QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA TRONG NƯỚC
I. Các dịch vụ vận chuyển hàng hóa
1. Dịch vụ vận chuyển
Quản lí mạng lưới vận chuyển nội địa và quốc tế: Việc kết hợp vận tải đa phương tiện, tính toán tối ưu hóa lộ trình, cho phép giám sát nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển, cung cấp dịch vụ chuyển hàng không qua lưu kho đã giúp Trung tâm Logistics 3PL CEVPharma vừa rút ngắn thời gian trung chuyển, vừa yên tâm về chất lượng hàng hóa: (1) Dịch vụ vận chuyển: Nhận hàng và di chuyển, vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước; (2) Dịch vụ quản lý kho hàng: Lưu trữ, sắp xếp, quản lý, bảo trì hàng hóa trong kho một cách tự động và có hệ thống; (3) Dịch vụ quản lý quá trình vận chuyển: Điều hành, giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa về vị trí, tiến độ vận chuyển, tình trạng hàng hóa, thậm chí phát cảnh báo khi có vấn đề phát sinh; (4) Dịch vụ xử lý hàng tồn: Phân phối hàng tồn kho tới khách hàng mua
Với người sử dụng chưa có tài khoản thì tại màn hình đăng nhập trên trang chủ http://cevpharma.com.vn người dùng bấm vào phần Đăng ký để tiến hành khai báo thông tin tài khoản bao gồm: Email, Họ và tên, Số điện thoại, Mật khẩu đăng nhập, Xác nhận mật khẩu đăng nhập. Sau đó bấm vào nút Đăng ký để hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản.
Sau khi đã đăng ký tài khoản xong thì người dùng tiến hành tải ứng dụng trên điện thoại với các hệ điều hành tương ứng:
(1) Với điện thoại sử dụng hệ điều hành Android
Lúc này người dùng vào mục CHPlay trên điện thoại và sau đó vào mục Tìm kiếm trong CHPlay và nhập cụm từ “CEVPharma” để tìm kiếm ứng dụng. Sau khi tìm được ứng dụng CEVPharma thì người dùng bấm vào Cài đặt để cài ứng dụng vào điện thoại. Sau khi cài xong thì người dùng mở ứng dụng và dùng tài khoản vừa đăng ký ở trên để tiến hành đăng nhập
(2) Với điện thoại sử dụng hệ điều hành IOS (Iphone)
Lúc này người dùng vào mục Appstore trên điện thoại và sau đó vào mục Tìm kiếm trong Appstore và nhập cụm từ “CEVPharma” để tìm kiếm ứng dụng. Sau khi tìm được ứng dụng CEVPharma thì người dùng bấm vào Cài đặt để cài ứng dụng vào điện thoại. Sau khi cài xong thì người dùng mở ứng dụng và dùng tài khoản vừa đăng ký ở trên để tiến hành đăng nhập
Với trường hợp người dùng không đăng nhập trên điện thoại thì hoàn toàn có thể sử dụng trực tiếp trên website tại đường dẫn http://cevpharma.com.vn và sử dụng tài khoản vừa đăng ký ở trên để đăng nhập.
(4) Gửi hồ sơ
Với người mua hàng khi đăng ký xong tài khoản, để được mua hàng trên sàn lúc này cần phải gửi hồ sơ để chứng minh đủ điều kiện mua hàng cho ban quản trị sàn phê duyệt. Để thực hiện người mua hàng đăng nhập vào trang http://cevpharma.com.vn tích chọn vào thông tin tài khoản ở bên tay phải trên cùng và chọn mục Thông tin tài khoản.
Tại đây người mua hàng chọn mục đăng ký và khai báo đầy đủ các thông tin về: Tên công ty, địa chỉ xuất hóa đơn, mã số thuế, mã số doanh nghiệp, chứng chỉ hành nghề Dược, đại diện pháp lý. Sau đó cần phải đính kèm thêm các tệp hồ sơ để chứng minh các thông tin vừa khai báo ở trên để ban quản trị sàn phê duyệt. Sau khi đính kèm tệp xong thì người mua hàng đọc các điều khoản khi đăng ký thành người mua và tiến hành xác nhận Đồng ý với các điều khoản rồi bấm Gửi hồ sơ để kết thúc đăng ký tài khoản.
II. Quy trình vận chuyển hàng hóa
Bước 1: KHM tạo đơn hàng
Sau khi đã có tài khoản, người mua hàng đăng nhập vào ứng dụng trên website hoặc trên điện thoại để bắt đầu đặt hàng và thanh toán.
