng phát video trực tuyến

Hệ thống hỗ trợ tích hợp các nền tảng phát video hội thảo trực tiếp và gián tiếp trên website:cevpharma.com.vn, hỗ trợ các tính năng bao gồm: Hỗ trợ phát video trực tiếp trên website:cevpharma.com.vn, các nền tảng mạng xã hội; Tạo liên kết tham gia: với những hội thảo yêu cầu NBH/KHM đăng ký, trước khi bắt đầu một liên kết đặc biệt sẽ được gửi qua email cho NBH/KHM có thể truy cập và đăng ký;  Kết nối Camera; Kết nối microphone; Hỗ trợ tương tác với các đối tượng tham gia (nhắn tin; voice chat…); Điều phối hoạt động

Admin có thể sử dụng các nền tảng này để tiến hành phát video hội thảo trên website:cevpharma.com.vn và fanpage facebook, youtube, các kênh mạng xã hội … chính thức của website:cevpharma.com.vn: cài đặt phát sóng; Quản lý NBH/KHM truy cập; điều phối hội thảo (bật tắt mic; comment của khán giả…).

(2) Quản lý video hội thảo

Các video hội thảo được lưu trữ trên hệ thống quản trị cho phép Admin quản lý danh sách các video hội thảo đã triển khai và đăng tải lên website:cevpharma.com.vn hoặc tái sử tái sử dụng video như là một sản phẩm kỹ thuật số để sử dụng cho các hoạt động truyền thông, marketing. Các tính năng quản lý video bao gồm: Xem thông tin danh sách video: tên video, ảnh thubnail, lượng tương tác, trạng thái video….; Tìm kiếm, sắp xếp danh sách video: bật tắt nhanh video hiển thị trên website:cevpharma.com.vn; Quản lý comment, tương tác của KHM/NBH về video hội thảo.