Đầu tiên KHM cần tìm kiếm sản phẩm cần mua theo tiêu chí tên, hoạt chất, nhóm bệnh, nhà sản xuất…và chọn tới số lượng cần mua sau đó bấm Thêm vào giỏ hàng hoặc Thanh toán ngay nếu không mua thêm sản phẩm nào khác. Trường hợp bấm thêm vào giỏ hàng lúc này KHM quay lại và tìm kiếm tiếp các sản phẩm khác và thêm tiếp vào giỏ hàng.
Khi nào đã chọn xong sản phẩm thì KHM tích chọn vào mục giỏ hàng ở tay phải trên cùng và tại đây KHM tích vào nút Đặt hàng để sang bước thanh toán. Tại đây KHM có thể chọn hoặc chỉnh sửa lại thông tin giao hàng ở mục Chỉnh sửa phần thông tin giao hàng. Sau đó KHM chọn tới phương thức thanh toán bao gồm: Thanh toán qua ngân hàng số MB-Bank, chuyển khoản hoặc Thanh toán khi nhận hàng (COD) và sau đó áp dụng mã giảm giá (nếu có). Cuối cùng KHM bấm Thanh toán để hoàn tất quy trình đặt hàng. Sau khi KHM đã đặt hàng xong thì bộ phận CSKH sẽ tiến hành kiểm tra và xác thực lại đơn hàng.
Bước 2: NVCSKH Xác thực đơn hàng
Phương thức xác nhận đơn hàng phổ biến là gọi điện xác nhận, NVCSKH cũng có thể xác nhận đơn hàng qua email, tin nhắn. Sau đó, cập nhật lại trên hệ thống để đánh dấu đơn hàng đã được xác thực.
Tại màn hình trang chủ của hệ thống vận chuyển trên website lúc này NVCSKH tiến hành chọn mục Trang website và tiếp đến chọn Đơn hàng sau đó lọc tìm tới đơn hàng tương ứng của khách hàng. Tại đây NVCSKH mở chi tiết phiếu và kiểm tra lại thông tin và sau đó bấm vào nút Xác nhận để hoàn tất xác nhận đơn hàng cho khách hàng.
Đường dẫn: QT Xử lý đơn hàng/B1. Tiếp nhận đơn đặt hàng/Đơn hàng SGD chờ xử lý
Bấm vào Số đơn hàng để mở đơn hàng
Người dùng kiểm tra các thông tin trên đơn hàng: Tên khách hàng, Hàng hoá, Hình thức thanh toán Địa chỉ giao hàng, Địa chỉ hoá đơn,... điền Ghi chú đơn hàng và bấm Gửi duyệt.
Cấp có thẩm quyền duyệt sẽ nhận và mở đơn hàng cần duyệt
Người dùng kiểm tra thông tin và thực hiện
- Để duyệt đơn hàng, bấm nút Duyệt
- Để từ chối đơn hàng, bấm nút Từ chối
Bước 3.1: Xuất kho, đóng gói và tạo P.YCVC
Bộ phận kho vận căn cứ vào đơn hàng đã được xác nhận và ngày giờ dự kiến giao trên phiếu để tiến hành xuất kho. Tại màn hình đơn hàng bộ phận kho bấm Fullfill để xuất kho và sau đó bấm Tạo Yêu cầu vận chuyển để chọn tất cả các sản phẩm sẽ đóng gói và giao cho khách hàng (với trường hợp giao nhiều lần thì bộ phận kho sẽ loại bỏ một số sản phẩm chưa giao ra). Sau khi xong Yêu cầu vận chuyển, tùy thuộc kích thước của sản phẩm lúc này bộ phận Kho bấm vào Đóng gói để tiến hành đóng gói các sản phẩm theo từng gói, từng kiện hàng và tiến hành in phiếu xuất kho để in lên các kiện hàng
Cuối cùng bộ phận kho bấm Đồng bộ sang TMS Logistics để tiến hành chuyển thông tin sang cho bộ phận giao nhận
Người dùng bấm vào Số đơn hàng để mở đơn hàng muốn tạo YCVC
Bấm Tạo YCVCđể tạo Phiếu Yêu câu vận chuyển
Bấm Lệnh xuất để tạo Phiếu xuất kho
Bấm Đóng gói để tạo Phiếu đóng gói
Sau khi phiếu vận chuyển được xác nhận và đồng bộ sang hệ thống vận chuyển thì bộ phận điều phối tổng hợp lại và tiến hành khai báo mới các chuyến vận chuyển để thực hiện giao hàng cho khách. Tại màn hình trang chủ của hệ thống vận chuyển ở link http://tms.cevpharma.com.vn chọn mục Điều phối vận chuyển sau đó chọn tới B03. Chuyến vận chuyển và tại đây nhân viên điều phối chọn tới mục Thêm để tạo mới chuyến.
Trong mục khai báo mới chuyến vận chuyển nhân viên điều phối cần khai báo đầy đủ các thông tin bao gồm:
|
STT |
Chức năng |
Mô tả |
|
1 |
Thời gian về bến |
Thời gian dự kiến phương tiện di chuyển về để tập kết tại bến |
|
2 |
Thời gian khởi hành |
Thời gian muộn nhất phương tiện phải xuất bến |
|
3 |
Kho |
Kho phương tiện tới lấy hàng |
|
4 |
Địa điểm lấy hàng |
Địa điểm chỉ định sẵn để phương tiện tới lấy hàng tại kho |
|
5 |
Dự kiến hoàn thành |
Thời gian dự kiến hoàn thành chuyến theo ước lượng của điều phối |
|
6 |
Tên phương tiện |
Phương tiện được chỉ định để chạy chuyến đó |
|
7 |
Tài xế |
Tài xế được chỉ định để lái phương tiện |
|
8 |
Ghi chú |
Mô tả nội dung cần cho tài xế lưu ý về chuyến vận chuyển (nếu có) |
|
9 |
Số seal |
Số seal được dùng để niêm phong thùng của phương tiện trong quá trình vận chuyển |
Sau khi khai báo xong thông tin điều phối tiến hành Lưu và Đóng để kết thúc khai báo chuyến hoặc Lưu và Tạo mới để khai báo tiếp 1 chuyến khác, hoặc Hủy bỏ để hủy khác thông tin đã khai báo của chuyến. Bước 5: Điều phối vận chuyển
Tại màn hình Điều phối vận chuyển điều phối chọn tính năng B04. Kế hoạch vận chuyển để sắp xếp cũng như phân tuyến hàng hóa lên từng xe. Tại đây điều phối tiến hành nhóm P.YCVC theo quận huyện, tỉnh thành để phân tuyến cho thuận tiện bằng cách vào mục Nhóm theo và chọn Tỉnh thành, chọn tiếp Quận huyện để hệ thống tự nhóm các P.YCVC theo từng quận huyện cụ thể.
Tiếp đến sau khi đã có các P.YCVC theo quận huyện rồi lúc này điều phối tiến hành thao tác kéo các P.YCVC theo từng quận huyện vào các chuyến vận chuyển vừa được khai báo. Với trường hợp muốn bỏ 1 P.YCVC nào đó ra khỏi chuyến vận chuyển thì lúc này điều phối chỉ cần kéo ngược lại P.YCVC từ chuyến vận chuyển về lại cột chứa các P.YCVC trước đó. Tại đây hệ thống sẽ căn cứ vào trọng lượng của các hàng hóa trên phương tiện và tải trọng thiết kế của phương tiện để có các cảnh báo tương ứng xem hàng hóa đã vượt tải trọng của xe hay chưa. Nếu cảnh báo màu xanh là hàng hóa vẫn chưa vượt tải trọng, nếu cảnh báo màu đỏ là hàng hóa đã vượt tài trọng, lúc đó điều phối phải bỏ bớt hàng hóa ra.
Sau khi đã sắp xếp hàng hóa xong lúc này tài xế tiến hành tối ưu tuyến đường giao hàng bằng cách bấm vào nút Tối ưu tuyến đường, tại màn hình tối ưu tuyến đường nhân viên điều phối tích chọn vào nút Tìm kiếm để hệ thống tự động tìm và vẽ ra tuyến đường thuận tiện nhất cho tài xế. Sau khi đã sắp xếp hàng và phân tuyến hàng hóa cho từng chuyến thì Nhân viên Điều phối quay ngược lại màn hình của Chuyến vận chuyển và bấm Xác nhận để chuyển phiếu giao hàng cho Tài xế.
Tại ứng dụng TMS Logistics trên điện thoại lúc này tài xế sẽ nhận được thông báo và tiến hành đăng nhập vào tài khoản trên ứng dụng để tra cứu thông tin Chuyến vận chuyển theo từng ngày. Để thực hiện tại màn hình trang chủ của ứng dụng, tài xế bấm vào biểu tượng 3 gạch ở góc tay trái dưới cùng -> Chọn tới ngày hôm nay tại màn hình lịch của ứng dụng -> Hệ thống tự động hiển thị ra chuyến vận chuyển tương ứng đã được giao cho tài xế. Hoặc tài xế bấm trực tiếp vào tin nhắn thì ứng dụng cũng tự chuyển tới màn hình của Chuyến vận chuyển vừa được giao cho tài xế.
Sau đó tài xế bấm vào nút Bắt đầu chuyến để xác nhận thời điểm bắt đầu khởi hành xe để hệ thống tính công tơ mét cho xe cũng như chuyển đổi trạng thái của xe sang Đang di chuyển để điều phối có thể theo dõi. Sau khi từ địa điểm tập kết tài xế đã bắt đầu chuyến để di chuyển tới địa điểm lấy hàng, lúc này trên ứng dụng sẽ có biểu tượng quét mã QR để hỗ trợ cho nhân viên giao hàng kiểm đếm lại hàng hóa và lấy hàng lên xe, tránh tình trạng lấy nhầm hàng lên xe. Khi bấm vào biểu tượng quét QR thì nhân viên giao hàng đưa điện thoại lên quét phần thông tin mã QR đã được in ra và dán lên từng gói hàng, hệ thống tự kiểm tra và sẽ đưa ra cảnh báo: Gói hàng có trong chuyến hoặc gói hàng không có trong chuyến.
Sau khi lấy hàng lên xe xong thì tài xế tiến hành di chuyển xe tới các địa điểm giao hàng. Tại mỗi địa điểm giao hàng thì nhân viên giao hàng sẽ có thể liên hệ với khách hàng dựa vào nút Gọi trên ứng dụng hoặc tra cứu vị trí khách hàng dựa vào nút Vị trí khách hàng. Khi liên hệ được với khách hàng thì Nhân viên giao hàng tiến hành kiểm tra các thông tin giao nhận trong phần Ghi chú và số tiền thu hộ tại phần Thu để biết cần phải thu của khách hàng tổng bao nhiêu tiền. Sau khi thu được tiền nhân viên giao hàng tiến hành nhập số tiền thu được theo từng chuyến vận chuyển tại nút Thu tiền. Sau đó nhân viên giao hàng sẽ cập nhật trạng thái giao hàng Thành công hoặc Thất bại dựa theo kết quả giao thực tế. Với trường hợp giao hàng thất bại thì lúc này nhân viên giao hàng cần phải khai báo thêm lý do để bộ phận chăm sóc khách hàng và quản lý sau đó sẽ kiểm tra và đánh giá. Tiếp tục với các phiếu giao hàng cho các khách hàng khác nhân viên giao hàng cũng thao tác tương tự.
Trước khi kết thúc giao hàng thì Tài xế cần di chuyển xe về địa điểm tập kết và thực hiện cập nhật chi phí liên quan tới quá trình giao hàng bằng cách bấm vào nút Chi phí trên ứng dụng giao hàng ở điện thoại và chọn tới nhân viên giao hàng tương ứng, sau đó Nhập số tiền chi phí và có thể chọn biểu tượng Tệp đính kèm để đính kèm thêm ảnh hóa đơn hoặc giấy tờ cần cung cấp cho bộ phận quản lý của mình theo dõi và bộ phận kế toán để hạch toán. Cuối cùng khi khai báo xong toàn bộ chi phí thì tài xế di chuyển xe về bãi và tiến hành Kết thúc chuyến.
Với trường hợp đơn hàng chưa được tiếp nhận xử lý thì khách hàng có thể hủy đơn hàng bằng cách vào ứng dụng đặt hàng hoặc vào trang http://cevpharma.com.vn và chọn tới đơn hàng tương ứng của mình rồi bấm vào nút Hủy đơn hàng. Tại đây khách hàng chọn tới danh sách lý do Hủy đã có sẵn trong hệ thống. Trường hợp đơn hàng đã được xử lý thì lúc này khách hàng sẽ cần phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ của trung tâm vận chuyển để được tư vấn và xử lý.
Bước 9: Xóa đơn hàng
Với đơn hàng vừa được tạo và chưa có phát sinh thanh toán phí giao hàng cũng như chưa có ghi nhận xử lý thì khách hàng được phép xóa đơn hàng. Tuy nhiên trường hợp đơn hàng đã có phát sinh thanh toán phí hoặc phía CEVPharma đã tiến hành xử lý đơn hàng thì lúc này khách hàng không được phép xóa đơn hàng nữa mà phải tiến hành theo quy trình Hủy đơn hàng.
Khách hàng có thể tra cứu thông tin đơn hàng bằng cách vào website hoặc vào ứng dụng điện thoại, đăng nhập tài khoản của mình và vào mục Đơn hàng và chọn tới đơn hàng tương ứng hoặc chọn bộ lọc để lọc theo trạng thái của đơn hàng như: Chưa xử lý, Đang xử lý, Hoàn thành, Hủy hoặc lọc theo khoảng thời gian Từ ngày tới ngày để tìm kiếm thông tin đơn hàng.
Ngoài ra khách hàng cũng có thể biết đươc thông tin chi tiết về hàng hóa của mình đang ở đâu, đang di chuyển tới bưu cục nào.
Với khách hàng tạo đơn mua hàng từ sàn thương mại điện tử B2B thì khi giao hàng khách hàng sẽ nhận được đường link thông báo và mã đơn hàng để cho Khách hàng vào tra cứu thông tin về tuyến vận chuyển cũng như vị trí hiện tại của hàng hóa đang ở kho nào, khu vực nào
To install this Web App in your iPhone/iPad press 
and then Add to Home Screen.
